XX镇（乡）卫生院医务人员人事档案规范化管理实施细则

XX镇（乡）卫生院医务人员人事档案规范化管理实施细则一、档案分类与内容界定医务人员人事档案实行集中统一管理，按内容性质划分为七大类，具体包含材料如下：（一）基本信息类：入职登记表、事业单位公开招聘审批表、调动介绍信、解除/终止劳动关系证明；身份证、户口簿复印件；学历学位证书、学信网学历验证报告；专业技术资格（职称）证书、执业资格证书及注册信息；婚姻状况、配偶及子女信息等个人情况说明材料。（二）岗位履职类：岗位聘用合同、岗位变动审批表；科室轮转记录、岗位职责履行情况说明；处方权、手术权限等执业权限审批材料；援外、支农、进修等特殊岗位履职协议及考核结果。（三）考核评价类：年度考核登记表、聘期考核表；医德医风考核记录、患者满意度测评结果；临床技能考核、三基三严考核成绩单；科室内部月度/季度考核汇总表。（四）教育培训类：继续医学教育学分登记证书；院内培训、外送进修学习的结业证书、培训小结；学历提升教育的录取通知书、在读证明、毕业（学位）证书；参加学术会议的邀请函、会议纪要及交流材料。（五）奖惩任免类：记功、嘉奖、先进表彰等奖励文件及审批表；警告、记过、降低岗位等级等处分决定及申诉处理材料；职务（职称）晋升、降职、免职的任职通知及民主推荐、考察材料；后备干部培养方案及培养考核记录。（六）工资社保类：工资审批表、调资晋级审批材料；社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育）参保登记表、缴费基数申报材料；住房公积金缴存基数调整表；绩效工资分配方案及个人发放明细。（七）其他材料类：入党（团）志愿书、转正申请书等政治面貌材料；健康体检报告、职业病诊断证明；人事争议仲裁裁决书、法院判决书；与个人权益相关的其他有效证明材料。二、档案收集与归档要求（一）材料形成部门（科室）为档案收集第一责任主体，需在材料产生后15个工作日内整理完毕，填写《人事档案材料移交清单》，经科室负责人签字确认后移交院办公室档案管理员。逾期未移交的，每延迟1日扣减科室当月绩效考核分0.5分，影响档案完整性的追究责任人责任。（二）院办公室须对移交材料进行完整性、规范性审核：1.完整性审核：核对材料名称、份数、页数是否与移交清单一致，缺页、漏项材料退回补充；2.规范性审核：核查材料是否为原件（复印件需注明“与原件一致”并加盖出具单位公章）、签署是否完整（需签字处不得代签、漏签）、日期是否清晰（无模糊或涂改）。（三）审核通过的材料于接收后5个工作日内完成分类编号，录入电子档案管理系统；审核不通过的，当场反馈并要求3个工作日内补正，补正后重新履行移交程序。（四）特殊材料归档要求：1.学历学位证书、职称资格证书等重要证件原件原则上不归档，以复印件（加盖医院公章）入档，原件由本人妥善保管并接受核查；2.奖惩材料需附相关文件依据（如表彰决定、处分文件）及公示证明；3.考核材料需经被考核人签字确认（拒签的需注明原因并由2名以上见证人签字）。三、档案整理与保管规范（一）档案整理采用“年度类别保管期限”三级分类法，按“卷内目录材料排序编号装订封皮填写”流程操作：1.卷内目录需列明材料名称、形成日期、页数，与材料实际内容一一对应；2.材料按形成时间先后排序，跨年度材料归入最后形成年度；3.采用无酸纸封套、棉线装订，避免使用金属装订物，单份材料超过20页的需加装分隔页；4.档案封皮标注姓名、档案号、起始日期、保管期限（永久或定期），档案号统一为“XX卫人字〔年份〕+4位顺序号”（例：XX卫人字〔2024〕0012）。（二）档案保管实行专柜存放，档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在1424℃，相对湿度4560%；电子档案采用“本地硬盘+云端”双备份，每季度进行一次数据校验，确保可读可用。（三）档案保管期限分为永久和定期两类：1.永久保管材料：入职登记表、岗位聘用合同、考核评价类（年度/聘期考核）、奖惩任免类（记功及以上奖励、降低岗位等级及以上处分）、工资社保类（工资审批表）、政治面貌材料；2.定期保管材料：继续医学教育学分登记（10年）、院内培训记录（5年）、月度考核表（3年）、一般性表彰（5年），到期后按规定程序鉴定销毁。四、档案查阅与利用管理（一）查阅权限：1.院领导、人事主管可查阅分管范围内人员档案；2.科室负责人因工作需要查阅本部门人员档案，需经分管院长审批；3.外单位查阅须持单位介绍信、经办人有效身份证件，经院长审批后方可查阅；4.本人不得查阅或借阅个人档案，确需了解档案内容的，可申请摘抄经审核的相关材料。（二）查阅流程：1.填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅范围；2.经审批后，在指定档案室查阅，禁止带离档案库房；3.查阅时不得折叠、涂改、标记档案材料，禁止拍照、扫描（特殊情况需复制的，经院长批准后由档案管理员操作，复制件加盖“档案复制专用章”并登记备案）；4.查阅完毕当场归还档案，档案管理员核对材料完整性后填写《查阅登记薄》。（三）档案外借仅限特殊情况（如职称评审、司法调查），借期不超过7个工作日，需填写《档案借阅审批表》，经院长批准后办理借阅手续，归还时需由档案管理员逐页核查，确认无缺失、损毁。五、信息化建设与安全保障（一）建立人事档案电子管理系统，配置专用服务器，与医院HIS系统、绩效考核系统数据对接，实现档案信息动态更新。电子档案扫描分辨率不低于300dpi，格式为PDF（可编辑文本需转换为OCR识别版），元数据包含姓名、档案号、材料类别、形成日期、扫描人等信息。（二）设置系统访问权限：档案管理员拥有录入、修改、查询权限；院领导、人事主管拥有查询权限；其他人员无系统访问权限。登录需采用“账号+密码+短信验证码”三重认证，密码每3个月更换一次。（三）每月进行一次电子档案与纸质档案数据比对，确保“双套制”管理一致；每半年开展一次系统安全检测，防范病毒攻击、数据泄露，检测报告存档备查。六、责任分工与监督考核（一）院办公室主任为档案管理第一责任人，负责统筹协调；档案管理员（需持有《档案管理岗位资格证书》）具体承担收集、整理、保管、利用工作，每年参加不少于40学时的档案业务培训。（二）各科室负责人对本科室产生的档案材料真实性、完整性负责，因材料缺失、虚假导致档案失真的，取消科室当年评优资格，情节严重的追究党纪政纪责任。（三）医院每年12月组织档案管理专项检查，重点核查材料归档率（要求100%