生产跟单文员管理制度

PAGE生产跟单文员管理制度一、总则（一）目的为了规范生产跟单文员的工作流程，提高工作效率，确保生产任务的顺利完成，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产跟单文员岗位。（三）职责1.生产跟单文员负责跟进生产订单的执行情况，协调各部门之间的工作，确保订单按时、按质、按量完成。2.与客户保持密切沟通，及时了解客户需求和反馈，处理客户投诉和问题。3.负责生产物料的采购跟进，确保物料按时供应，避免因物料短缺导致生产延误。4.协助生产部门进行生产计划的制定和调整，根据订单需求合理安排生产资源。5.对生产过程中的数据进行统计和分析，及时向上级汇报生产进度和异常情况。二、工作流程（一）订单接收与确认1.生产跟单文员收到客户订单后，首先对订单内容进行仔细核对，包括产品规格、数量、交货日期等信息。2.将核对无误的订单录入公司的订单管理系统，并及时通知相关部门，如销售部门、生产部门、采购部门等。3.与客户确认订单细节，如有疑问或不清楚的地方，及时与客户沟通，确保双方对订单内容达成一致。（二）生产计划制定1.根据订单需求和生产部门的产能情况，制定详细的生产计划。生产计划应包括生产进度安排、各工序的开始时间和完成时间、所需物料清单等。2.将生产计划发放给生产部门、采购部门等相关部门，并组织召开生产协调会议。在会议上，明确各部门的职责和工作要求，确保各部门之间能够密切配合，共同完成生产任务。（三）物料采购跟进1.根据生产计划，生成物料采购清单，并提交给采购部门。物料采购清单应包括物料名称、规格、数量、交货日期等详细信息。2.跟进采购部门的物料采购进度，及时了解物料的采购情况。对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、物料质量问题等，及时与采购部门沟通协调，共同解决问题。3.确保物料按时供应到生产现场，避免因物料短缺导致生产延误。如发现物料可能无法按时供应，应及时通知生产部门调整生产计划，并与采购部门协商解决方案。（四）生产进度跟踪1.每天定时到生产现场，了解生产进度情况。检查各工序的执行情况，是否按照生产计划进行生产。2.与生产部门的班组长、车间主任等人员保持密切沟通，及时掌握生产过程中的问题和异常情况。对于生产过程中出现的设备故障、人员短缺、质量问题等，及时协调相关部门解决。3.定期向上级汇报生产进度情况，包括已完成的产量、未完成的产量、生产进度偏差等信息。根据生产进度情况，及时调整生产计划，确保订单能够按时完成。（五）质量控制1.协助质量部门对生产过程进行质量控制。检查产品是否符合质量标准，对不合格产品进行标识和记录。2.及时反馈生产过程中的质量问题，协助质量部门分析原因，制定改进措施。跟踪改进措施的执行情况，确保产品质量得到有效提升。3.对于客户反馈的质量问题，及时组织相关部门进行调查和处理。将处理结果及时反馈给客户，并跟踪客户满意度。（六）出货安排1.根据订单交货日期，提前与物流部门沟通，安排出货事宜。确定出货时间、运输方式、运输路线等信息。2.协助生产部门进行产品的包装和标识工作，确保产品包装符合运输要求，标识清晰准确。3.在出货前，对产品进行最终检验，确保产品质量合格。办理出货手续，将产品交付给物流部门。（七）订单结案1.订单完成出货后，生产跟单文员负责对订单进行结案处理。将订单相关的文件、资料进行整理和归档，包括订单合同、生产计划、物料采购清单、生产进度报表、质量检验报告等。2.对订单执行过程中的各项数据进行统计和分析，总结经验教训，为今后的生产跟单工作提供参考。3.与客户进行沟通，确认订单已顺利完成，并感谢客户的支持与合作。收集客户反馈意见，为公司改进产品和服务提供依据。三、工作规范（一）沟通规范1.与客户沟通时，应保持礼貌、热情、专业的态度。及时回复客户的咨询和反馈，确保客户的问题得到及时解决。2.与公司内部各部门沟通时，应明确沟通目的和内容，语言简洁明了，避免产生歧义。尊重他人意见，积极协调解决问题。3.定期组织召开生产协调会议，会议前应准备好相关资料，会议中应认真记录会议内容和决议，会后及时跟进决议的执行情况。（二）文件管理规范1.生产跟单文员应妥善保管订单相关的文件和资料，确保文件的完整性和准确性。文件应分类存放，便于查找和使用。2.对重要文件应进行备份，防止文件丢失或损坏。文件的备份应定期进行，并存放在安全可靠的地方。3.文件的借阅和使用应严格按照公司的文件管理制度进行，办理相关手续，确保文件的安全。（三）数据统计规范1.生产跟单文员应及时、准确地统计生产过程中的各项数据，如产量、质量、物料消耗等。数据统计应遵循相关的统计方法和标准，确保数据的真实性和可靠性。2.定期对统计数据进行分析，绘制相关图表，直观地反映生产情况和问题。根据数据分析结果，提出改进建议和措施，为公司决策提供依据。3.统计数据应妥善保管，建立数据档案，便于查询和追溯。数据档案应包括统计报表、分析报告、相关图表等。四、绩效考核（一）考核指标1.订单按时完成率：考核生产跟单文员是否能够按照订单要求按时完成生产任务。订单按时完成率=按时完成的订单数量/总订单数量×100%。2.产品质量合格率：考核生产跟单文员在生产过程中对产品质量的控制情况。产品质量合格率=合格产品数量/总产品数量×100%。3.物料损耗率：考核生产跟单文员对物料采购和使用的控制情况。物料损耗率=（采购物料数量实际使用物料数量）/采购物料数量×100%。4.客户满意度：考核生产跟单文员与客户沟通和服务的质量。客户满意度通过客户反馈和调查进行评估。5.工作失误率：考核生产跟单文员在工作过程中出现失误的情况。工作失误率=工作失误次数/总工作任务次数×100%。（二）考核周期绩效考核周期为每月一次，每月底对生产跟单文员的工作进行考核评估。（三）考核方式1.由上级领导对生产跟单文员的工作表现进行评价，评价内容包括工作任务完成情况、工作质量、工作态度等方面。2.收集客户反馈意见和相关部门的评价意见，作为绩效考核的参考依据。3.根据考核指标的完成情况，计算各项考核指标的得分，最终确定生产跟单文员的绩效考核成绩。（四）考核结果应用1.根据绩效考核成绩，对生产跟单文员进行相应的奖励和惩罚。绩效考核成绩优秀的员工，给予奖金、晋升机会等奖励；绩效考核成绩不合格的员工，给予警告、降职、辞退等惩罚。2.将绩效考核结果与员工的薪酬调整、培训发展等挂钩，激励员工不断提高工作绩效。五、培训与发展（一）培训需求分析1.根据生产跟单文员的岗位要求和工作实际情况，定期进行培训需求分析。了解员工的技能水平、知识结构和工作中存在的问题，确定培训的内容和方式。2.与员工进行沟通，了解他们的培训需求和职业发展规划，为个性化培训提供参考。（二）培训计划制定1.根据培训需求分析结果，制定年度培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训时间、培训方式、培训师资等方面的内容。2.将培训计划发放给生产跟单文员，并组织召开培训动员会，让员工了解培训计划的内容和意义，提高员工参与培训的积极性。（三）培训实施1.根据培训计划，组织开展各类培训活动。培训方式可以包括内部培训、外部培训、在线学习、实践操作等多种形式。2.培训过程中，应注重培训效果的评估。通过考试、作业、实践操作、问卷调查等方式，了解员工对培训内容的掌握程度和培训后的工作表现，及时调整培训方式和内容。（四）职业发展规划1.为生产