生产经营采购制度范本

PAGE生产经营采购制度范本一、总则（一）目的为加强公司生产经营采购管理，规范采购行为，确保采购工作的顺利进行，保障公司生产经营活动的正常开展，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产经营所需物资、设备、服务等的采购活动，包括原材料采购、零部件采购、办公用品采购、设备采购、外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足公司生产经营需求的前提下，充分考虑采购成本、质量、交货期等因素，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益，杜绝不正当交易行为。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购活动中的职责和权限，确保采购工作的有序开展。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司生产经营需求，合理安排采购任务，确保物资及时供应。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购合同签订、采购订单下达、采购进度跟踪等。3.负责采购物资的质量控制，对采购物资进行检验、验收，确保物资符合质量要求。4.建立和维护供应商管理体系，评估供应商的资质、信誉、产品质量、价格等，定期对供应商进行考核和评价。5.负责采购成本的控制和管理，通过谈判、招标、询价等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.负责采购合同的管理，包括合同签订、履行、变更、终止等环节的管理，确保合同的有效执行。7.收集、整理采购相关信息，建立采购档案，为公司决策提供依据。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营计划，提出物资采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期等。2.参与供应商选择和采购合同评审，提供相关技术支持和意见。3.负责采购物资的验收工作，对验收过程中发现的问题及时反馈给采购部门。4.配合采购部门做好采购进度跟踪和协调工作，确保采购工作顺利进行。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同评审，审核合同付款条款，确保公司资金安全。3.负责采购资金的支付管理，按照合同约定及时支付采购款项。4.对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。（四）质量部门职责1.制定采购物资的质量标准和检验规范，为采购质量控制提供依据。2.参与供应商质量管理体系审核，对供应商的质量保证能力进行评估。3.负责采购物资的检验和验收工作，出具检验报告，确保采购物资符合质量要求。4.对采购过程中的质量问题进行调查和处理，提出改进措施和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、用途等信息，并提交相关部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、预算情况等，审核通过后签字确认，并提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，对采购需求进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、交货期、采购方式等内容，并报部门负责人审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的资质证明、产品样本、业绩情况、价格水平等信息，建立供应商信息库。3.根据采购物资的特点和要求，从供应商信息库中选择若干家供应商进行实地考察或邀请报价。4.采购部门组织相关部门对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、生产能力、价格水平、售后服务等方面。5.根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购物资的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、明确具体、具有可操作性。3.采购合同签订前，需提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，审核通过后由公司法定代表人或授权代表签字盖章。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质完成订单任务。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量部门等相关部门做好验收准备工作。2.质量部门按照制定的质量标准和检验规范对采购物资进行检验和验收，出具检验报告。3.需求部门对采购物资的数量、规格、型号、外观等进行核对验收，确保物资符合采购申请要求。4.验收合格的采购物资办理入库手续，验收不合格的采购物资由采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.根据采购合同约定，采购部门在收到供应商开具的发票后，填写《付款申请表》，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、金额准确性，采购合同的执行情况等，审核通过后按照公司资金审批流程进行付款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、市场竞争激烈的采购项目，如大型设备采购项目、重要原材料采购项目等，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门制定招标方案，明确招标项目的名称、内容、要求、预算、评标标准等。在公司内部网站、行业媒体等发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、采购频率较高、市场价格比较透明的采购项目，如办公用品采购项目、通用零部件采购项目等，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期等信息，并要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购。与选定的供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求规格复杂、市场竞争不充分的采购项目，如应急物资采购项目、定制化设备采购项目等，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门制定谈判方案，明确谈判项目的名称、内容、要求、预算、谈判程序等。邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加谈判。组织谈判会议，与供应商就采购物资的规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的名称、内容、要求、预算等信息，并提交相关部门负责人审核。相关部门负责人对单一来源采购申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导批准后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门负责制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产能力、质量保证能力、价格水平、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关资质证明文件、产品样本、业绩情况等资料。3.采购部门对潜在供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，符合准入标准的供应商纳入供应商信息库。（二）供应商考核与评价1.采购部门定期对供应商进行考核与评价，考核评价内容包括供应商的交货期、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策，如优先合作、增加采购份额等；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.采购部门建立供应商动态管理档案，记录供应商的基本信息、考核评价结果、合作情况等。2.根据供应商的表现和市场变化情况，及时调整供应商管理策略，如调整合作份额、更换供应商等。3.定期对供应商管理工作进行总结和分析，不断完善供应商管理体系，提高供应商管理水平。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因、影响程度和可能导致的后果。（二）风险评估1.采购部门组织相关部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分级管理，分为重大风险、较大风险、一般风险和低风险。（三）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如市场风险可通过加强市场调研、优化采购计划等方式应对；质量风险可通过加强质量检验、选择优质供应商等方式应对；供应商风险可通过加强供应商管理、建立备用供应商等方式应对；合同风险可通过加强合同审核、规范合同签订等方式应对；付款风险可通过加强资金管理、严格付款审批等方式应对。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，