生产管理档案制度

PAGE生产管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理档案工作，确保生产管理活动中形成的各类档案真实、完整、有效，便于查询、利用和追溯，为公司生产决策、运营管理、质量控制等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产管理活动中涉及的各类文件、记录、资料等档案的管理，包括但不限于生产计划、生产指令、工艺流程文件、设备维护记录、质量检验报告、人员培训档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映生产管理活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：涵盖生产管理全过程的各类文件、记录应齐全完整，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字表述等应符合规范。4.及时性原则：档案应及时形成、整理和归档，确保信息的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司机密的生产管理档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司生产管理档案管理制度，并监督执行。2.指导和督促各部门做好生产管理档案的收集、整理、归档工作。3.负责生产管理档案的集中统一管理，建立档案数据库，实现档案的电子化存储和检索。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，保障档案的有效利用。（二）各部门职责1.负责本部门生产管理活动中各类文件、记录的形成、积累和初步整理工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门归档。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门留存的档案，不得擅自销毁、丢失或泄露档案信息。4.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范性。3.做好档案的存储、保管工作，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失。4.按照规定的程序和权限，为公司内部人员提供档案查询、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。5.定期对档案进行统计和分析，为档案管理工作提供数据支持和决策依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.生产指令类：如生产任务单、工作传票等。3.工艺流程文件：工艺流程图、操作规程、作业指导书等。4.设备管理类：设备台账、设备维护保养计划、维修记录、设备运行日志等。5.质量控制类：质量检验计划、检验报告、不合格品处理记录等。6.人员管理类：员工培训档案、考勤记录、绩效评估资料等。7.生产现场管理类：5S管理记录、现场巡查记录等。8.其他与生产管理相关的文件、记录和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件、记录及时产生并传递至收集人员手中。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。对于破损或褪色的文件，应及时进行修复或复制。3.收集过程中要注意核对文件的完整性，确保每份文件的附件、签字、盖章等齐全。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质进行分类，如生产计划类、设备管理类等。每个大类下可进一步细分小类，如设备管理类可分为设备台账、维护保养记录等小类。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。例如，生产计划类档案编号为“SCJHXXXX”，其中“SCJH”表示生产计划类，“XXXX”为具体的编号顺序。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于快速查找档案。4.装订：对于纸张较多的档案，应进行装订。装订时要注意整齐、牢固，不得影响文件的查阅。同时，应在文件左上角或右上角加盖页码章，注明页码顺序。四、档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门整理好的档案，应定期移交至档案管理部门。移交时需填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别等信息，并双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案后，按照整理方法进行进一步的审核和完善，确保档案符合归档要求。3.将审核后的档案按照分类编号顺序进行存放，建立档案实体库。同时，将档案目录录入档案管理系统，形成电子档案库，实现档案的电子化管理。（二）存储方式1.纸质档案存储：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备。档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和取用。库房应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.电子档案存储：采用专业的档案管理软件进行电子档案的存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应定期更换和检查，确保数据的安全性和完整性。同时，要建立电子档案的访问权限管理制度，防止未经授权的访问和修改。（三）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、定期（如3年、5年、10年等）。2.具体保管期限规定如下：生产计划、生产指令等重要文件，涉及公司长期战略和生产运营的，保管期限为永久。设备维护保养记录、质量检验报告等与生产过程密切相关的文件，保管期限为5年。员工培训档案、考勤记录等一般性文件，保管期限为3年。3.档案保管期限届满后，由档案管理部门提出鉴定意见，经公司领导审批后进行销毁或继续保存。五、档案的查询与借阅（一）查询流程1.公司内部人员因工作需要查询档案时，应填写档案查询申请表，注明查询的档案名称、编号、查询目的等信息。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员进行审核。审核通过后，根据申请表提供的信息在档案实体库或电子档案库中查找相应档案，并提供给查询人员查阅。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅过程中要爱护档案，不得涂改、损坏或丢失档案。（二）借阅流程1.借阅档案时，借阅人需填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员对借阅申请进行审核。审核重点包括借阅人的身份、借阅期限是否合理、借阅用途是否正当等。审核通过后，办理档案借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息，并双方签字确认。3.借阅人凭借阅登记表领取档案，档案管理人员应向借阅人明确告知档案的保管要求和注意事项。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。档案管理人员在收到归还的档案后，要进行认真检查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）特殊情况处理1.对于涉及公司机密的档案，如核心技术资料、商业秘密等，原则上不允许借阅。如有特殊情况需要借阅，必须经公司高层领导批准，并采取严格的保密措施。2.因工作需要长期借用档案的，借阅人应定期向档案管理部门报告档案的使用情况。档案管理部门有权对长期借用的档案进行检查和监督。3.若档案在借阅或查询过程中出现遗失、损坏等情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并采取补救措施。同时，根据档案的重要性和损失程度，追究借阅人的相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。2.鉴定小组根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。对于已过保管期限且确无保存价值的档案，提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，确定继续保管的期限和方式。3.鉴定过程中，要充分听取各方面的意见和建议，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁流程1.经鉴定需要销毁的档案名单，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.将档案销毁清册提交至公司领导审批，经批准后实施销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程要有专人负责监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完成后，在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监督人员和档案管理人员签字确认。同时，将档案销毁清册作为档案管理工作的重要记录进行保存。七、档案的统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计：定期统计各类档案的新增数量、累计数量等。2.档案利用情况统计：包括档案的查询次数、借阅次数、利用部门分布等。3.档案保管期限统计：分析不同保管期限档案的数量占比、变化趋势等。（二）统计方法1.档案管理人员应建立档案统计台账，及时记录档案的相关信息。统计台账应定期更新，确保数据的准确性和及时性。2.利用档案管理系统的统计功能，对电子档案数据进行自动统计和分析。同时，结合手工统计台账，对纸质档案的相关信息进行补充和完善。（三）分析与报告1.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的成效和存在的问题。例如，通过分析档案利用情况，了解各部门对