生产记录表填写管理制度

PAGE生产记录表填写管理制度一、总则（一）目的为规范公司生产记录表的填写，确保生产记录真实、准确、完整、及时，有效反映生产过程和产品质量状况，便于生产管理、质量追溯和数据分析，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产记录填写的部门和人员，包括但不限于生产车间、质量控制部门、设备管理部门、物料管理部门等。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产活动的实际情况，不得虚报、瞒报或篡改数据。2.准确性原则：记录内容应准确无误，数据计算、填写应符合规定要求，避免出现模糊不清、歧义或错误信息。3.完整性原则：涵盖生产过程的各个环节，包括原材料投入、生产操作、设备运行、质量检验、成品产出等，确保记录无遗漏。4.及时性原则：生产记录应在规定的时间内及时填写，不得拖延，以保证记录的时效性和可追溯性。二、生产记录表的分类与内容要求（一）生产计划记录1.计划来源：明确生产计划的下达部门（如销售订单、生产任务单等）及计划编号。2.产品信息：记录产品名称、规格型号、数量、交货日期等详细要求。3.生产安排：包括生产批次号、生产班组、生产开始时间和预计完成时间等。（二）原材料及辅料记录1.物料名称：准确填写原材料及辅料的名称、规格、型号。2.批次号：记录每批物料的批次编号，以便追溯物料来源和质量情况。3.供应商信息：注明供应商名称、联系方式、供货日期等。4.检验情况：记录原材料及辅料的检验结果，如合格与否、检验项目及标准等。5.入库数量及位置：填写入库的实际数量，并注明存放仓库及货位。（三）生产过程记录1.设备运行记录设备名称及编号：明确所使用设备的具体名称和编号。运行参数：记录设备运行过程中的关键参数，如温度、压力、转速、电流、电压等。启动时间、停机时间及故障情况：详细记录设备的启动和停机时间，如有故障发生，应记录故障现象、发生时间、处理措施及处理结果。2.生产操作记录操作步骤：按照生产工艺要求，详细记录每个生产环节的操作步骤、操作时间及操作人员。工艺参数执行情况：记录实际执行的工艺参数，如温度、时间、压力、速度等，并与工艺文件规定的参数进行对比。生产过程中的异常情况：如出现质量问题、设备故障、人员变动等异常情况，应详细记录发生时间、现象及采取的临时措施。3.质量检验记录检验项目及标准：明确各工序的检验项目、检验方法及相应的质量标准。检验结果：记录每个检验项目的实际检验结果，如合格或不合格，并注明检验人员。不合格品处理情况：对于检验出的不合格品，应记录不合格品数量、标识、隔离位置、处理方式（如返工、返修、报废等）及处理结果。（四）成品记录1.成品名称、规格型号及数量：准确记录生产完成的成品信息。2.入库时间及数量：填写成品入库的时间和实际入库数量。3.质量检验报告编号：注明该批成品对应的质量检验报告编号，以便查询详细质量信息。（五）人员及工时记录1.生产人员信息：记录参与生产的人员姓名、岗位、工号等。2.出勤情况：记录员工的出勤时间、请假情况等。3.工时统计：按照不同产品、工序或班组，统计员工的实际工作时间，包括正常工作时间、加班时间等。三、填写规范与要求（一）填写工具与介质1.生产记录表应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔或易褪色的笔。2.如采用电子表格形式记录，应使用规定的办公软件（如Excel），并确保数据的准确性和可追溯性。填写完成后应及时进行备份存储，存储介质应安全可靠，防止数据丢失或损坏。（二）填写内容要求1.记录应清晰、工整，字迹应易于辨认，不得潦草、模糊或涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签名，并注明涂改日期。2.各项内容应填写完整，不得有空缺项。对于无需填写的项目，应划“/”或填写“无”。3.数据填写应准确无误，数字的书写应规范，小数点位置应正确。对于较大的数据，可采用科学计数法表示，但应确保含义清晰。4.记录中的日期应按照年、月、日的顺序填写，如“20XX年XX月XX日”；时间应按照时、分、秒的顺序填写，如“XX:XX:XX”。（三）签名与审核1.在生产记录表上进行操作、检验、审核等相关人员应签署全名，并注明日期。签名应清晰可辨，不得代签。2.各级审核人员应认真审核记录内容，确保记录的真实性、准确性和完整性。审核通过后，应签署审核意见及姓名、日期。如发现问题，应及时要求填写人员进行更正，并重新审核。四、填写流程与责任分工（一）填写流程1.生产开始前生产计划下达后，生产部门根据计划安排，由专人负责填写生产计划记录，并将相关信息传达给各生产班组和岗位。物料管理部门根据生产计划，准备相应的原材料及辅料，并填写原材料及辅料记录，记录内容包括物料的采购、检验、入库等环节信息。2.生产过程中各生产岗位操作人员按照生产工艺要求，在规定的生产记录表上及时、准确地记录设备运行参数、生产操作步骤、工艺参数执行情况等生产过程信息。质量控制部门在生产过程中按照检验计划和标准，对产品进行检验，并填写质量检验记录，详细记录检验项目、检验结果及不合格品处理情况。设备管理部门负责监控设备运行状况，对设备的启动、停机、故障等情况进行记录，并及时处理设备问题，记录设备维修保养情况。3.生产结束后生产完成后，生产班组负责人对本班组的生产记录进行汇总整理，确保记录完整无误。质量控制部门对成品进行最终检验，合格后出具质量检验报告，并填写成品记录，包括成品入库信息等。生产部门根据生产记录，统计人员工时情况，填写人员及工时记录。（二）责任分工1.生产部门负责组织、协调生产记录的填写工作，确保生产记录的及时、准确、完整。对生产计划记录、生产过程记录、人员及工时记录的填写准确性和完整性负责。督促各生产班组按照规定要求填写生产记录，并对记录进行初步审核。2.质量控制部门负责制定质量检验计划和标准，指导检验人员正确填写质量检验记录。对质量检验记录的真实性、准确性和完整性负责，确保产品质量符合要求。审核生产过程中的质量问题及不合格品处理情况记录，并监督整改措施的执行。3.物料管理部门负责原材料及辅料的采购、验收、入库等工作，并准确填写原材料及辅料记录。对原材料及辅料记录的真实性、准确性和完整性负责，确保物料信息可追溯。配合生产部门做好物料消耗统计工作，提供相关数据支持。4.设备管理部门负责设备的日常运行监控、维护保养和故障维修，并填写设备运行记录和设备维修保养记录。对设备运行记录的真实性、准确性和完整性负责，确保设备运行状况可查。协助生产部门分析设备故障对生产的影响，并提供改进建议。5.各级管理人员负责对生产记录填写情况进行监督检查，确保记录符合规定要求。对生产记录的审核工作负责，对发现的问题及时督促整改。根据生产记录进行数据分析，为生产决策提供依据。五、记录的收集、整理与归档（一）收集1.各部门应按照规定的时间周期（如每天、每班、每批产品生产结束后等）收集本部门负责填写的生产记录表。2.收集过程中应确保记录的完整性，不得遗漏任何一张表格。如发现有未填写或填写不完整的记录，应及时要求相关人员补齐或更正。（二）整理1.收集后的生产记录表应进行初步整理，按照类别、时间顺序等进行分类排序，确保记录的连贯性和逻辑性。2.对记录中的错误、涂改等情况进行检查，如有不符合填写规范的地方，应按照规定进行更正，并在更正处注明原因和责任人。（三）归档1.整理后的生产记录表应及时归档保存，归档方式可采用纸质档案或电子档案形式。2.纸质档案应按照档案管理要求，装订成册，编制档案目录，注明档案名称、日期、编号等信息，并存放于专门的档案柜中，便于查阅和保管。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，存储于安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份。同时，应建立电子档案索引，方便快速查找和调用。4.生产记录的保存期限应符合相关法律法规和公司规定要求，一般情况下，应保存至产品保质期结束后一定期限（如一年），以便于质量追溯和查询。六、查阅与使用规定（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产记录时，应填写《生产记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及产品质量追溯、客户投诉处理、内部审核、管理评审等特殊情况需要查阅生产记录时，相关部门可直接向档案管理部门提出查阅申请，但应在查阅后及时归还，并做好查阅记录。3.外部单位（如供应商、客户、监管部门等）因业务需要查阅生产记录时，必须经过公司相关部门负责人批准，并按照公司规定的程序进行查阅。查阅过程中应安排专人陪同，确保查阅行为符合规定要求，查阅后应及时归还记录，并对查阅情况进行详细记录。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护生产记录，不得在记录上随意涂改、标记、损坏或抽取页面。如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行操作。2.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，查阅时间应严格按照申请表中注明的时间执行。如需延长查阅时间，应提前办理续批手续。3.查阅结束后，查阅人员应将生产记录归还档案管理部门，并在《生产记录查阅登记表》上签字确认查阅情况。档案管理部门应及时对归还的记录进行检查，确保记录完整无损。（三）生产记录的使用1.生产记录主要用于生产管理、质量追溯、数据分析、内部审核及外部监管等工作。各部门应根据实际工作需要，合理使用生产记录，充分发挥其作用。2.在使用生产记录过程中，应遵循保密原则，不得将记录内容泄露给无关人员。如需对外提供生产记录相关信息，应按照公司规定的审批程序进行，确保信息安全。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的生产记录管理监督小组，定期对各部门生产记录的填写、收集、整理、归档及查阅等情况进行监督检查。2.监督检查内容包括记录的真实性、准确性、完整性、及时性，填写规范执行情况，签名审核情况，档案管理情况等。3.监督小组可采用现场检查、抽查记录、数据核对等方式进行检查，并做好检查记录。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核机制1.将生产记录管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的生产记录管理工作进行量化考核。2.考核指标包括记录填写错误率、记录缺失率、归档及时率、查阅合规率等。具体考核标准如下：记录填写错误率：统计生产记录中填写错误的数量占总记录数量的比例，错误率应控制在[X]%以内。每超过[X]%，扣减相应部门或人员绩效考核分数[X]分。记录缺失率：计算未按规定填写或遗漏的生产记录数量占应填写记录数量的比例，并将缺失率控制在[X]%以内。每超过[X]%，扣减相应部门或人员绩效考核分数[X]分。归档及时率：考核生产记录按时归档的比例，归档及时率应达到[X]%以上。每低于[X]%，扣减相应部门或人员绩效考核分数[X]分。查阅合规率：统计查阅生产记录过程中符合查阅规定的次数占总查阅次数的比例，查阅合规率应不低于[X]%。每低于[X]%，扣减相应部门或人员绩效考核分数[X]分。3.对于在生产记录管理工作中表现优秀