物业服务企业小区财务管理制度

物业服务企业小区财务管理制度一、总则1.目的为了规范物业服务企业小区的财务管理工作，提高资金使用效率，保障小区物业服务的正常开展，维护业主和企业的合法权益，根据国家相关法律法规和企业财务管理制度，结合小区实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于物业服务企业所管理的各个小区的财务管理活动，包括但不限于小区物业服务费的收取、小区公共区域经营收入的管理、小区日常费用的支出等。3.基本原则（1）合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，依法进行财务管理活动。（2）收支平衡原则：合理安排收支，确保小区财务收支平衡，略有结余。（3）公开透明原则：定期向业主公布小区财务收支情况，接受业主的监督。（4）效益原则：优化资金配置，提高资金使用效益，降低管理成本。二、财务管理机构与人员职责1.财务管理机构设置小区设立专门的财务管理岗位，可由企业财务部门统一管理，也可根据小区规模配备专职或兼职的财务人员。财务人员应具备相应的专业知识和技能，持有会计从业资格证书。2.财务人员职责（1）会计人员职责①按照国家统一的会计制度的规定进行会计核算，包括审核原始凭证、填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告等。②负责小区财务收支的核算和监督，确保各项收支符合规定。③定期编制小区财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，并及时报送企业财务部门和业主委员会。④妥善保管会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计档案，确保其安全和完整。（2）出纳人员职责①负责办理小区现金收付和银行结算业务，严格遵守现金管理制度和银行结算纪律。②及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账实相符。③保管库存现金、有价证券、空白支票和有关印章，确保其安全。④协助会计人员做好相关财务工作。三、小区收入管理1.物业服务费收入（1）收费标准制定物业服务费收费标准应根据小区物业服务等级标准和成本测算，经业主大会或业主委员会同意后，报当地物价部门备案。收费标准应保持相对稳定，如需调整，应按照相关规定进行。（2）收费方式物业服务费可采取按月、季、半年或一年等方式收取。收费人员应提前向业主发出缴费通知，告知缴费时间、金额和方式。鼓励采用银行代扣、网上缴费等便捷的缴费方式。（3）收费管理①收费人员应认真核对业主信息和缴费金额，开具正规的收费票据。②及时将收取的物业服务费存入企业指定的银行账户，不得坐支现金。③定期对物业服务费的收缴情况进行统计分析，对欠费业主进行催缴。催缴方式可包括电话通知、书面通知、上门催缴等。对于长期欠费的业主，可通过法律途径解决。2.公共区域经营收入（1）收入范围小区公共区域经营收入包括但不限于小区内广告位出租收入、停车场收费收入、房屋租赁收入等。（2）经营管理①物业服务企业应与相关经营单位或个人签订书面合同，明确双方的权利和义务。合同应包括经营项目、经营期限、收费标准、付款方式等内容。②定期对公共区域经营情况进行检查和监督，确保经营活动符合相关规定和合同约定。③及时收取公共区域经营收入，并按照规定进行核算和管理。（3）收入分配公共区域经营收入应主要用于补充小区专项维修资金、改善小区物业服务设施等。具体分配比例应按照相关规定和业主大会或业主委员会的决定执行。四、小区成本费用管理1.成本费用分类小区成本费用主要包括人员费用、物业共用部位和共用设施设备日常运行维护费用、绿化养护费用、清洁卫生费用、秩序维护费用、办公费用、固定资产折旧费用等。2.成本费用预算编制（1）每年年末，物业服务企业应根据小区实际情况和下一年度的工作计划，编制小区成本费用预算。预算编制应遵循实事求是、合理节约的原则。（2）成本费用预算应包括各项费用的明细项目、预算金额、预算依据等内容。预算编制完成后，应报企业管理层审核，并经业主大会或业主委员会同意后执行。3.成本费用控制（1）严格执行成本费用预算，各项费用支出应在预算范围内进行。如因特殊情况需要超出预算，应按照规定的审批程序进行审批。（2）加强对人员费用的管理，合理配置人员，提高工作效率，控制人员数量和工资水平。（3）加强对物业共用部位和共用设施设备日常运行维护费用的管理，建立健全设备维护保养制度，定期进行设备检查和维护，降低设备故障率，延长设备使用寿命。（4）加强对绿化养护费用、清洁卫生费用、秩序维护费用等的管理，合理安排工作任务，提高服务质量，降低成本费用。（5）加强对办公费用的管理，严格控制办公用品的采购和使用，节约水电等能源消耗。4.成本费用核算（1）会计人员应按照国家统一的会计制度的规定，对小区成本费用进行核算。成本费用核算应准确、及时、完整，反映小区实际经营情况。（2）定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制中存在的问题和原因，提出改进措施和建议。五、资金管理1.现金管理（1）严格遵守现金管理制度，库存现金限额应根据实际情况合理确定，一般不超过35天的日常零星开支所需。（2）现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。严禁挪用现金、白条抵库等行为。（3）现金收付应严格按照规定的程序进行，必须有经审核的原始凭证，并由出纳人员和会计人员签字确认。（4）定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按照规定进行处理。2.银行存款管理（1）物业服务企业应在银行开设小区专用账户，用于小区资金的收付和管理。（2）严格遵守银行结算纪律，不得出租、出借银行账户，不得签发空头支票和远期支票。（3）及时与银行进行对账，每月编制银行存款余额调节表，确保银行存款账实相符。（4）加强对银行存款的安全管理，妥善保管银行印鉴和密码，定期更换密码。3.资金使用审批（1）小区资金使用应严格按照规定的审批程序进行。一般情况下，小额资金使用由小区项目经理审批，大额资金使用应报企业管理层审批。（2）资金使用审批应遵循“先审批、后使用”的原则，未经审批的资金不得使用。（3）审批人员应认真审核资金使用的合理性和必要性，对不符合规定的资金使用申请应予以拒绝。六、固定资产管理1.固定资产定义固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，如房屋、建筑物、机器设备、运输工具等。2.固定资产购置（1）固定资产购置应根据小区实际需要和预算安排进行。购置前应进行充分的市场调研，选择质量可靠、价格合理的产品。（2）固定资产购置应按照规定的审批程序进行，经审批同意后，方可进行采购。（3）购置的固定资产应及时办理验收手续，登记固定资产卡片，建立固定资产台账。3.固定资产使用与维护（1）建立固定资产使用管理制度，明确固定资产的使用部门和使用人员的职责。使用人员应按照操作规程正确使用固定资产，做好固定资产的日常维护和保养工作。（2）定期对固定资产进行检查和盘点，确保固定资产的安全和完整。如发现固定资产损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。4.固定资产处置（1）固定资产处置包括出售、报废、毁损等。固定资产处置应按照规定的审批程序进行，经审批同意后，方可进行处置。（2）固定资产处置收入应及时入账，按照规定进行核算和管理。七、财务监督与审计1.内部监督（1）物业服务企业应建立健全内部财务监督制度，加强对小区财务管理活动的监督和检查。（2）定期对小区财务收支情况进行内部审计，审计内容包括财务报表的真实性、合法性，成本费用的合理性，资金使用的合规性等。（3）对内部审计中发现的问题，应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。2.外部监督（1）接受业主大会或业主委员会的监督，定期向业主公布小区财务收支情况，听取业主的意见和建议。（2）接受政府相关部门的监督检查，如物价部门、财政部门、审计部门等。对政府相关部门提出的问题，应及时进行整改。八、财务档案管理1.财务档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单、财务审计报告等会计核算资料，以及与财务管理活动相关的合同、协议、文件等。2.财务档案保管（1）财务档案应指定专人负责保管，建立财务档案保管清册，对财务档案的名称、数量、保管期限等进行详细记录。（2）财务档案应存放在专门的档案柜或档案室，确保其安全和完整。档案保管环境应保持干燥、通风，防止档案受潮、霉变和虫蛀。3.财务档案查阅与借阅（1）内部人员查阅财务档案，应经财务负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅时应遵守档案管理规定，不得涂改、损坏档案。（2）外部人员查阅或借阅财务档案，应经企业管理层批准，并签订保密协议。借阅期限一般