企业人事档案管理制度

企业人事档案管理制度第一章总则1.1制度定位企业人事档案是记录员工从入职到离职全生命周期信息的唯一法定凭证，是薪酬核定、社保办理、职称评审、劳动争议仲裁、审计监察、人才梯队建设的核心依据。本制度以“真实、完整、可用、可追溯”为管理目标，以“谁形成、谁负责、谁归档、谁更新”为责任原则，覆盖档案收集、鉴别、整理、保管、借阅、转递、数字化、销毁、安全与保密、监督与考核十大环节，确保档案实体与电子数据双轨并行、互为印证。1.2适用范围本制度适用于与集团及分、子公司签订劳动合同或实习协议的全日制员工、非全日制员工、劳务派遣人员、退休返聘人员、外籍及港澳台员工。实习生、外包人员参照执行，形成独立副卷，不纳入正卷流转。1.3职责矩阵董事会：审批档案管理战略规划及年度预算。人力资源中心：制定、解释、修订本制度；设置档案室；任命专职档案管理员；组织年度考核。用人单位（部门）：指定兼职档案联络员，负责材料形成、初审、移交。信息化中心：提供加密存储、备份、灾备、权限管控技术支撑。审计监察部：每三年开展一次专项审计，出具整改报告。员工本人：如实填报个人信息，对签字确认材料负法律责任。第二章档案分类与编号2.1正卷（A卷）A1履历材料：入职登记表、个人简历、证件照、电子签名照。A2政治面貌：入党志愿书、转正申请、组织关系介绍信。A3学历学位：各阶段毕业证、学位证、学信网验证报告、国外学历认证。A4职业资格：职称证、执业证、特种作业操作证、外语等级证。A5评聘材料：任免通知、调令、劳动合同、岗位协议、竞聘演讲稿、民主评议表。A6政审材料：背景调查授权书、无犯罪记录证明、原单位离职证明。A7奖惩记录：通报、奖状、违纪处理决定、赔偿协议。A8薪酬社保：工资确认单、社保公积金转移单、年金账户对账单。A9体检报告：入职体检、年度体检、职业健康体检、复工鉴定。A10离职材料：辞职信、解除协议、工作交接单、离职证明、竞业限制告知书。2.2副卷（B卷）B1培训记录：签到表、课件、考试卷、合格证。B2绩效档案：目标责任书、考核表、绩效面谈记录、改进计划。B3外事材料：护照、签证、出入境记录、国际差旅保险。B4知识产权：职务发明申请、专利证书、软件著作权、技术秘密确认书。2.3编号规则档案号共16位：公司代码（2位）+年份（4位）+类别码（A/B，1位）+部门码（3位）+员工序号（6位）。示例：012024A101000318，代表集团总部2024年形成的人事正卷，隶属101部门，员工序号000318。第三章材料形成与收集3.1源头控制招聘环节：offer发出前，背景调查公司须把电子报告同步推送至HR系统，自动写入“政审材料”子库。入职环节：员工须一次性提交纸质原件与高清扫描件，现场核验后由档案联络员在24小时内完成“双轨上传”。异动环节：岗位调整、薪酬变更、奖惩通报，由业务系统在流程审批结束后自动触发“材料生成机器人”，生成带水印PDF，推送至档案室待归档区。离职环节：离职交接单最后一栏设置“档案完整性自检”二维码，员工扫码后显示缺失材料清单，全部补齐方可办理最后工资结算。3.2质量要求纸质材料：使用A480克复印纸，左侧预留2.5cm装订线；字迹须为激光打印或蓝黑墨水，传真件、热敏纸不予接收。电子材料：分辨率≥300dpi，彩色扫描，PDF/A-2b格式，单文件≤10M；命名规则：员工序号_材料名称_YYYYMMDD。外文材料：须附具有翻译资质机构盖章的中文译本，译本与原件骑缝章。3.3时限要求入职材料：入职后7个工作日内完成移交。异动材料：文件发布后5个工作日内移交。离职材料：员工办结离职手续当日完成移交。逾期未移交，系统自动向部门负责人、档案管理员、HRBP发送三级预警；逾期10个工作日，暂停该部门招聘需求审批。第四章鉴别与整理4.1真伪鉴别学历：通过学信网、留服中心API自动比对，异常数据标红。职称：登录国家人社部职称查询平台，截图编入档案。身份证：使用公安部NCIIC接口进行实名核验，核验报告永久保存。奖惩：须附公司红头文件及公示截图，仅口头表扬不存档。4.2价值鉴定重复件：同一份材料仅保留一份原件，其余做销毁登记。草稿：未生效的请示、未签字的合同草稿不归档。超期件：体检报告超过24个月自动移入“历史医学资料库”，不再随卷流转。4.3整理流程步骤1拆除金属物、回形针，使用防锈钢钉重新装订。步骤2加盖“档号章”“页码章”，页码使用2B铅笔书写在右下角。步骤3按A1-A10顺序排列，左侧对齐，三孔一线装订，棉线打结藏于背面。步骤4装入无酸纸档案盒，盒脊标签包含员工姓名、档号、部门、入职年月。步骤5档案盒垂直存放，密度≤80%，每层预留5cm通风道。第五章保管与库房5.1库房选址设在行政办公楼3层，避开给排水、暖通主管道，荷载≥500kg/㎡，抗震设防烈度8度。5.2八防标准防火：甲级防火门，烟感、喷淋、七氟丙烷气体灭火系统，灭火器每6个月巡检。防盗：人脸识别+双因子门禁，红外双鉴探测器与110联网，监控录像保存90天。防潮：恒湿机保持45%-55%RH，每日两次人工抄表，超标30分钟启动除湿。防尘：库房地面铺抗静电地板，窗户双层密封，进风口设置G4过滤棉。防虫：紫外线灭虫灯、樟木板、定期投放除虫菊酯烟雾剂，每年春季集中消杀。防光：采用LED冷光源，照度≤50lx，窗户贴UV防爆膜。防高温：空调设定20℃±2℃，停电后UPS可支撑2小时，柴油发电机15分钟启动。防污染：严禁食品、化学品入库，设置独立缓冲区，档案进出库房须经过风淋除尘。5.3排架与定位密集架每列6组，每组12层，层板高度可自由调节；使用RFID标签定位，手持盘点枪5分钟可完成整库盘点；系统实时显示空位，实现“一键导航”。5.4保存期限正卷：永久保存。副卷：自员工离职之日起保存10年。体检报告：离职后保存3年。销毁清单：永久保存。第六章借阅与利用6.1权限分级一级：员工本人，可查阅除A2、A6、A8以外的非密材料。二级：HRBP、薪酬专员，可查阅所辖员工全部材料。三级：部门负责人，可查阅本部门材料。四级：档案管理员、法务、审计，可跨部门查阅。五级：公司领导、外部监管机构，凭正式公函查阅。6.2线上借阅员工登录“档案云柜”，提交申请，系统调用OA流程，两级审批后自动推送加密PDF，水印包含“仅供XX事项使用，再次复印无效”，有效期72小时，到期自动销毁本地缓存。6.3线下借阅填写《人事档案借阅审批单》，注明用途、页码、预计归还时间；档案管理员核对证件，现场拆卷、拍照、装袋，全程双人在场；借阅时间≤5个工作日，续借须重新审批；归还时逐页清点，缺失或污损须填写《档案损坏记录表》，责任人3日内提交书面说明，视情节给予200-1000元罚款。6.4外部借出原则上不外借，确因诉讼、审计需调出原件，须经HR总监、法务总监、总经理三级签批，由档案管理员专车押送，当日归还；外借期间全程录像，使用一次性铅封，回库立即核验。第七章转递与接收7.1内部转递员工跨公司调动，档案通过EMS“人事档案专用封套”寄送，封套加盖骑缝章，系统生成唯一二维码，扫码可查看物流轨迹；接收方48小时内拆封验收，并在系统点击“确认收档”，逾期视为收档无异议。7.2外部转递对公共就业和人才服务机构：使用全国统一的“人事档案转递通知单”，附《材料清单》一式两份，通过机要通信或EMS标准快递寄送，严禁个人自带。对原单位：离职15日内将《档案转移函》发送至原单位，原单位30日内将档案寄出，逾期员工可向劳动监察投诉。7.3接收质检接收档案后，档案管理员须在“无尘工作台”拆封，对照清单逐条勾选，缺失≥2项即填写《档案缺失告知书》，拍照回传寄出方，限期10个工作日补寄；补寄不到位的，暂停该员工入职、落户、职称申报等事项。第八章数字化与备份8.1扫描规范采用“不拆卷”扫描方式，使用非接触式扫描仪，速度≤1.2秒/页，OCR识别率≥99%；扫描后立即进行图像增强：去噪、纠偏、裁边、去底色；生成双层PDF，隐藏文本层用于全文检索。8.2数据挂接扫描文件名与档案号自动匹配，系统执行MD5校验，确保“一件双版”（原件PDF+OFD版）；OFD版用于长期保存，符合GB/T33190-2016标准。8.3质量抽检每日随机抽取5%的扫描件进行人工质检，差错率＞1%则整批返工；质检结果与外包扫描费用挂钩，每出现1页错误扣减当页单价20%。8.4备份策略本地：采用RAID6+热备盘，每日增量备份，保留30天。异地：通过专线加密传输至200公里外灾备机房，全量备份每月一次，增量备份每日一次，保留10年。云端：使用国资云对象存储，开启多版本控制，防止勒索病毒；云端数据使用SSE-KMS加密，密钥由公司自行保管。8.5数据恢复演练频率：每半年进行一次模拟灾难恢复，目标RPO≤15分钟，RTO≤2小时；演练报告提交信息化委员会备案。第九章销毁与隐私保护9.1销毁范围超过保存期限且无继续保存价值的副卷；重复件、草稿、作废页；员工书面申请销毁的体检报告（需签字确认）。9.2销毁流程档案管理员发起申请→部门负责人审核→HR总监批准→审计监察部现场监督→使用碎纸机粉碎至2×2mm颗粒→拍照称重→生成《档案销毁清册》，保存10年。9.3隐私保护对含有身份证号、银行卡号、家庭住址、健康信息的页面，在借阅、扫描、销毁环节使用黑色不可擦除笔局部遮盖；系统展示时自动打码中间8位数字；任何人员不得擅自批量导出含隐私数据报表，违者按泄露商业秘密处理。第十章安全与保密10.1密级划分核心商密：薪酬、股权、竞业限制协议。普通商密：绩效、体检、政审。内部公开：培训签到、获奖通报。10.2技术防护数据库采用主从读写分离，敏感字段加密；开启SSL/TLS1.3、HSTS、防SQL注入、防暴力破解；堡垒机记录所有运维操作，录像保存180天。10.3人员管理档案管理员须签署《保密及竞业限制协议》，离岗时进行脱密审计，脱密期6个月；外部服务人员须单独签署《第三方保密承诺》，并留存身份证复印件。10.4应急机制发现丢失、损毁、泄露事件，档案管理员须在30分钟内口头报告HR总监，2小时内书面报告总经理，24小时内向公安机关报案；启动应急预案：封锁现场、保全日志、通知可能受影响员工、发布律师声明；事件处理结束后5个工作日内提交《事件调查报告》，对责任人处以警告直至解除劳动合同，并追偿经济损失。第十一章监督与考核11.1考核指标归档及时率≥98%，完整率≥99%，准确率=100%，借阅满意度≥90%，数字化差错率≤0.5%，年度丢失件数=0。11.2考核方式系统自动统计+现场抽查+员工问卷；考核结果与档案管理员绩效奖金挂钩，权重占30%；连续两个季度排名末位，调离岗位并参加专项培训。11.3奖惩细则年度无差错、无丢失、无泄密，奖励档案管理团队10000元；出现丢失、损毁、泄密，按每份2000元扣减直接责任人