房地产企业报销财务制度

PAGE房地产企业报销财务制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司资金的安全与有效使用，特制定本报销财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目公司、分公司的全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性、必要性原则，杜绝不合理的开支。3.审批合规原则：所有报销必须按照规定的审批流程进行，未经审批不得报销。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）报销凭证准备1.员工应在费用发生后及时取得合法有效的报销凭证，包括发票、收据、清单等。2.报销凭证应符合国家法律法规和税务部门的要求，发票必须真实、完整、清晰，加盖发票专用章。3.对于需要提供明细清单的费用，如办公用品、差旅费等，应提供详细的清单，清单内容应与发票内容相符。（三）报销审批1.员工将填写完整的费用申请表和报销凭证提交给财务部门。2.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合要求的报销凭证予以退回。3.审核通过的报销凭证按照公司规定的审批流程进行审批，审批流程一般为：部门负责人审批、财务负责人审批、总经理审批（根据费用金额大小确定）。4.各级审批人应认真审核报销内容，签署审批意见，对不符合规定的报销予以拒绝。（四）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门根据公司资金情况安排支付。2.报销款项一般通过银行转账方式支付给员工，特殊情况需要现金支付的，需经财务负责人批准。3.员工应在报销款项到账后及时确认，如有疑问应及时与财务部门沟通。三、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工乘坐飞机应根据公司规定选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需经总经理批准。火车票：员工应根据实际需要选择合适的车次和座位类型，原则上不得乘坐软卧。长途汽车票：乘坐长途汽车应选择正规客运公司的车辆，确保安全。市内交通费：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留相应的发票。市内交通费实行限额报销，具体标准根据出差地区经济水平确定。2.住宿费用员工出差应根据公司规定选择合适的住宿标准，原则上不得超标准住宿。住宿费用实行限额报销，具体标准根据出差地区经济水平和公司实际情况确定。员工应提供正规的住宿发票，发票上应注明住宿日期、人数、单价等信息。3.餐饮补贴员工出差期间享受餐饮补贴，补贴标准根据出差地区经济水平和出差天数确定。餐饮补贴在出差结束后与差旅费一并报销，无需提供餐饮发票。（二）办公用品费1.办公用品的采购应按照公司规定的采购流程进行，由行政部门统一采购或指定供应商。2.办公用品的报销应提供正规的发票和清单，清单上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。3.办公用品的费用应按照实际发生金额报销，不得虚报、多报。（三）业务招待费1.业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。2.业务招待费的报销应提供正规的发票和清单，清单上应注明招待时间、地点、人员、事由等信息。3.业务招待费的报销需经部门负责人和总经理审批，审批时应注明招待的必要性和合理性。4.业务招待费的报销标准根据公司实际情况确定，不得超标准报销。（四）通讯费1.员工的通讯费报销应根据公司规定的标准执行，标准根据员工的职级和工作需要确定。2.通讯费的报销应提供正规的发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。3.员工应在每月末将通讯费发票提交给财务部门，财务部门根据报销标准进行审核报销。（五）车辆费用1.车辆购置费用：车辆购置应按照公司规定的流程进行审批，购置费用应计入固定资产，按照规定计提折旧。2.车辆维修保养费用：车辆维修保养应选择正规的维修厂，维修保养费用应提供正规的发票和清单，清单上应注明维修保养项目、金额等信息。3.车辆保险费用：车辆保险费用应按照公司规定的标准缴纳，保险费用应提供正规的发票。4.车辆燃油费用：车辆燃油费用应根据实际使用情况报销，报销时应提供加油发票。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整、清晰。2.发票上应加盖发票专用章，印章应清晰可辨。3.发票的开具日期应与费用发生日期相符，发票的金额应与报销金额一致。4.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，认证期限为发票开具之日起180天内。（二）收据1.收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应真实、完整、清晰。2.收据上应加盖收款单位财务专用章，印章应清晰可辨。3.收据的开具日期应与费用发生日期相符，收据的金额应与报销金额一致。（三）清单1.对于需要提供明细清单的费用，如办公用品、差旅费等，应提供详细的清单。2.清单内容应与发票内容相符，清单上应注明费用的名称、规格、数量、单价、金额等信息。3.清单应加盖提供清单单位的公章或财务专用章。（四）其他凭证1.对于一些特殊费用，如会议费、培训费等，除提供发票外还应提供相关的会议通知、培训计划、签到表等凭证证明费用的真实性和合理性。2.凭证应妥善保管，不得丢失、损坏，如有丢失应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。五、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责审批本部门员工的费用报销申请，审核费用的合理性和必要性。2.对于金额较小的费用报销，部门负责人可直接审批；对于金额较大的费用报销，部门负责人应签署意见后提交财务负责人和总经理审批。（二）财务负责人审批权限1.财务负责人负责对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核报销金额是否符合公司规定的标准。2.对于不符合要求的报销凭证予以退回，对于符合要求的报销凭证签署审批意见后提交总经理审批。（三）总经理审批权限1.总经理负责审批公司所有员工的费用报销申请，对重大费用支出进行最终决策。2.总经理应认真审核报销内容，签署审批意见，对不符合规定的报销予以拒绝。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后5个工作日内办理报销手续，将填写完整的费用申请表和报销凭证提交给财务部门。（二）差旅费报销员工出差结束后应在10个工作日内办理差旅费报销手续，将填写完整的差旅费报销单和报销凭证提交给财务部门。（三）其他费用报销对于一些特殊费用，如会议费、培训费等，应在费用发生后按照公司规定的时间办理报销手续。七、财务监督与检查（一）财务部门监督1.财务部门应定期对公司的报销情况进行检查，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.财务部门应加强对费用报销的日常管理，及时发现和纠正违规报销行为。（二）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对公司的报销情况进行审计，检查报销制度的执行情况。2.内部审计部门应重点审计大额费用支出、异常费用支出等，对发现的问题及时提出整改意见。（三）违规处理1.对于违反报销制度的行为，