4S店销售财务制度

PAGE4S店销售财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范4S店销售财务活动，加强财务管理与监督，确保销售业务的顺利开展，保障公司资产安全，提高经济效益，特制定本销售财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有4S店的销售财务相关工作，包括销售收款、费用核算、财务报表编制等各项业务流程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保财务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，如实反映销售业务的财务状况。3.及时性原则：各项财务工作及时处理，保证财务信息的时效性，为管理决策提供及时支持。4.权责分明原则：明确各岗位在销售财务工作中的职责与权限，做到责任到人。二、销售收款管理（一）收款方式1.现金收款：客户以现金形式支付购车款，销售人员应在收款后及时开具收款收据，并在收据上加盖财务专用章。收款收据一式三联，一联交客户，一联留存财务，一联交销售部门留存备查。2.银行转账收款：客户通过银行转账方式支付购车款，销售部门应及时将客户转账信息通知财务部门。财务部门在收到银行到账通知后，核对转账金额与购车合同金额是否一致。如一致，开具收款凭证，并将收款情况反馈给销售部门。3.信用卡收款：客户使用信用卡支付购车款，销售部门应按照信用卡支付流程进行操作。财务部门在收到银行信用卡清算信息后，核对清算金额与购车合同金额是否相符。如无误，确认收款，并记录相关信息。（二）收款流程1.销售成交：销售人员与客户签订购车合同后，将合同副本交至财务部门备案。2.收款通知：销售人员根据合同约定的收款方式，向客户发出收款通知，告知客户应支付的款项金额及收款方式。3.款项收取：客户按照收款通知要求支付款项，销售人员或财务人员在收到款项后，按照相应收款方式进行处理。4.收款确认：财务人员在收到款项并完成相关手续后，及时确认收款，并在系统中更新客户的付款状态。同时，将收款信息反馈给销售部门，以便销售部门跟进后续业务流程。（三）收款核对与监督1.每日核对：财务人员每日对销售收款情况进行核对，确保收款金额与销售合同金额一致，收款方式符合合同约定。如发现异常情况，及时与销售部门沟通核实。2.定期盘点：财务部门定期对现金收款进行盘点，确保现金账实相符。盘点工作应由财务负责人或指定专人负责，盘点结果应形成书面报告，如有差异需查明原因并进行处理。3.内部审计监督：公司内部审计部门定期对销售收款业务进行审计，检查收款流程是否合规，财务记录是否准确，防范收款风险。三、销售费用管理（一）费用分类1.售前费用：包括市场推广费用、销售人员薪酬及提成、售前车辆检测费等。2.售中费用：主要指销售过程中发生的运输费、上牌费、保险费等。3.售后费用：涵盖售后服务费用、客户关系维护费用等。（二）费用预算1.年度预算编制：销售部门应根据公司年度销售目标和业务计划，于每年年末编制下一年度销售费用预算。预算内容应详细列出各项费用的预计金额、用途及发生时间。2.预算审批：销售费用预算经销售部门负责人审核后，提交财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况和成本控制要求，对预算进行调整和优化。最终预算方案报公司管理层审批后执行。3.预算执行与监控：各部门应严格按照批准的预算执行销售费用支出。财务部门定期对预算执行情况进行监控，对比实际支出与预算的差异，及时发现问题并向相关部门反馈。如因业务发展需要调整预算，应按照规定的审批程序进行。（三）费用报销1.报销流程：销售人员或相关业务人员在费用发生后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。报销单经部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。财务人员按照财务制度和审批权限对报销凭证进行审核，审核通过后报财务负责人审批。审批通过的报销单据方可进行报销支付。2.报销标准：明确各项销售费用的报销标准，如市场推广费用应符合公司市场推广策略和预算安排，销售人员薪酬及提成应按照公司制定的薪酬制度执行等。对于超标准的费用报销，需经特殊审批程序方可报销。3.费用控制：财务部门应加强对销售费用的控制，定期对费用支出情况进行分析，提出降低费用的建议和措施。对于不合理的费用支出，有权拒绝报销，并要求相关部门进行整改。四、销售合同管理（一）合同签订1.合同审核：销售部门在与客户签订购车合同前，应将合同文本提交财务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算周期等财务相关内容，确保合同条款符合公司财务政策和风险控制要求。2.合同签订流程：经财务审核通过的合同，由销售部门负责人与客户签订正式合同。合同签订后，销售部门应及时将合同副本交至财务部门备案，财务部门据此进行账务处理和跟踪管理。（二）合同执行跟踪1.付款跟踪：财务部门根据合同约定的付款方式和时间节点，对客户付款情况进行跟踪。如发现客户逾期未付款，及时通知销售部门与客户沟通催款，并记录相关情况。2.交货跟踪：对于涉及车辆交付的合同，财务部门配合销售部门跟踪车辆交付情况。确保车辆按时与合同执行情况与合同约定一致，避免出现交货延迟或其他违约情况。3.合同变更管理：如合同执行过程中发生变更，销售部门应及时通知财务部门，并提交合同变更申请。财务部门根据变更情况调整相关财务记录和账务处理，确保财务数据的准确性。（三）合同归档与保管1.合同归档：销售合同签订后，销售部门应按照合同编号顺序进行整理归档，确保合同资料的完整性和可查阅性。合同归档内容包括合同正本、副本、相关附件及审批记录等。2.保管期限：销售合同应按照公司档案管理规定进行保管，保管期限根据合同性质和重要程度确定。一般销售合同保管期限为[X]年，涉及重大项目或重要客户的合同保管期限应适当延长。3.查阅与借阅：公司内部人员因工作需要查阅或借阅销售合同时，应按照档案管理规定办理相关手续。查阅或借阅记录应详细登记，确保合同资料的安全和保密。五、财务报表与分析（一）报表编制1.日报表：财务人员每日编制销售收款日报表，反映当日销售收款情况，包括收款金额、收款方式、客户名称等信息。日报表经财务负责人审核后，发送给销售部门负责人及相关管理人员。2.月报表：每月末，财务部门编制销售财务月报表，全面反映当月销售业务财务状况。月报表内容包括销售收入、销售成本、销售费用、利润等各项指标，并进行简要分析说明。月报表经财务负责人审核后，提交公司管理层及相关部门。3.年报表：年度终了，财务部门编制年度销售财务报表，对全年销售业务进行总结和分析。年报表应包括年度财务指标完成情况、销售趋势分析、成本费用分析等内容，为公司决策提供全面的财务依据。（二）财务分析1.销售业绩分析：通过分析销售收入、销售量、销售毛利率等指标，评估销售业务的业绩表现。对比不同时间段、不同车型、不同销售区域的销售数据，找出销售增长或下降的原因，为销售策略调整提供参考。2.成本费用分析：对销售成本和销售费用进行分析，了解各项成本费用的构成和变动情况。分析成本费用控制措施的执行效果，找出成本费用节约或超支的因素，提出降低成本费用的建议。3.客户分析：结合销售合同和收款情况，对客户进行分析。了解客户的购买能力、付款习惯、忠诚度等信息，为客户关系管理和营销策略制定提供依据。（三）财务报告报送与沟通1.报告报送：按照公司规定的时间和流程，及时将财务报表报送给公司管理层、股东及相关监管部门。财务报表应确保数据准确、内容完整，并附带必要的分析说明。2.沟通与反馈：财务部门定期与销售部门及其他相关部门进行沟通，就财务报表中的数据和分析结果进行交流。解答各部门对财务信息的疑问，听取各部门的意见和建议，共同促进公司销售业务的健康发展。六、财务风险管理（一）风险识别与评估1.收款风险：关注客户信用状况，评估客户逾期付款可能性。对于信用等级较低或付款记录不佳的客户，加强收款跟踪和风险预警。2.市场风险：分析市场竞争态势、行业发展趋势等因素对销售业务的影响。如市场需求下降、价格波动等可能导致销售业绩下滑，提前制定应对策略。3.合同风险：审查合同条款，识别合同执行过程中可能出现的风险，如合同变更、违约等情况。加强合同管理，降低合同风险。（二）风险应对措施1.信用管理：建立客户信用评估体系，对客户进行信用评级。根据信用等级确定不同的收款政策和信用额度，防范收款风险。2.市场监测与分析：加强市场调研，及时掌握市场动态。根据市场变化调整销售策略，优化产品结构，提高市场竞争力。3.合同风险管理：完善合同管理制度，加强合同签订、执行过程中的审核和监督。对于重大合同，组织相关部门进行会审，确保合同条款合法合规、风险可控。（三）风险监控与预警1.风险监控指标设定：设定关键财务风险监控指标，如应收账款周转率、逾期账款占比、销售毛利率变动率等。定期对指标进行监测和分析，及时发现风险信号。2.预警机制：根据风险监控指标设定预警阈值，当指标偏离正常范围达到预警值时，及时发出预警信号。相关部门根据预警提示采取相应的风险应对措施，防范风险扩大。七、财务内部控制（一）岗位设置与职责分离1.岗位设置：根据销售财务业务流程，设置收款岗位、费用核算岗位、合同管理岗位、报表编制岗位等。各岗位明确职责分工，确保财务工作有序开展。2.职责分离：实行不相容岗位相互分离制度，如收款与开票、费用审批与报销、合同签订与审核等岗位不得由同一人兼任。通过职责分离，防止财务舞弊和错误发生。（二）授权审批制度1.审批流程：明确各项销售财务业务的授权审批流程，规定不同金额和性质业务的审批权限。例如，一定金额以下的费用报销由部门负责人审批，超过一定金额的费用报销需经财务负责人和公司管理层审批。2.审批责任：审批人员应严格按照规定的审批流程和权限进行审批，对审批结果负责。如因审批不当导致公司损失，审批人员应承担相应责任。（三）内部审计与监督1.内部审计：公司内部审计部门定期对销售财务内部控制制度的执行情况进行审计。检查岗位设置是否合理、职责分离是否有效、授权审批制度是否执行到位等，发现问题及时提出整改建议。2.日常监督：财务部门内部建立相互监督机制，会计人员之间相互核对账务，定期进行财务自查。同时，加强对财务印章、票据等