酒店生产供应商管理制度

PAGE酒店生产供应商管理制度一、总则（一）目的为加强酒店生产供应商的管理，确保酒店生产运营所需物资和服务的质量、供应稳定性以及合规性，保障酒店的正常经营和宾客满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于酒店所有涉及生产环节的物资采购供应商以及相关服务供应商，包括但不限于食品原材料供应商、酒水饮料供应商、客房用品供应商、设备维护供应商等。（三）基本原则1.质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，确保酒店生产运营符合相关标准和要求。2.公平公正原则：在供应商选择、评估、合作过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。3.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。4.合规经营原则：所有供应商必须遵守国家法律法规、行业标准以及酒店的相关规定，合法合规经营。二、供应商选择与准入（一）供应商筛选标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。具备与所供应产品或服务相适应的生产经营资质和许可。2.生产能力具备稳定的生产能力，能够满足酒店的采购需求，包括产量、交货期等方面。拥有完善的生产设备和工艺流程，确保产品质量的稳定性。3.产品质量所供应的产品或服务应符合国家相关标准、行业标准以及酒店的质量要求。具备有效的质量控制体系，能够提供产品质量合格证明文件。4.信誉口碑在行业内具有良好的信誉和口碑，无不良经营记录和违法违规行为。客户评价较高，能够提供相关客户反馈或案例。5.价格合理所报价格应具有市场竞争力，在保证质量的前提下，价格合理。能够根据市场变化和酒店需求，提供灵活的价格调整机制。（二）供应商信息收集1.通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、采购人员实地考察等。2.建立供应商信息数据库，详细记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、信誉评价等内容。（三）供应商评估与选择1.对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。2.组织相关部门对入围供应商进行实地考察和评估，包括生产现场、质量管理体系、物流配送能力等方面。3.根据考察评估结果，综合考虑供应商的各项因素，按照规定的评估标准进行打分，选择得分较高的供应商作为合作对象。4.对于重要物资或服务的供应商选择，应组织采购部门、质量控制部门、财务部门等相关部门进行联合评审，确保选择结果的科学性和合理性。（四）供应商准入流程1.供应商提交准入申请，包括企业基本信息、营业执照副本、生产经营资质证书、产品质量检测报告、价格清单等相关资料。2.采购部门对供应商提交的申请资料进行初审，审核通过后提交至质量控制部门进行质量评估。3.质量控制部门对供应商的产品质量进行实地考察和样品检测，出具质量评估报告。4.采购部门根据质量评估报告和其他相关因素，组织相关部门进行综合评审，确定是否给予供应商准入资格。5.对于获得准入资格的供应商，由采购部门与其签订合作协议，明确双方的权利义务、合作期限、产品质量标准、价格条款、交货方式等内容。三、供应商日常管理（一）沟通与协调1.建立与供应商的定期沟通机制，采购部门应每月至少与供应商进行一次面对面沟通或电话会议，了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、供应计划执行情况等。2.及时向供应商反馈酒店的需求变化和质量要求，确保供应商能够及时调整生产和供应计划，满足酒店的需求。3.对于供应商提出的问题和困难，采购部门应积极协调相关部门进行解决，共同维护良好的合作关系。（二）订单管理1.采购部门根据酒店的生产经营需求，向供应商下达采购订单，明确订单的产品名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等详细信息。2.供应商应在接到订单后及时确认订单内容，并按照订单要求组织生产和供应。如因特殊原因无法按时交货，应提前通知采购部门，并说明原因和预计交货时间。3.采购部门应定期跟踪订单执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制情况、物流配送情况等，确保订单按时、按质、按量完成。（三）产品质量监控1.质量控制部门应定期对供应商供应的产品进行质量抽检，确保产品质量符合酒店的要求。抽检频率应根据产品的重要性和风险程度进行确定，对于关键物资应增加抽检次数。2.建立产品质量反馈机制，对于抽检不合格的产品，质量控制部门应及时通知供应商进行整改，并跟踪整改情况。如多次出现质量问题，采购部门应采取相应的措施进行处理，包括暂停合作、减少订单量等。3.要求供应商建立完善的质量追溯体系，能够对产品的原材料采购、生产加工、质量检测等环节进行全程追溯，确保产品质量问题能够及时得到解决。（四）价格管理1.采购部门应定期收集市场价格信息，了解同行业产品价格动态，与供应商进行价格谈判，争取更有利的采购价格。2.建立价格调整机制，根据市场变化、原材料价格波动等因素，适时与供应商协商调整产品价格。价格调整应遵循公平合理、协商一致的原则，并以书面形式记录。3.对于长期合作的供应商，可根据其供应产品的质量、交货期、服务水平等因素，给予一定的价格优惠或奖励政策，激励供应商提高合作质量。（五）交货管理1.供应商应按照采购订单约定的交货时间、交货地点准时交货。如因不可抗力等特殊原因导致交货延迟，应及时通知采购部门，并提供相关证明文件。2.采购部门应提前做好收货准备工作，确保货物到达后能够及时验收入库。对于交货数量、规格型号等与订单不符的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。3.建立交货绩效评估机制，对供应商的交货及时性、准确性等进行评估，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于经常出现交货问题的供应商进行警告或采取相应的处罚措施。四、供应商考核与评价（一）考核指标设定1.产品质量指标：包括产品合格率、退货率、质量投诉率等。2.交货期指标：包括按时交货率、交货延迟次数等。3.价格指标：包括采购价格合理性、价格调整响应速度等。4.服务指标：包括售后服务响应时间、服务质量满意度等。5.合规指标：包括遵守法律法规、行业标准、酒店规定等情况。（二）考核周期1.对供应商的考核周期为每季度一次，采购部门应在每季度末组织相关部门对供应商进行考核评价。2.对于重要供应商或出现重大问题的供应商，可根据实际情况增加考核频率。（三）考核方式1.采用定性与定量相结合的考核方式，通过收集供应商的相关数据、实地考察、客户反馈等方式获取考核信息。2.采购部门负责组织相关部门对供应商的各项考核指标进行评分，综合计算供应商的考核得分。3.考核评分结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，具体评分标准如下：优秀（90分及以上）：各项考核指标表现出色，能够持续稳定地为酒店提供高质量的产品和服务，合作满意度高。良好（8089分）：各项考核指标基本符合要求，产品质量、交货期、价格等方面表现较好，偶尔出现一些小问题，但能够及时解决。合格（6079分）：部分考核指标存在一定问题，需要供应商进行改进，基本能够满足酒店的需求，但合作满意度一般。不合格（60分以下）：多项考核指标出现严重问题，无法满足酒店的要求，对酒店的生产经营造成较大影响。（四）评价结果应用1.对于考核评价结果为优秀的供应商，酒店可给予一定的奖励，如增加订单量、提供更多的合作机会、给予价格优惠等，以激励供应商继续保持良好的合作表现。2.对于考核评价结果为良好的供应商，采购部门应与供应商进行沟通，指出存在问题并提出改进建议，帮助供应商提升合作质量。3.对于考核评价结果为合格的供应商，采购部门应向供应商发出书面警告，要求其限期整改，并跟踪整改情况。如整改后仍未达到要求，可采取相应的处罚措施，如减少订单量、暂停合作等。4.对于考核评价结果为不合格的供应商，采购部门应立即停止与其合作，并按照合同约定追究其违约责任。同时，将该供应商列入黑名单，不再与其进行业务往来。五、供应商风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对供应商进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估分级，确定重点关注的风险领域和供应商。（二）风险应对措施1.市场风险：关注市场动态和行业趋势，与供应商协商建立价格调整机制，共同应对市场价格波动风险。同时，拓展供应商渠道，降低对单一供应商的依赖。2.质量风险：加强对供应商产品质量的监控和管理，增加抽检频率，要求供应商建立完善的质量控制体系。对于出现质量问题的供应商，及时采取整改、处罚措施，确保产品质量安全。3.供应风险：与供应商保持密切沟通，了解其生产经营状况和供应计划，建立应急供应预案。对于可能影响供应的因素，提前做好应对准备，如寻找替代供应商、增加库存等。4.法律风险：要求供应商遵守国家法律法规和酒店的相关规定，在合作协议中明确双方的法律责任和义务。加强对供应商的合规管理，定期进行法律风险排查，避免因法律问题给酒店带来损失。六、供应商退出管理（一）退出情形1.供应商出现严重质量问题，经多次整改仍无法满足酒店要求。2.供应商违反法律法规或酒店规定，给酒店造成重大损失或不良影响。3.供应商经营状况恶化，无法保证产品供应的稳定性和质量。4.供应商与酒店的合作期限届满，双方不再续签合作协议。5.其他原因导致供应商无法继续与酒店合作。（二）退出流程1.采购部门根据供应商的退出情形，提出供应商退出申请，经相关部门审核批准后，向供应商发出书面通知。2.与供应商进行沟通协商，明确退出时间、交接事项、违约责任等内容，并签订相关协议。3.采购部门组织相关部门对供应商的库存物资进行盘点和清理，