财务制度借款报销流程

PAGE财务制度借款报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范借款及报销行为，提高资金使用效率，保障公司各项业务的正常开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本财务制度借款报销流程。2.适用范围本流程适用于公司全体员工因公务需要发生的借款及报销业务。3.基本原则合法性原则：借款及报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：所提供的借款及报销凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务的实际情况。合理性原则：借款及报销金额应与实际业务需求相符，杜绝不合理的开支。及时性原则：员工应及时办理借款及报销手续，避免逾期。二、借款管理1.借款申请员工因公务需要借款时，应填写《借款申请表》，注明借款事由、借款金额、预计还款日期等内容。借款申请表需经部门负责人审核签字，确认借款事项的真实性和必要性。对于金额较大的借款（具体金额标准由公司另行规定），还需经公司主管领导审批。2.借款审批财务部门收到经审核后的《借款申请表》后，应进行合规性审查，重点审查借款金额是否合理、还款来源是否明确等。审核通过后，财务部门根据审批意见办理借款手续，将借款金额支付给借款人。3.借款使用借款人应按照借款申请用途使用借款，不得挪作他用。在借款使用过程中，如因特殊情况需要变更借款用途，应及时向部门负责人和财务部门说明情况，并重新办理审批手续。4.借款归还借款人应在预计还款日期前及时归还借款。如有特殊情况需要延期还款，应提前向财务部门申请，并说明延期原因和预计还款时间。延期申请需经部门负责人和财务部门审核同意，未经批准的延期还款将按照公司相关规定进行处理。借款人归还借款时，应填写《还款凭证》，注明还款金额、借款日期等信息。财务部门在收到还款凭证后，应及时进行核对，并办理相关入账手续。三、报销管理1.报销凭证要求员工报销时应提供真实、合法、有效的报销凭证，包括发票、收据、报销清单等。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。收据应注明收款单位名称、收款日期、收款金额、收款事由等，并加盖收款单位财务专用章。报销清单应详细列出报销项目、金额、数量等信息，并由报销人签字确认。2.报销流程员工完成公务活动后，应及时整理相关报销凭证，并填写《费用报销单》。报销单应注明报销日期、报销部门、报销人姓名、报销事由、报销金额等内容。将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人审核。部门负责人应根据业务实际情况，对报销内容的真实性、合理性进行审核，并签字确认。经部门负责人审核通过后，报销单及凭证流转至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，重点审查发票真伪、报销金额是否符合公司规定、报销内容是否与借款用途一致等。对于审核通过的报销申请，财务部门根据公司资金情况进行付款处理。如报销金额较大或涉及特殊情况，财务部门可能会进行进一步的调查核实。3.报销时间限制员工应在业务发生后[具体时长]内办理报销手续，超过规定时间的报销申请，财务部门有权不予受理。特殊情况需经公司主管领导批准。4.报销标准公司根据不同业务类型制定相应的报销标准，包括差旅费、业务招待费、办公用品费等。员工应严格按照报销标准进行报销，超出标准的部分原则上不予报销。报销标准如有调整，公司将及时发布通知，员工应按照最新标准执行。四、审批权限1.部门负责人审批权限部门负责人负责对本部门员工的借款及报销申请进行初审，重点审核借款及报销事项的真实性、合理性和必要性。对于金额在[具体金额标准1]以内的借款及报销申请，部门负责人具有直接审批权；超过该标准的，需报公司主管领导审批。2.公司主管领导审批权限公司主管领导负责对金额较大或涉及重要事项的借款及报销申请进行终审。具体审批金额标准由公司根据实际情况另行规定。主管领导应重点审查借款及报销事项对公司整体业务和财务状况的影响。五、财务审核要点1.合法性审核审核报销凭证是否符合国家法律法规及税务规定，如发票是否真实有效、是否存在虚开发票等情况。检查报销事项是否符合公司相关政策和制度，如是否超出预算、是否符合费用报销标准等。2.真实性审核核实报销业务是否真实发生，相关凭证是否与实际业务相符。可通过与相关人员沟通、查阅业务记录等方式进行核实。审查报销金额是否准确，是否存在多报、虚报等问题。对于大额支出，可要求提供详细的业务说明和证明材料。3.完整性审核检查报销凭证是否齐全，包括发票、收据、清单、审批签字等。如有缺失，应要求报销人补充完整。确认报销单填写是否完整，各项信息是否准确无误，如报销日期、报销部门、报销人姓名、报销事由、报销金额等。六、特殊情况处理1.预付款业务对于需要预先支付款项的业务，如采购合同预付款、项目启动预付款等，应按照借款流程办理借款手续，并在预付款支付后及时督促相关部门和人员按照合同约定履行义务，确保预付款的合理使用和及时核销。预付款核销时，应提供相关业务完成的证明材料，如采购发票、验收报告、项目结算单等，并按照报销流程进行报销。2.多人共同报销业务对于多人共同参与的业务活动，如出差、培训等，涉及的费用需要共同报销时，应由其中一人负责填写《费用报销单》，并注明其他参与人员姓名、报销金额等信息。报销凭证应按照参与人员分别整理，并由报销人签字确认。在报销申请提交前，参与人员应相互核对报销内容和金额，确保准确无误。3.外币报销业务员工因涉外业务发生的外币费用报销，应按照国家外汇管理规定进行处理。报销时需提供相关外币交易凭证，并按照公司规定的汇率折算为人民币进行报销。汇率的确定应以公司财务部门发布的汇率为准，如有特殊情况需要采用其他汇率，需经财务部门批准。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对借款及报销业务进行审计检查，重点审查借款及报销流程的执行情况、报销凭证的真实性和合法性、审批权限的合规性等。对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保公司财务制度的严格执行。2.财务部门日常监督财务部门在日常工作中对借款及报销业务进行实时监督，发现问题及时与相关部门和人员沟通，督促其整改。定期对借款及报销数据进行统计分析，关注费用支出的合理性和趋势变化，为公司财务管理提供决策支持。八、违规处理1.对于违反本财务制度借款报销流程的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理对于轻微违规行为，如报销凭证填写不规范、报销时间逾期等，公司将给予警告，并要求相关人员及时整改。对于严重违规行为，如虚报费用、挪用借款、伪造报销凭证等，公司将根据相关法律法规和公司规定进行严肃处理，包括但不限于追回违规款项、扣减绩效奖金、解除