财务制度中费用管理规定

PAGE财务制度中费用管理规定一、总则（一）目的为加强公司费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在经营活动中发生的各类费用支出管理。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规及相关政策要求，严禁违法违规支出。2.合理性原则：费用支出应与公司经营活动相关，具有合理的必要性和效益性，杜绝不合理开支。3.预算控制原则：各项费用应纳入年度预算管理，严格按照预算额度控制支出，确保预算的严肃性。4.审批规范原则：费用支出需按照规定的审批流程进行审批，未经审批不得支出。二、费用分类及定义（一）办公费用指公司日常办公所需的各类费用，包括文具、纸张、墨盒、硒鼓、办公设备维修保养费等。（二）差旅费员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。（三）业务招待费公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。（四）通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费、固定电话费用等。（五）会议费公司组织召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。（六）培训费为提升员工业务技能和综合素质，组织员工参加培训所发生的培训费用，包括培训课程费用、培训师资费用、培训教材费用等。（七）福利费用于员工福利方面的支出，如节日福利、生日福利、员工体检费用等。（八）车辆费用公司车辆的购置、保险、维修保养、加油、停车等费用。（九）其他费用除上述费用外，公司经营活动中发生的其他合理费用支出。三、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司年度经营计划和工作安排，结合本部门实际业务情况，于每年年底前编制下一年度费用预算。2.费用预算应详细列出各项费用的名称、金额、预算依据及预计支出时间等信息，并确保预算数据的准确性和合理性。3.预算编制过程中，各部门应充分考虑业务发展的不确定性，预留一定的弹性空间，以应对突发情况。（二）预算审批1.各部门编制的费用预算经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对各部门预算进行汇总、审核，结合公司整体财务状况和资金安排，提出调整意见，并报公司管理层审批。3.公司管理层根据公司战略目标和资源配置情况，对费用预算进行最终审批。经审批后的预算作为年度费用控制的依据，各部门必须严格执行。（三）预算执行与调整1.各部门应严格按照审批后的预算执行费用支出，不得随意超预算支出。如因特殊原因需要超预算支出，必须提前向公司管理层提交书面申请，说明超预算原因、预计支出金额及解决措施等，经批准后方可支出。2.在预算执行过程中，如因市场环境变化、业务调整等客观因素导致原预算无法准确执行，各部门应及时向财务部门提出预算调整申请。财务部门会同相关部门对调整申请进行审核，报公司管理层审批后进行预算调整。3.预算调整应遵循谨慎性原则，确保调整后的预算仍然符合公司整体利益和经营目标。四、费用报销管理（一）报销流程1.费用发生：员工在业务活动中发生费用支出时，应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并确保凭证内容真实、完整、准确。2.整理粘贴：员工将取得的原始凭证按照费用类别和时间顺序进行整理、粘贴，并填写费用报销单。报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销人等信息。3.部门审批：报销人将填写完整的费用报销单提交至所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据费用支出的合理性、必要性以及是否符合公司相关规定等进行审核，签字确认后转财务部门审核。4.财务审核：财务部门收到报销单后，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。审核内容包括发票真伪、发票内容与报销事由是否相符、报销金额是否合理等。如发现问题，财务部门有权要求报销人补充或更正相关信息，直至审核通过。5.领导审批：经财务审核通过的报销单，按照公司审批权限规定提交至相应领导审批。领导应根据公司财务状况、费用政策等进行审批，签字确认后转财务部门报销付款。6.报销付款：财务部门根据领导审批后的报销单，办理报销付款手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人银行账户，特殊情况需现金支付的，应经财务负责人批准。（二）报销凭证要求1.所有费用报销必须取得合法有效的发票。发票应具备税务部门统一监制章、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等要素，且发票内容应与实际业务相符。2.对于确实无法取得发票的费用支出，如支付给个人的小额劳务报酬等，应取得对方出具的收款收据，并注明收款事由、金额、收款人身份证号码等信息，同时由收款人签字确认。3.报销凭证应保持整洁、完整，不得随意涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。（三）报销时间规定1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得超过一个月。对于跨年度的费用报销，应在次年1月31日前办理完毕。2.如因特殊原因未能及时报销的，报销人应向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可延期报销。五、各类费用具体管理规定（一）办公费用1.办公文具、纸张等易耗品应按照实际需求进行采购，实行集中采购与分散采购相结合的方式。采购前应填写办公用品采购申请单，经部门负责人审批后由行政部门统一采购或指定专人采购。2.办公设备维修保养费应提前编制维修保养计划，选择具有资质的维修保养服务提供商进行维修保养。维修保养费用报销时，应提供维修保养合同、维修清单、发票等凭证。3.严格控制办公费用支出，鼓励员工节约使用办公用品，对于可重复使用的办公用品应尽量减少浪费。（二）差旅费1.员工出差应根据工作需要提前填写出差审批单，注明出差事由、地点、时间、预计费用等信息，经部门负责人和分管领导审批后执行。2.差旅费标准按照公司制定的《差旅费管理办法》执行，具体包括交通、住宿、餐饮、市内交通等费用标准。员工应在标准范围内选择合适的交通工具、住宿酒店等，节约差旅成本。3.出差期间发生的招待客户费用，应按照业务招待费管理规定另行审批报销，不得与差旅费混同报销。4.员工出差返回后应及时办理差旅费报销手续，报销时应提供出差审批单、机票、车票、住宿费发票、餐饮发票、市内交通费发票等凭证。（三）业务招待费1.业务招待应遵循必要性、适度性原则，严格控制招待范围和标准。招待活动应与公司业务相关，有助于促进业务合作、维护客户关系等。2.业务招待费报销时，应填写业务招待费报销单，注明招待时间、地点、事由、招待对象、金额等信息，并附上菜单、发票等凭证。招待费用较高或涉及重要客户的招待活动，应提前向公司管理层报告。3.严禁以业务招待为名进行变相的个人消费或违规支出，对于违反规定的业务招待费不予报销，并追究相关人员责任。（四）通讯费1.公司根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费补贴标准。员工通讯费补贴在标准范围内实报实销，超出部分由员工自行承担。2.员工报销通讯费时，应提供通讯费发票，并注明手机号码、使用月份等信息。发票抬头应与员工姓名一致，否则不予报销。3.如员工因工作需要更换手机号码，应及时向行政部门报备，并重新办理通讯费报销手续。（五）会议费1.组织召开会议应提前编制会议预算，明确会议规模、会议内容、会议时间、会议地点、预计费用等信息，并提交会议审批单，经相关领导审批后组织实施。2.会议费用报销时，应提供会议审批单、会议通知、会议签到表、会议费用发票、会议资料等凭证。会议资料应包括会议议程、会议纪要、会议决议等。3.严格控制会议规模和费用支出，尽量选择性价比高的会议场地和服务提供商，减少不必要的会议开支。（六）培训费1.公司组织员工参加培训应根据培训需求和业务发展规划，制定培训计划，并填写培训审批单，经部门负责人和分管领导审批后实施。2.培训费用报销时，应提供培训审批单、培训合同、培训发票、培训证书等凭证。培训证书应能证明员工参加培训并取得相应的培训成果。3.鼓励员工参加与工作相关的内部培训和外部专业培训，提高员工业务技能和综合素质。对于培训效果不佳或不符合公司培训目的的培训费用，公司有权不予报销。（七）福利费1.福利费的支出应符合国家相关法律法规及公司福利政策规定，用于员工的福利保障和激励。2.公司根据年度预算安排，制定福利费使用计划，并按照计划执行福利费支出。福利费报销时，应提供相关发票、清单等凭证，并注明福利项目、受益人员等信息。3.福利费的发放应公平、公正、公开，确保每位员工都能享受到相应的福利待遇。（八）车辆费用1.公司车辆的购置应按照公司固定资产管理规定进行审批和采购，车辆购置费用应纳入公司年度预算管理。2.车辆保险费、维修保养费、加油费、停车费等日常费用应按照实际发生额进行报销，报销时应提供相应的发票、清单等凭证。3.严格控制车辆使用成本，实行车辆定点维修、定点加油、定点停车等管理制度，降低车辆费用支出。（九）其他费用1.其他费用的支出应符合公司经营需要和相关规定，在发生前应填写费用申请单，经部门负责人和分管领导审批后执行。2.报销其他费用时，应提供合法有效的原始凭证，并按照费用报销流程进行审批报销。3.对于临时性、突发性的其他费用支出，应及时向公司管理层报告，经批准后方可支出。六、费用监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对公司费用管理情况进行审计监督，检查费用支出的合法性、合规性、合理性以及预算执行情况等。审计部门有权调阅相关凭证、文件资料等，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门应加强对费用报销的日常审核监督，严格把关报销凭证的真实性、完整性和准确性。对于不符合规定的报销申请，应及时退回并要求报销人补充或更正相关信息。同时，财务部门应定期对费用支出情况进行统计分析，为公司管理层提供费用管理决策支持。（三）违规处理及责任追究1.对于违反本规定的费用支出行为，公司