北京银行开户财务制度

PAGE北京银行开户财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司在北京银行开户的财务管理行为，确保资金安全、高效运作，严格遵守国家法律法规及银行业相关标准，保障公司财务活动的合法性、规范性和透明度。（二）适用范围本制度适用于公司在北京银行所开设的各类银行账户，包括但不限于基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户和临时存款账户等，以及与之相关的所有财务收支活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及北京银行的相关业务规则，依法办理银行开户及财务收支业务。2.安全性原则：高度重视资金安全，采取有效措施防范各类财务风险，确保公司资金的安全完整。3.规范性原则：建立健全规范的财务管理制度和操作流程，明确各岗位职责和权限，确保财务活动有序进行。4.效益性原则：在保障资金安全和合规的前提下，优化资金配置，提高资金使用效益，降低财务成本。二、银行账户管理（一）开户申请1.申请流程公司因业务需要申请在北京银行开户时，由相关业务部门提出书面申请，详细说明开户的必要性、账户类型、预计资金流量等情况。申请材料应包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（已办理“三证合一”的企业提供营业执照）、法定代表人身份证明、授权委托书（如需授权他人办理）等相关证明文件。财务部门对申请材料进行审核，确保材料齐全、真实有效，并根据公司业务需求和资金管理要求提出审核意见。将审核通过的申请材料提交至北京银行，按照银行要求填写开户申请表，办理开户手续。2.账户审批北京银行收到开户申请后，将对申请材料进行严格审查，并根据银行内部规定和监管要求进行审批。审批通过后，银行将为公司开立相应的银行账户，并通知公司领取开户许可证、银行预留印鉴卡等相关资料。（二）账户变更1.变更申请公司银行账户信息发生变更时，如账户名称、法定代表人、开户银行、账号等，由相关业务部门及时提出变更申请，并说明变更原因。变更申请应附带相关证明文件，如工商变更登记通知书、法定代表人变更证明等。2.变更审批财务部门对变更申请及相关证明文件进行审核，核实变更事项的真实性和合法性。审核通过后，提交至北京银行办理账户变更手续。银行将对变更申请进行审批，审批通过后完成账户信息的变更。（三）账户撤销1.撤销申请公司因业务调整、账户不再使用等原因需要撤销北京银行账户时，由相关业务部门提出撤销申请，说明撤销原因及后续资金处理方式。撤销申请应提交相关证明文件，如公司决议、账户余额对账单等。2.撤销审批财务部门对撤销申请及相关证明文件进行审核，确保账户余额已清理完毕，无未结清的款项和纠纷。审核通过后提交至北京银行办理账户撤销手续。银行将对撤销申请进行审批，审批通过后完成账户撤销操作，并收回开户许可证等相关资料。（四）账户监控1.日常监控财务部门应定期核对银行账户余额、交易明细等信息，确保账实相符。每日下班前，由专人负责查询各银行账户余额，并与财务系统记录进行核对。关注银行账户资金变动情况，对异常的资金流入流出进行及时跟踪和分析，发现问题及时报告财务负责人。2.定期审计公司内部审计部门应定期对银行账户进行审计，检查账户管理的合规性、资金使用的合理性等情况。审计周期为每年一次，审计报告应提交给公司管理层。配合外部审计机构对银行账户进行审计，提供必要的资料和协助，确保审计工作顺利进行。三、资金收付管理（一）收款管理1.收款流程业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确收款方式、收款时间、收款金额等条款，并及时将相关信息传递给财务部门。客户付款时，财务部门应根据业务部门提供的信息，核对付款单位、金额、付款方式等是否与合同一致。收到款项后，出纳人员应及时开具收款收据或发票，并在财务系统中进行收款记录。收款收据或发票应妥善保管，定期进行核对和归档。2.收款核对财务部门应定期与业务部门核对收款情况，确保所有应收款项及时足额收回。每月末，财务部门应编制收款明细表，与业务部门核对实际收款金额与合同约定金额是否相符。对于逾期未收回的款项，财务部门应及时与业务部门沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。（二）付款管理1.付款审批公司各项付款业务应严格按照审批流程进行。付款申请由业务部门提出，填写付款申请表，详细说明付款事由、付款金额、收款单位等信息，并附上相关合同、发票等证明文件。付款申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，重点审核付款金额的准确性、付款依据的合法性、资金来源的合理性等。财务审核通过后，付款申请表提交至公司管理层审批。根据公司授权制度，不同金额的付款审批权限由相应层级的管理人员行使。经审批同意的付款申请，由出纳人员办理付款手续。2.付款方式公司应根据实际情况选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、网上银行支付等。在选择付款方式时，应充分考虑资金安全、支付效率、成本等因素。使用支票付款时，应严格按照支票管理规定填写支票信息，确保支票的真实性和有效性。支票签发后，应及时登记支票领用登记簿，并跟踪支票的使用情况。使用网上银行支付时，应严格遵守网上银行操作规程，设置安全的支付密码和权限。付款前，应仔细核对收款单位信息和付款金额，确保支付信息准确无误。3.付款核对付款完成后，财务部门应及时核对付款记录与银行对账单，确保付款金额与实际支付金额一致。每月末，财务部门应编制付款明细表，与业务部门核对付款情况，确保所有款项支付符合公司规定和业务需求。四、票据管理（一）支票管理1.支票购买支票由出纳人员负责购买，购买时应填写支票购买申请表，注明购买支票的种类、数量等信息，并经财务负责人审批。出纳人员应妥善保管支票购买凭证和支票，建立支票领用登记簿，记录支票的购买日期、号码、数量、领用日期、领用人等信息。2.支票领用公司内部人员因业务需要领用支票时，应填写支票领用申请表，注明领用支票的用途、金额、收款单位等信息，并经部门负责人和财务负责人审批。出纳人员根据审批后的申请表发放支票，并在支票领用登记簿上进行登记。领用人应在支票领用登记簿上签字确认。3.支票使用领用人应按照支票领用申请表上注明的用途使用支票，确保支票用途合法合规。支票填写应清晰、准确，不得涂改、伪造。支票使用后，领用人应及时将支票存根、发票等相关凭证交回财务部门进行报销。财务部门应核对支票存根与报销凭证的一致性，确保款项支付合理。4.支票作废因各种原因导致支票作废时，领用人应及时将作废支票交回财务部门。出纳人员应在支票上加盖“作废”戳记，并在支票领用登记簿上注明作废日期和原因。作废支票应妥善保管，定期进行整理和归档，以备查核。（二）汇票管理1.汇票申请公司因业务需要申请开具汇票时，由业务部门提出申请，填写汇票申请表，注明申请汇票的种类、金额、收款单位等信息，并附上相关合同、发票等证明文件。汇票申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对申请进行审核，重点审核汇票金额的准确性、收款单位的合法性、资金来源的合理性等。财务审核通过后，汇票申请表提交至公司管理层审批。根据公司授权制度，不同金额的汇票审批权限由相应层级的管理人员行使。2.汇票开具经审批同意后，财务部门根据汇票申请表开具汇票。开具汇票时，应严格按照银行规定填写汇票信息，并确保汇票的真实性和有效性。汇票开具后，财务部门应及时登记汇票开具登记簿，记录汇票号码、金额、收款单位、开具日期等信息。3.汇票交付财务部门应将开具好的汇票及时交付给业务部门，由业务部门负责将汇票送达收款单位。业务部门在交付汇票时，应要求收款单位签收，并取得签收证明。业务部门应将汇票签收证明及时交回财务部门进行归档，作为汇票支付的依据。4.汇票到期处理财务部门应在汇票到期前，及时提醒业务部门关注汇票到期情况，并根据公司资金安排进行汇票解付或背书转让等操作。汇票到期解付时，财务部门应按照银行规定办理相关手续，确保资金及时到账。解付完成后，应及时登记汇票解付登记簿，记录汇票号码、解付日期、解付金额等信息。（三）其他票据管理对于公司收到或使用的其他票据，如商业承兑汇票、银行承兑汇票、本票等，应参照支票和汇票的管理规定进行管理，确保票据的安全、有效使用。五、财务印章管理（一）印章种类公司在北京银行开户涉及的财务印章主要包括财务专用章、法定代表人章、发票专用章等。（二）印章保管1.财务专用章由财务负责人指定专人保管，保管人员应严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.法定代表人章由法定代表人或其授权人员保管，保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人使用。3.发票专用章由发票开具人员保管，保管人员应按照发票管理规定使用发票专用章，确保发票开具的真实性和合法性。（三）印章使用1.财务印章的使用应严格按照审批流程进行。使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用印章的事由、文件名称、使用日期等信息，并经相关负责人审批。2.审批通过后，保管人员方可使用印章，并在印章使用登记簿上进行登记，记录印章使用的日期、事由、文件名称、使用人等信息。3.印章使用完毕后，保管人员应及时将印章归位保管，确保印章安全。（四）印章交接财务印章保管人员因工作变动等原因需要进行印章交接时，应办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况等进行核对，并在印章交接登记簿上签字确认。交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员。六、财务档案管理（一）档案范围北京银行开户财务档案包括但不限于银行开户申请资料、账户变更资料、账户撤销资料、资金收付凭证、票据存根、财务印章使用记录、银行对账单、财务审计报告等与银行开户及财务收支相关的各类文件和资料。（二）档案整理1.财务部门应定期对银行开户财务档案进行整理，按照档案类别和时间顺序进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.对于纸质档案，应进行装订成册，并在封面上注明档案名称、年度、月份、保管期限等信息。对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引，方便查询和使用。（三）档案保管1.银行开户财务档案应按照国家档案管理规定和公司内部档案管理制度进行保管，确定合理的保管期限。一般情况下，银行开户申请资料、账户变更资料、账户撤销资料等永久性保管；资金收付凭证、票据存根等保管期限为15年；银行对账单、财务审计报告等保管期限为10年。2.档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案资料的安全完整。同时，应建立档案保管登记簿，记录档案的入库日期、保管期限、存放位置等信息。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅银行开户财务档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅事由、查阅档案名称、查阅日期等信息，并经部门负责人和财务负责人审批。2.审批通过后，档案管理人员应按照申请表上注明的查阅范围提供档案资料，并在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅人姓名、查阅日期、查阅档案名称等信息。查阅人不得擅自将档案带出档案保管地点，如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.外部单位或个人因审计、检查等原因需要查阅银行开户财务档案时，应出具相关证明文件，并经公司管理层批准。档案管理人员应在公司相关人员的陪同下提供档案资料，并按照规定做好查阅记录。（五）档案销毁1.银行开户财务档案保管期满后，由财务部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案名称、年度、月份、保管期限等信息，并附上档案销毁清单。