公司用车加油财务制度

PAGE公司用车加油财务制度一、总则1.目的为加强公司用车加油管理，规范加油费用的核算与控制，确保公司车辆加油费用支出合理、合规、透明，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有公务用车及员工因工作需要使用的公司车辆。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保加油业务的合法性。真实性原则：加油费用的记录必须真实、准确，反映车辆实际加油情况。合理性原则：根据车辆使用情况和实际需求，合理安排加油，避免浪费。预算控制原则：将加油费用纳入公司预算管理，严格控制费用支出，确保不超出预算范围。二、加油卡管理1.加油卡的办理公司统一办理加油卡，指定专人负责加油卡的申请、开户、充值等相关事宜。办理加油卡时，应选择信誉良好、服务优质的加油站合作，并签订相关合作协议，明确双方的权利和义务。加油卡开户信息应准确无误，包括公司名称、联系人、联系电话等，以便加油站与公司进行有效沟通。2.加油卡的使用加油卡实行一车一卡制度，专人专用。严禁将加油卡转借他人使用，如有违反，将追究相关人员责任。驾驶员在使用加油卡加油时，应主动配合加油站工作人员进行操作，确保加油信息准确记录。加油后，驾驶员应认真核对加油小票上的加油金额、加油时间、加油升数等信息，并签字确认。加油卡仅限于在公司指定的加油站使用，特殊情况下需要在其他加油站加油的，需提前向车辆管理部门申请并获得批准。未经批准在非指定加油站加油的费用，公司不予报销。3.加油卡的充值加油卡充值由专人负责，根据车辆的使用情况和加油需求，定期进行充值。充值前，应填写《加油卡充值申请表》，注明充值金额、充值原因、充值时间等信息，并提交车辆管理部门审核。车辆管理部门审核通过后，财务部门根据审核后的申请表进行充值操作。充值金额应从公司指定的银行账户支付，确保资金流向清晰、合规。加油卡充值后，应及时更新加油卡余额信息，并做好相关记录。同时，财务部门应定期与加油站核对加油卡充值记录，确保充值金额准确无误。4.加油卡的挂失与补办如加油卡不慎遗失或被盗，驾驶员应立即向车辆管理部门报告，并提供相关信息。车辆管理部门接到报告后，应及时通知财务部门对加油卡进行挂失处理，防止加油卡被他人冒用。挂失后的加油卡如需补办，驾驶员应填写《加油卡补办申请表》，注明挂失原因、补办卡号等信息，并提交车辆管理部门审核。审核通过后，财务部门负责办理加油卡补办手续，并承担补办费用。补办后的加油卡应重新绑定车辆信息，并按照原加油卡的使用规定进行管理。三、加油费用核算1.核算依据以加油站提供的加油小票作为加油费用核算的原始凭证。加油小票应包含加油日期、加油金额、加油升数、加油站名称等详细信息。财务部门应定期收集驾驶员提交的加油小票，并与车辆管理部门核对车辆行驶里程、加油情况等信息，确保加油费用核算的准确性。2.核算方法根据加油小票上的加油金额，按照公司规定的费用核算科目进行记账。加油费用应计入“管理费用车辆使用费加油费”科目。对于同一辆车在不同时间段的加油费用，应按照实际发生时间分别核算，不得合并计算。在核算加油费用时，应注意区分公务用车和员工因工作需要使用的公司车辆。对于公务用车的加油费用，应全额计入公司成本费用；对于员工因工作需要使用的公司车辆，如符合公司规定的补贴标准，可按照补贴标准进行核算，超出补贴标准的部分由员工自行承担。3.核算周期加油费用核算周期为自然月。每月末，财务部门应完成当月加油费用的核算工作，并编制《加油费用明细表》，详细记录每辆车的加油日期、加油金额、加油升数等信息。《加油费用明细表》应提交车辆管理部门审核，审核无误后作为当月加油费用报销的依据。同时，财务部门应将《加油费用明细表》进行存档，以备后续查询和审计。四、加油费用报销1.报销流程驾驶员在每次加油后，应及时将加油小票整理粘贴在《加油费用报销单》上，并注明加油日期、加油车辆车牌号、加油金额等信息。《加油费用报销单》经驾驶员本人签字后，提交给车辆管理部门审核。车辆管理部门应根据车辆行驶里程、加油情况等信息，对加油费用的合理性进行审核，并签字确认。审核通过后的《加油费用报销单》及加油小票，提交给财务部门进行报销。财务部门在收到报销单据后，应按照公司财务制度进行审核，审核无误后予以报销。对于不符合报销规定的加油费用，财务部门有权拒绝报销，并向车辆管理部门和驾驶员说明原因。2.报销时间加油费用报销应在加油后及时办理，原则上不得超过一个月。如因特殊原因未能及时报销的，需提前向车辆管理部门和财务部门说明情况，并获得批准。未经批准逾期报销的，财务部门不予受理。3.报销方式加油费用报销采用银行转账方式支付给驾驶员。财务部门应在报销手续办理完成后的[X]个工作日内，将报销款项转入驾驶员指定的银行账户。在转账时，应注明报销款项的用途为“加油费报销”，以便驾驶员核对。同时，财务部门应保留银行转账记录，作为报销凭证的一部分。五、监督与检查1.内部监督车辆管理部门应定期对车辆加油情况进行检查，核实加油记录的真实性和准确性。检查内容包括加油小票的完整性、加油金额与行驶里程的合理性、加油卡的使用情况等。财务部门应加强对加油费用报销的审核，严格把关报销单据的真实性、合法性和合规性。对于发现的问题，应及时与车辆管理部门沟通，并采取相应的措施进行处理。公司内部审计部门应定期对公司用车加油财务制度的执行情况进行审计，检查加油费用的核算、报销等环节是否符合制度规定，是否存在违规行为。审计结果应及时向公司管理层报告，并提出改进建议。2.外部监督公司应积极配合税务部门的检查，确保加油费用的核算和报销符合税收法律法规的要求。对于税务部门提出的问题，应及时整改，并按照规定缴纳相关税费。定期与加油站进行沟通，了解加油站的经营情况和服务质量，确保公司在加油站的加油业务合法合规。同时，关注加油站的优惠活动和价格变动情况，合理安排加油计划，降低加油成本。六、违规处理1.驾驶员违规处理驾驶员如有以下违规行为，将视情节轻重给予相应的处罚：违反加油卡一车一卡制度，转借加油卡给他人使用的，第一次发现给予警告处分，并处以[X]元罚款；第二次发现予以辞退处理。未经批准在非指定加油站加油的，所产生的加油费用由驾驶员自行承担，并给予警告处分。虚报加油费用、伪造加油小票等骗取公司报销的，除追回骗取的费用外，给予辞退处理，并依法追究其法律责任。驾驶员因违规行为给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.其他人员违规处理对于车辆管理部门和财务部门工作人员在加油卡管理、加油费用核算与报销等环节中存在的违规行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分和经济处罚。情节严重的，将依法追究其法律责任。其他人员如发现加油过程中有违规行为，应及时向公司相关部门报告。对于隐瞒不报或知情不报的，将给予批评教