销售商标侵权线索核查制度

销售商标侵权线索核查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国商标法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业知识产权管理规范》等行业准则，结合集团公司关于知识产权保护的战略部署及公司内部风险防控的实际需求，旨在明确销售商标侵权线索核查的管理流程、职责分工、操作标准与保障措施，建立健全商标侵权风险识别、评估、处置与持续改进的闭环管理体系，维护公司品牌声誉，保障合法权益，促进合规经营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖销售业务全流程，包括但不限于市场推广、渠道管理、客户服务、合同履行等场景中涉及商标使用、许可、维权等环节的经营活动。第三条本制度下列术语含义：（一）XX专项管理：指公司针对商标侵权线索核查建立的全流程管理机制，涵盖风险识别、预警、处置、报告、改进等环节，以系统性方法防范和化解商标侵权风险。（二）XX风险：指因商标使用不规范、侵权行为未及时发现或处置不当，可能导致的法律纠纷、经济损失、品牌价值贬损等风险。（三）XX合规：指公司各项经营活动及员工行为符合国家法律法规、行业规范及内部管理制度要求，确保商标使用合法、合规、规范。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保销售全链条的商标使用环节纳入管理范围，不留盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的职责分工，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦高风险环节和场景，优先资源投入，强化重点防控。（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化流程与标准，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理承担第一责任，负责统筹决策、资源配置与最终监督；分管领导承担直接责任，负责组织协调、制度落实与绩效考核。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、法务合规部、销售管理部、品牌管理部等相关部门负责人组成，履行以下职能：（一）审议XX专项管理制度及重大风险处置方案；（二）协调跨部门协作，解决管理中的重大问题；（三）监督评估管理成效，提出优化建议。第七条明确以下三类主体的职责分工：（一）牵头部门（法务合规部）：负责XX专项管理制度建设与修订，统筹开展风险识别与评估，组织专项培训与考核，监督整改落实情况，定期向领导小组报告管理成效。（二）专责部门（销售管理部、品牌管理部）：分别负责销售流程中的商标合规审核，品牌使用规范的监督，优化业务流程，提出风险处置建议。（三）业务部门/下属单位（各销售团队、区域公司等）：落实XX专项管理要求，开展日常自查，及时上报侵权线索，配合处置工作。第八条基层执行岗（如销售代表、市场专员）需履行以下合规操作责任：（一）签订岗位合规承诺书，熟知商标使用规范；（二）发现侵权线索或潜在风险时，立即上报主管并暂停相关业务操作；（三）在授权范围内规范使用公司商标，不得擅自修改、转让或授权给第三方。第三章专项管理重点内容与要求第九条销售合同审查环节：业务操作的合规标准：合同签订前必须核实合作方是否具备商标合法使用权，明确商标授权范围、期限及违约责任。禁止性行为：严禁与无权处分商标的第三方合作，禁止在合同中模糊商标权属条款。重点防控点：审查授权文件真实性，防范授权范围冲突或过期风险。第十条市场推广活动环节：合规标准：推广物料（广告、宣传册等）使用商标需经品牌管理部审核，确保与注册商标一致，不得恶意抢注或混淆近似商标。禁止性行为：严禁仿冒他人商标进行虚假宣传，禁止在推广中贬损同业品牌。重点防控点：监测社交媒体、电商平台等渠道的商标侵权行为。第十一条渠道伙伴管理环节：合规标准：定期审核经销商、代理商的商标使用资质，要求其签署合规承诺，禁止其超出授权范围使用商标。禁止性行为：严禁默许渠道伙伴销售假冒产品或擅自进行品牌延伸。重点防控点：建立渠道商标使用黑名单，动态调整合作策略。第十二条品牌授权与转让环节：合规标准：商标授权或转让需经法务部审核，签订正式协议，明确权利义务与争议解决方式。禁止性行为：严禁低价批量转让商标用于规避法律监管。重点防控点：监控授权协议履行情况，防范被授权方恶意使用。第十三条竞争对手监测环节：合规标准：定期收集行业商标动态，建立侵权风险数据库，对恶意抢注行为及时发起异议。禁止性行为：严禁通过不正当手段刺探竞争对手商标信息。重点防控点：建立跨部门监测小组，协同分析侵权趋势。第十四条知识产权纠纷处置环节：合规标准：收到侵权投诉后72小时内启动核查，视情况选择协商、投诉或诉讼方式处置，全程留痕。禁止性行为：严禁对恶意诉讼消极应诉或过度维权。重点防控点：评估侵权证据链完整性，合理确定处置策略。第十五条海关备案与边境保护环节：合规标准：对核心商标及时申请海关备案，对疑似侵权货物依法采取截留措施。禁止性行为：严禁伪造海关备案材料。重点防控点：建立与海关的联动机制，定期核对备案状态。第十六条员工行为规范环节：合规标准：禁止员工擅自将公司商标用于个人业务或离职后违规使用。禁止性行为：严禁利用职务便利为第三方进行商标侵权活动。重点防控点：开展定期合规培训，签订《员工知识产权保护承诺书》。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：根据《商标法》等法律法规修订、行业典型案例或公司业务变化，牵头部门每年组织评估，必要时修订制度，确保持续适用性。第十八条风险识别预警机制：（一）销售管理部每月汇总渠道反馈的侵权线索，由法务部牵头评估风险等级，发布预警通知。（二）品牌管理部每季度监测电商平台、社交媒体等公开渠道的商标侵权行为，形成分析报告。第十九条合规审查机制：（一）销售合同需经法务部或品牌管理部双签确认；（二）重大推广活动需经领导小组审批；（三）违反规定擅自操作的，按流程暂扣权限并追责。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，专责部门监督；（二）重大风险由领导小组成立专项小组，制定处置方案，必要时上报公司决策层。应急流程：发现重大侵权时，立即停止相关业务，48小时内向领导小组汇报，同时启动法律程序。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：故意侵权、未及时上报、处置不力等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，严重违规取消年度评优资格，涉嫌犯罪的移送司法机关。第二十二条评估改进机制：每年12月由牵头部门牵头，结合考核数据、纠纷处置效果等，撰写XX专项管理评估报告，提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：公司主要负责人每年听取XX专项管理工作报告，分管领导每月召开协调会，确保资源投入与管理推动。第二十四条考核激励机制：（一）将XX合规情况纳入部门年度考核指标，权重不低于10%；（二）对发现重大侵权线索并有效处置的团队，给予专项奖励。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展合规履职培训，重点讲解XX风险与决策责任；（二）基层员工：每年开展操作规范培训，通过案例教学强化意识。第二十六条信息化支撑：开发XX管理信息系统，实现侵权线索自动跟踪、风险预警推送、处置流程线上化。第二十七条文化建设：（一）编制《XX合规手册》，人手一册；（二）每年6月开展“知识产权保护月”活动，发布合规承诺书。第二十八条报告制度：（一）风险事件每月5日前上报牵头部门；（二）年度管理报告于次年2月提交领导小