建筑费用报销财务制度

PAGE建筑费用报销财务制度一、总则（一）目的为了加强公司建筑费用报销管理，规范报销流程，确保公司资金的合理使用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及建筑费用报销的所有部门及员工。（三）基本原则1.合法性原则：报销费用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、有效，反映实际发生的建筑费用。3.合理性原则：费用报销应符合公司业务需求，具有合理性。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、建筑费用的分类及定义（一）建筑工程费用1.直接工程费：包括人工费用、材料费用、机械使用费等直接用于建筑工程施工的费用。人工费用：指支付给从事建筑工程施工的工人的工资、奖金、津贴等。材料费用：指用于建筑工程的各种原材料、构配件、周转材料等的费用。机械使用费：指建筑工程施工过程中使用的各种机械设备的租赁费、折旧费、修理费等。2.间接工程费：包括施工管理费、规费等。施工管理费：指施工单位组织施工生产和经营管理所需的费用，如管理人员工资、办公费、差旅费等。规费：指按国家法律法规规定必须缴纳的费用，如社会保险费、住房公积金等。（二）建筑设计费用指委托专业设计单位进行建筑设计所支付的费用，包括方案设计费、施工图设计费等。（三）建筑监理费用指聘请监理单位对建筑工程施工过程进行监理所支付的费用。(四）其他建筑费用指与建筑项目相关的其他费用，如临时设施费、水电费、检测费等。三、报销流程（一）费用申请1.项目负责人根据项目预算及实际需求，填写《建筑费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计支付时间等信息，并提交相关部门负责人审核。2.部门负责人对费用申请的合理性、必要性进行审核，签署意见后报分管领导审批。（二）费用报销1.费用发生后，经办人应及时收集整理相关报销凭证，包括发票、收据、合同、审批单等，并按照公司财务要求进行粘贴、填写。2.将填写完整的报销凭证提交给部门负责人进行初审，部门负责人应核实费用的真实性、合理性，并签署审核意见。3.初审通过后，报销凭证提交给财务部门进行复审。财务人员应重点审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，以及费用是否符合公司报销标准。对于不符合要求的报销凭证，财务人员应及时退回并告知经办人补充或更正。4.复审通过后，报销凭证提交给分管领导进行审批。分管领导根据公司相关规定及项目实际情况，对报销费用进行最终审批。（三）报销支付1.财务部门根据审批通过的报销凭证，按照公司财务制度及相关流程进行报销支付。对于符合支付条件的费用，财务人员应及时安排资金支付，确保款项及时到账。2.报销支付方式包括银行转账、支票、现金等。具体支付方式应根据公司财务规定及实际情况确定。四、报销标准（一）建筑工程费用1.人工费用：应按照国家及地方相关规定支付工人工资，并提供相应的工资清单。工资标准不得低于当地最低工资标准。2.材料费用：应取得合法有效的发票，并按照实际采购价格进行报销。对于采购金额较大的材料，应提供采购合同及验收报告。3.机械使用费：应根据租赁合同及实际使用情况进行报销，租赁费用应合理、合规。（二）建筑设计费用应根据设计合同及实际完成的工作量进行报销，设计费用应符合市场行情及公司相关规定。（三）建筑监理费用应根据监理合同及监理工作实际开展情况进行报销，并提供监理工作报告等相关资料。监理费用应合理、合规。（四）其他建筑费用1.临时设施费：应根据实际搭建情况及使用期限进行报销，并提供相关的搭建方案及验收报告。2.水电费：应根据实际使用量及缴费凭证进行报销，缴费凭证应清晰、准确。3.检测费：应根据检测合同及检测报告进行报销，检测费用应符合相关标准及规定。五、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整。对于增值税专用发票，还应注意发票的认证期限及抵扣规定。（二）收据1.对于不符合发票开具规定的支出，可使用收据作为报销凭证，但收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款事由、金额等信息。2.收据应具备收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额、收款人等基本要素。（三）合同1.涉及建筑费用的相关业务，应签订书面合同，并将合同作为报销凭证的附件。合同应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式、结算期限等条款。2.合同应加盖双方单位公章或合同专用章，合同内容应完整、合法、有效。（四）审批单1.所有建筑费用报销均应填写《建筑费用报销审批单》，审批单应包括费用项目、金额、用途、报销人、部门负责人、分管领导等信息。2.审批单应按照公司规定的审批流程进行签字审批，审批意见应明确、具体。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，超过规定时间的，财务部门可不予受理。（二）月度费用报销对于月度发生的建筑费用，应在次月[X]日前完成报销手续。（三）年度费用报销对于年度发生的建筑费用，应在次年[X]月[X]日前完成报销手续。七、特殊情况处理（一）预付款1.因建筑项目需要提前支付款项的，经办人应填写《预付款申请表》，注明预付款金额、用途、预计支付时间等信息，并按照公司审批流程进行审批。2.预付款支付后，经办人应及时跟踪项目进展情况，确保预付款的合理使用。在项目完成后，应及时办理报销手续，冲减预付款。（二）费用调整1.在建筑项目实施过程中，如因特殊原因需要调整费用的，项目负责人应填写《费用调整申请表》，详细说明费用调整原因及金额，并提交相关部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，报分管领导审批。费用调整申请经批准后，财务部门应按照调整后的金额进行报销处理。（三）报销凭证遗失1.如报销凭证遗失，经办人应及时向财务部门说明情况，并提供相关证明材料。2.财务部门根据实际情况进行核实，如情况属实，可根据其他有效凭证及相关证明材料进行报销处理。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对建筑费用报销情况进行审计，检查报销流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用支出是否合理等。（二）财务检查财务部门应加强对建筑费用报销的日常管理，定期对报销凭证进行抽查，发现问题