车辆财务制度

PAGE车辆财务制度一、总则（一）目的为加强公司车辆财务管理，规范车辆购置、使用、维修、处置等环节的财务行为，提高车辆使用效率，降低车辆运营成本，确保公司车辆资产的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆的财务管理活动，包括但不限于公司自有车辆、租赁车辆等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，确保车辆财务活动合法合规。2.效益性原则：以提高车辆使用效益为目标，优化车辆资源配置，降低车辆运营成本。3.预算管理原则：实行车辆购置、维修、燃油等费用的预算管理，严格控制费用支出。4.归口管理原则：明确各部门在车辆财务管理中的职责，实行归口管理，确保财务管理工作的有效开展。二、车辆购置管理（一）购置预算1.各部门根据工作需要，提前编制下一年度车辆购置预算，详细说明购置车辆的型号、数量、用途、预计价格等信息。2.车辆购置预算经部门负责人审核后，报公司财务部门汇总。财务部门结合公司年度预算安排和资金状况，对车辆购置预算进行审核，并提交公司管理层审批。3.经批准的车辆购置预算纳入公司年度预算管理，严格按照预算执行。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序办理。（二）购置审批1.车辆购置申请由使用部门提出，填写《车辆购置申请表》，详细说明购置原因、车辆用途、技术参数、预计价格等内容，并附相关证明材料。2.《车辆购置申请表》经部门负责人审核后，报公司行政部门。行政部门负责对车辆购置的必要性、合理性进行审核，并提出审核意见。3.行政部门审核通过后，将《车辆购置申请表》提交公司财务部门。财务部门对购置资金的来源、预算安排等进行审核，并提交公司管理层审批。4.公司管理层根据行政部门和财务部门的审核意见，对车辆购置申请进行审批。审批通过后，由行政部门负责办理车辆购置手续。（三）购置流程1.行政部门根据公司管理层的审批意见，组织车辆采购招标工作。通过公开招标、邀请招标或者竞争性谈判等方式，选择具有良好信誉和资质的供应商进行采购。2.采购合同签订前，行政部门应将合同草案提交公司财务部门审核。财务部门重点审核合同条款是否符合公司利益，付款方式是否合理，资金支付是否符合公司财务制度等。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签订采购合同。3.车辆购置过程中，行政部门应及时跟踪采购进度，确保车辆按时、按质、按量交付。财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付车辆购置款项。4.车辆购置完成后，行政部门负责办理车辆上牌、保险、购置税缴纳等手续，并将车辆相关资料移交公司资产管理部门进行登记入账。三、车辆使用管理（一）使用登记1.公司资产管理部门负责建立车辆使用登记台账，详细记录车辆的使用部门、使用人、使用时间、行驶里程、使用事由等信息。2.车辆使用人在使用车辆前，应填写《车辆使用登记表》，经部门负责人签字确认后，到公司资产管理部门办理车辆领用手续。资产管理部门根据《车辆使用登记表》，在车辆使用登记台账上进行登记。3.车辆使用完毕后，使用人应及时将车辆归还公司资产管理部门，并填写《车辆归还登记表》。资产管理部门对车辆进行检查，确认车辆无损坏、无异常情况后，在车辆使用登记台账上记录车辆归还时间。（二）调度安排1.公司行政部门负责车辆的统一调度安排，根据工作需要合理调配车辆资源，提高车辆使用效率。2.行政部门应建立车辆调度管理制度，明确车辆调度的原则、程序和方法。在调度车辆时，应优先保障公司重要工作和紧急任务的用车需求。3.车辆使用部门和使用人应服从行政部门的调度安排，不得擅自改变车辆用途或拒绝调度。如因特殊情况需要临时调整用车计划，应提前向行政部门提出申请，经批准后方可调整。（三）费用管理1.车辆燃油费：公司实行车辆燃油卡管理制度，统一为车辆办理燃油卡，并指定专人负责管理。燃油卡充值由公司财务部门根据车辆行驶里程和油耗情况进行审核后，统一安排充值。车辆使用人在使用燃油卡加油时，应在加油站的加油记录上签字确认。2.车辆维修保养费：车辆维修保养由公司指定的维修保养点负责。车辆使用人发现车辆故障或需要进行维修保养时，应填写《车辆维修保养申请表》，详细说明故障情况、维修保养项目等内容，并经部门负责人签字确认后，提交公司行政部门审核。行政部门审核通过后，安排车辆到指定维修保养点进行维修保养。维修保养费用由公司财务部门根据维修保养发票和维修保养记录进行审核后，统一支付。3.车辆保险费：公司统一为车辆办理保险手续，保险费用由公司财务部门根据保险合同约定进行支付。车辆保险到期前，行政部门应及时通知财务部门办理续保手续。4.车辆其他费用：车辆的年检费、路桥费、停车费等其他费用，由车辆使用人在发生费用后，凭有效票据到公司财务部门报销。报销时，应填写《费用报销申请表》，并按照公司费用报销流程进行审批。四、车辆维修管理（一）维修计划1.公司行政部门应定期组织对车辆进行检查和维护，根据车辆的使用情况和技术状况，制定车辆维修计划。维修计划应包括维修项目、维修时间、维修预算等内容。2.车辆维修计划经行政部门负责人审核后，报公司财务部门备案。财务部门根据维修计划，合理安排维修资金。（二）维修审批1.车辆维修前，使用人应填写《车辆维修申请表》，详细说明车辆故障情况、维修项目、预计维修费用等内容，并附车辆维修检查报告。2.《车辆维修申请表》经部门负责人审核后，报公司行政部门。行政部门负责对车辆维修的必要性、合理性进行审核，并提出审核意见。3.行政部门审核通过后，将《车辆维修申请表》提交公司财务部门。财务部门对维修费用的预算、资金来源等进行审核，并提交公司管理层审批。4.公司管理层根据行政部门和财务部门的审核意见，对车辆维修申请进行审批。审批通过后，由行政部门安排车辆到指定维修保养点进行维修。（三）维修结算1.车辆维修完成后，维修保养点应出具维修发票和维修清单，详细记录维修项目名称、维修工时、维修配件等信息。2.车辆使用人应将维修发票和维修清单提交公司行政部门审核。行政部门审核无误后，在维修发票上签字确认，并将维修发票和维修清单提交公司财务部门。3.财务部门根据维修发票和维修清单，对维修费用进行审核。审核通过后，按照公司财务制度规定的付款方式和时间，支付维修费用。（四）维修监督1.公司行政部门应加强对车辆维修过程的监督管理，定期到维修保养点检查车辆维修情况，确保维修质量和维修费用的合理性。2.如发现维修保养点存在维修质量问题或虚报维修费用等情况，行政部门应及时责令其整改，并按照合同约定追究其责任。五、车辆处置管理（一）处置申请1.公司资产管理部门定期对车辆进行清查盘点，根据车辆的使用情况和技术状况，提出车辆处置申请。处置申请应详细说明车辆处置的原因、处置方式、预计处置价格等内容，并附车辆清查盘点报告。2.车辆处置申请经资产管理部门负责人审核后，报公司财务部门。财务部门对处置车辆的账面价值、处置价格等进行审核，并提交公司管理层审批。（二）处置审批1.公司管理层根据资产管理部门和财务部门的审核意见，对车辆处置申请进行审批。审批通过后，由资产管理部门负责办理车辆处置手续。2.对于价值较大的车辆处置，应按照公司国有资产处置管理规定，报上级主管部门或国有资产管理部门审批。（三）处置方式1.车辆处置方式包括出售、报废、捐赠等。出售车辆应通过公开拍卖、招标等方式进行，确保处置价格合理、公正。报废车辆应按照国家有关规定进行报废处理，办理报废手续。捐赠车辆应按照公司捐赠管理规定，办理相关手续。2.在车辆处置过程中，应妥善处理车辆的相关证件、资料等，确保处置工作的顺利进行。（四）处置结算1.车辆处置完成后，资产管理部门应及时将处置收入上缴公司财务部门。财务部门根据处置收入和车辆账面价值，进行账务处理，核算处置损益。2.对于报废车辆，其处置收入扣除相关处置费用后的余额，按照公司财务制度规定进行处理。六、车辆保险管理（一）保险政策1.公司统一制定车辆保险政策，明确车辆保险的种类、保险金额、保险期限、保险费率等内容。2.车辆保险政策应根据国家有关法律法规和公司实际情况进行制定，并报公司管理层审批。（二）保险办理1.公司行政部门负责统一办理车辆保险手续，并与保险公司签订保险合同。在办理保险手续时，应认真审核保险条款，确保保险责任明确、保险费用合理。2.行政部门应及时将保险合同副本提交公司财务部门备案。财务部门根据保险合同约定，按时支付保险费用。（三）保险理赔1.车辆发生保险事故后，车辆使用人应立即通知公司行政部门和保险公司，并保护好事故现场。行政部门应及时协助使用人办理保险理赔手续，提供相关证明材料。2.保险公司理赔款到账后，财务部门应按照公司财务制度规定进行账务处理。如理赔款不足以弥补车辆损失，其差额部分按照公司相关规定进行处理。七、车辆财务核算与报表（一）核算原则1.公司车辆财务核算应按照国家有关会计准则和财务制度的规定进行，确保财务信息真实、准确、完整。2.车辆购置、使用、维修、处置等各项费用应按照权责发生制原则进行核算，正确划分收益性支出和资本性支出。（二）核算方法1.车辆购置成本：车辆购置成本包括车辆价款、购置税、上牌费、保险费等相关费用，按照实际发生额计入固定资产原值。2.车辆折旧：车辆折旧采用平均年限法计提，折旧年限根据车辆的使用性质和预计使用寿命确定。折旧计算公式为：年折旧额=固定资产原值×（1预计净残值率）÷折旧年限。3.车辆维修保养费：车辆维修保养费按照实际发生额计入当期费用。4.车辆燃油费、保险费、年检费、路桥费、停车费等其他费用：按照实际发生额计入当期费用。（三）财务报表1.公司财务部门应定期编制车辆财务报表，包括车辆资产负债表、车辆利润表、车辆现金流量表等。车辆财务报表应真实反映公司车辆资产的状况、运营情况和财务成果。2.车辆财务报表经财务部门负责人审核后，提交公司管理层和相关部门。管理层和相关部门应根据车辆财务报表提供的信息，及时掌握车辆财务状况，做出合理的决策。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对车辆财务管理情况进行审计，检查车辆购置、使用、维修、处置等环节的财务制度执行情况，财务核算的准确性和合规性等。2.内部审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。被审计部门应按照审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。（二）财务检查1.公司财务部门定期对车辆财务收支情况进行检查，核对车辆费用报销凭证的真实性、合法性和完整性，检查车辆预算执行情况等。2.财务部门应建立财务检查记录，对检查中发现的问题及时进行处理。对于违反财务制度的