货款财务制度

PAGE货款财务制度一、总则1.目的本货款财务制度旨在规范公司货款的财务管理流程，确保货款的安全、及时回收，提高资金使用效率，保障公司财务健康稳定发展。通过明确各部门在货款管理中的职责，加强内部控制，防范财务风险，为公司业务的持续运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及货款收付的业务活动，包括但不限于销售商品、提供劳务等产生的应收账款和应付账款管理。涵盖公司总部及各分支机构、子公司。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及会计准则，确保货款财务活动合法合规。准确性原则：货款记录必须准确无误，财务数据真实可靠，保证账账相符、账实相符。及时性原则：及时处理货款收付业务，加速资金周转，减少资金占用成本。安全性原则：加强货款风险管理，保障资金安全，防止货款流失。责任明确原则：明确各部门及相关人员在货款管理中的职责，做到责任清晰，奖惩分明。二、职责分工1.销售部门负责客户开发与维护，签订销售合同，明确货款结算方式、期限等条款。及时跟踪客户订单执行情况，协调解决发货、验收等问题，确保客户按时付款。定期与财务部门核对客户应收账款余额，协助催收逾期账款。2.财务部门负责制定货款财务管理制度和流程，指导和监督各部门货款财务管理工作。审核销售合同中的货款结算条款，确保符合公司财务政策和风险控制要求。准确记录货款收付情况，定期编制应收账款账龄分析表，为货款催收提供数据支持。负责与客户沟通货款支付事宜，对逾期账款进行风险评估，并采取相应的催收措施。参与制定信用政策，对客户信用状况进行评估和管理。3.采购部门负责供应商选择与管理，签订采购合同，明确付款方式、期限等条款。跟踪采购订单执行情况，协调到货验收等工作，确保按时支付货款。定期与财务部门核对供应商应付账款余额，协助处理付款相关问题。4.物流部门负责货物的运输、配送及交付，确保货物安全、及时送达客户手中。配合销售部门提供货物运输凭证、签收单等相关资料，作为货款结算的依据。5.法务部门审核销售合同、采购合同等涉及货款的法律条款，确保合同合法有效。为货款催收、纠纷处理等提供法律支持和建议，维护公司合法权益。三、销售与收款管理1.销售合同管理销售合同由销售部门负责起草，经相关部门审核后，报公司法定代表人或授权代表签署。合同中应明确规定商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限、违约责任等条款。财务部门应参与销售合同的审核，重点审查货款结算条款的合理性和风险可控性。对于涉及大额货款、特殊结算方式或信用期限较长的合同，应进行专项风险评估。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本交财务部门备案，作为货款核算和管理的依据。2.发货与开票管理销售部门根据销售合同安排发货，物流部门负责组织运输和交付。发货时应确保货物的品种、数量、规格等与合同一致，并及时取得客户签收的送货凭证。财务部门在收到销售部门传递的发货信息及相关凭证后，根据合同约定开具发票。发票开具应准确无误，注明商品或服务的名称、规格、数量、金额、税率等信息。对于先开票后发货的业务，销售部门应在发货后及时通知财务部门，财务部门应跟踪发货进度，确保货款及时收回。3.应收账款管理财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、金额、账龄、到期日、收款情况等信息。定期对应收账款进行账龄分析，编制账龄分析表，将应收账款按账龄长短进行分类统计，以便及时发现逾期账款，采取相应的催收措施。销售部门应定期与财务部门核对客户应收账款余额，对于差异情况及时查明原因并进行调整。对于逾期应收账款，财务部门应及时向销售部门通报，并共同制定催收方案。催收方式可包括电话催收、函件催收、上门催收、法律诉讼等。根据客户信用状况和货款回收情况，财务部门可建议销售部门调整信用政策，如缩短信用期限、减少信用额度等。4.收款管理客户应按照销售合同约定的付款方式和期限支付货款。销售部门应及时跟踪客户付款情况，确保货款按时足额到账。财务部门收到货款后，应及时进行账务处理，核对收款金额与应收账款余额是否一致。如发现差异，应及时查明原因并与相关部门沟通解决。对于收到的银行承兑汇票等票据，财务部门应按照票据管理规定进行妥善保管和处理，确保票据的真实性、有效性和安全性。四、采购与付款管理1.采购合同管理采购合同由采购部门负责起草，经相关部门审核后，报公司法定代表人或授权代表签署。合同中应明确规定采购商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限、违约责任等条款。财务部门应参与采购合同的审核，重点审查付款条款的合理性和资金安排的可行性。对于涉及大额采购、预付款项或特殊付款方式的合同，应进行专项风险评估。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本交财务部门备案，作为货款核算和管理的依据。2.到货与验收管理采购部门根据采购合同安排供应商发货，物流部门负责组织运输和接收货物。到货时应核对货物的品种、数量、规格等是否与合同一致，并及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照相关标准和合同要求对货物进行检验，出具检验报告。如发现货物存在质量问题或与合同不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。采购部门在收到质量检验合格的货物后，应及时办理入库手续，并将入库单传递给财务部门。3.应付账款管理财务部门应建立应付账款台账，详细记录每笔应付账款的供应商名称、金额、账龄、到期日、付款情况等信息。定期对应付账款进行账龄分析，编制账龄分析表，将应付账款按账龄长短进行分类统计，以便合理安排资金支付，维护公司良好的商业信用。采购部门应定期与财务部门核对供应商应付账款余额，对于差异情况及时查明原因并进行调整。根据供应商信用状况和货款支付情况，财务部门可建议采购部门优化付款安排，如合理利用供应商提供的信用期、争取更有利的付款条件等。4.付款管理财务部门应根据采购合同约定的付款方式和期限，审核付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由等信息，并附相关的发票、入库单、验收报告等凭证。对于符合付款条件的申请，财务部门应及时安排资金支付。付款方式可包括银行转账、支票、汇票等。在付款前，应确保资金来源充足，付款流程合规。对于预付款项，采购部门应在合同签订后按照约定及时申请支付，并跟踪预付款项的使用情况，确保专款专用。财务部门应定期与供应商核对付款情况，如发现付款差异或其他问题，应及时与供应商沟通解决。五、信用管理1.信用政策制定财务部门会同销售部门、市场部门等相关部门，根据公司业务发展战略、市场竞争状况、客户信用状况等因素，制定公司的信用政策。信用政策应包括信用额度、信用期限、信用标准、收款政策等内容。信用额度是指公司给予客户的最大赊销金额；信用期限是指客户可以延期付款的最长时间；信用标准是指公司判断客户是否具备信用资格的依据；收款政策是指公司针对逾期账款采取的催收措施和奖惩办法。信用政策应定期进行评估和调整，以适应市场变化和公司业务发展需要。2.客户信用评估销售部门负责收集客户的基本信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、联系方式、经营状况、财务状况等。财务部门会同销售部门、市场部门等相关部门，根据收集到的客户信息，运用信用评估模型或其他方法，对客户的信用状况进行评估。评估内容可包括客户的偿债能力、盈利能力、营运能力、信用记录等方面。根据客户信用评估结果，将客户分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用恶劣）等。针对不同信用等级的客户，制定相应的信用政策和管理措施。3.信用额度调整销售部门应定期跟踪客户的经营状况和付款情况，如发现客户信用状况发生变化，应及时向财务部门提出调整信用额度的申请。财务部门会同销售部门、市场部门等相关部门，对客户信用状况进行重新评估，根据评估结果决定是否调整信用额度。如客户信用状况恶化，应及时降低其信用额度；如客户信用状况良好且业务合作稳定，可适当提高其信用额度。信用额度调整后，销售部门应及时通知客户，并在销售合同中明确新的信用额度和信用期限等条款。4.信用风险管理建立客户信用风险预警机制，财务部门定期对客户应收账款账龄、逾期情况等进行分析，当发现客户出现逾期账款或信用状况恶化迹象时，及时发出预警信号。销售部门收到预警信号后，应立即采取相应措施加强对该客户的货款催收和风险管理，如暂停发货、要求客户提供担保、调整信用政策等。对于信用风险较高的客户，公司应制定专项风险管理预案，采取更加严格的管控措施，必要时可终止合作关系，以降低公司的信用风险和货款损失。六、票据管理1.票据种类本制度所指票据包括银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等。2.票据取得在销售业务中，如客户以票据方式支付货款，销售部门应确保票据的真实性、有效性和完整性。收到票据后，应及时交财务部门进行审核和保管。在采购业务中，如公司以票据方式支付货款，采购部门应按照合同约定和财务部门要求，及时取得合法有效的票据，并交财务部门进行账务处理。3.票据保管财务部门应设立专门的票据保管岗位，配备保险柜等必要的保管设备，对票据进行妥善保管。票据保管人员应建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、出票日期、到期日、金额、出票人、收款人等信息。定期对票据进行盘点核对，确保账实相符。如发现票据丢失、被盗或其他异常情况，应及时报告并采取相应的补救措施。4.票据背书转让如需将票据背书转让给其他单位，财务部门应按照相关法律法规和公司内部规定进行审批，并办理背书转让手续。背书转让应确保票据的连续性和真实性，背书内容应清晰、完整。背书转让后，财务部门应及时进行账务处理，调整相关账户余额。5.票据贴现与托收对于即将到期的票据，如公司急需资金，可根据实际情况考虑办理票据贴现业务。票据贴现应按照银行相关规定办理手续，确保贴现业务合法合规。财务部门应根据贴现金额、贴现利息等因素，准确计算贴现净额，并进行账务处理。对于到期的票据，财务部门应及时办理托收手续，确保票据款项按时足额收回。在托收过程中，应跟踪托收进度，如发现问题及时与银行沟通解决。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对货款财务管理制度的执行情况进行审计监督，检查各部门在货款管理中的职责履行情况、财务流程的合规性、货款记录的准确性等。审计部门应制定详细的审计计划和审计方案，通过查阅凭证、账簿、合同等资料，实地走访相关部门和人员，对货款管理情况进行全面审查。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。整改情况应向公司管理层报告。2.财务检查财务部门定期对货款财务数据进行自查，确保财务记录准确无误，账账相符、账实相符。财务部门应按照相关财务制度和会计准则的要求，对货款收付业务进行账务处理和核对，检查应收账款、应付账款等科目余额的准确性和合理性。对于发现的财务问题，财务部门应及时进行调整和纠正，并分析原因，采取相应的防范措施，避免类似问题再次发生。3.绩效考核建立货款管理绩效考核制度，将货款回收率、逾期账款控制率、资金周转率等指标纳入各部门和相关人员的绩效考核体系。销