发票催收财务制度范本

PAGE发票催收财务制度范本一、总则1.目的本制度旨在规范公司发票催收流程，加强财务管理，确保公司资金及时回笼，降低财务风险，维护公司合法权益，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及发票开具与催收的业务活动，包括但不限于销售商品、提供劳务等产生的各类发票。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规和财务会计准则，确保发票催收工作合法合规。及时高效原则：明确各环节职责和时间节点，及时跟进发票催收进度，提高资金回笼效率。责任明确原则：将发票催收责任落实到具体部门和个人，确保催收工作有序开展。风险防控原则：对发票催收过程中的风险进行识别、评估和控制，避免坏账损失。二、发票开具管理1.开票流程业务部门在与客户签订合同或达成业务意向后，应及时将相关信息传递给财务部门。信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、业务内容、金额、开票要求等。财务部门根据业务部门提供的信息，按照国家税收法规和公司财务制度，准确开具发票。发票开具应确保内容真实、完整、准确，字迹清晰，不得压线、错格。发票开具后，由专人负责核对发票信息，确保无误后加盖发票专用章。财务部门应建立发票开具台账，详细记录发票号码、开票日期、客户名称、金额、税额、交付方式等信息，以便跟踪和查询。2.开票时间规定对于已确认收入的业务，应在规定的纳税义务发生时间内开具发票。一般情况下，销售货物为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。提供劳务则按照合同约定的收款时间开具发票。特殊业务的开票时间按照相关税收法规和公司与客户的约定执行。如合同约定分期收款的，应按照分期收款时间分别开具发票。3.发票交付发票交付方式可根据客户要求和实际情况选择邮寄、专人送达或电子发票推送等方式。采用邮寄方式交付发票的，应选择可靠的快递公司，并妥善保管快递单号，以便查询发票送达情况。专人送达发票的，应由送达人员与客户办理签收手续，签收记录应注明发票号码、送达日期、客户签收人等信息。推送电子发票的，应确保客户能够正常接收和查阅，并留存相关推送记录。三、发票催收职责分工1.业务部门职责负责与客户沟通协调，了解客户付款情况，及时反馈发票催收过程中的问题和信息。协助财务部门进行发票催收工作，提供与客户相关的业务资料和背景信息，以便制定合理的催收策略。对逾期未付款的客户，按照公司规定采取相应的催款措施，如发送催款函、暂停业务合作等，并及时向财务部门通报进展情况。负责跟踪客户款项支付情况，确保款项及时足额到账。2.财务部门职责负责建立发票催收台账，详细记录发票开具、交付、催收进度等信息，定期对台账进行核对和更新。按照规定的时间节点，对到期未收回的发票进行统计和分析，确定重点催收对象，并制定催收计划。负责与客户进行沟通，发送催款通知，告知客户发票金额、到期时间、逾期后果等信息，督促客户及时付款。对催收过程中出现的问题和风险进行评估和预警，及时向公司管理层汇报，并提出相应的建议和措施。负责与税务部门沟通协调，处理发票相关的税务问题，确保公司税务合规。3.法务部门职责（如有）为发票催收工作提供法律支持，审查催款函、合同等法律文件，确保催收行为合法合规。对逾期时间较长、催款难度较大的客户，协助制定法律解决方案，如发送律师函、提起诉讼等。参与处理因发票催收引发的法律纠纷，维护公司合法权益。四、发票催收流程1.首次催收发票到期前[X]天，财务部门通过邮件、短信或电话等方式提醒客户发票即将到期，请及时付款。发送提醒信息时，应明确告知客户发票号码、金额、到期日期等关键信息。2.逾期催收发票逾期后，财务部门应在[X]个工作日内发送催款函给客户。催款函应注明发票号码、金额、逾期天数、逾期利息（如有）、付款要求等内容，并加盖公司公章。催款函可通过邮寄或专人送达的方式交付客户。同时，财务部门应留存催款函的发送记录，如快递单号、送达回执等。业务部门应配合财务部门进行逾期款项的催收工作，与客户沟通了解逾期原因，协商解决方案。如客户提出合理的付款计划，业务部门应及时反馈给财务部门。对于逾期时间较长、催款难度较大的客户，财务部门应及时将情况汇报给公司管理层，并根据管理层的指示，联合法务部门采取进一步的催收措施，如发送律师函、提起诉讼等。3.催收记录与跟踪财务部门应建立发票催收记录档案，详细记录每次催收的时间、方式、内容、客户反馈等信息。催收记录应妥善保存，以备查阅。对已发送催款函或采取其他催收措施的发票，财务部门应定期跟踪催收进展情况，及时更新催收台账。如客户有付款意向或已付款，应及时记录付款时间、金额等信息。对于多次催收仍未收回的发票，财务部门应分析原因，总结经验教训，调整催收策略，并将相关情况向公司管理层汇报。五、逾期发票处理1.坏账准备计提财务部门应按照公司财务制度和会计准则，定期对逾期发票进行评估，判断是否存在坏账风险。对于预计无法收回的逾期发票，应按照规定计提坏账准备。坏账准备的计提方法和比例应符合国家法律法规和公司财务政策的要求。计提坏账准备时，应编制相应的会计凭证，并在财务报表中如实反映。2.坏账核销对于已计提坏账准备且确实无法收回的逾期发票，经公司管理层批准后，可进行坏账核销。坏账核销应按照规定的程序进行，包括填写坏账核销申请表、提供相关证明材料、经财务部门审核、公司管理层审批等环节。坏账核销后，应在财务账目中进行相应的账务处理，冲减坏账准备和应收账款。同时，应将坏账核销情况记录在案，以备审计和检查。3.后续跟踪与追偿即使发票已进行坏账核销，公司仍应继续关注客户的经营状况和财务状况，如有可能恢复付款能力，应及时采取措施进行追偿。对于因客户破产、注销等原因导致无法收回的发票，应依法依规进行处理，如申报债权等，以维护公司的合法权益。六、发票催收监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对发票催收工作进行审计监督，检查发票催收流程是否合规、催收记录是否完整、坏账准备计提和核销是否准确等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。财务部门应定期向公司管理层汇报发票催收工作进展情况，包括催收金额、回收率、逾期发票情况等，以便管理层及时了解公司资金回笼状况，做出决策。2.考核机制建立发票催收工作考核制度，对业务部门和财务部门的发票催收工作进行量化考核。考核指标包括发票回收率、逾期发票率、坏账率等。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，如奖金、荣誉证书等；对未完成考核指标的部门和个人进行相应的处罚，如扣减绩效奖金、通报批评等。考核结果应与部门和个人的绩效挂钩，激励各部门和员工积极做好发票催收工