财务制度与采购流程

PAGE财务制度与采购流程一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务行为和采购流程，确保公司资金的合理使用和物资采购的合规、高效进行，保障公司运营的稳健性，维护公司及相关方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在财务活动和采购业务中的行为准则。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保公司财务制度与采购流程合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确，采购信息真实完整，为公司决策提供可靠依据。3.效益性原则：在保证财务安全和采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化和采购成本最小化。4.制衡性原则：建立健全财务与采购各环节的相互制约机制，防止舞弊和错误发生。二、财务制度（一）财务预算管理1.预算编制每年末各部门应根据公司战略规划和年度经营目标，结合本部门业务情况，编制下一年度财务预算草案。预算内容涵盖收入、成本、费用、资金等方面，应详细、具体且具有可操作性。财务部门负责汇总各部门预算草案，进行综合平衡和审核，形成公司年度财务预算方案。2.预算执行各部门严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算项目和金额。财务部门对预算执行情况进行监控，定期分析预算执行差异，及时向相关部门反馈并提出改进建议。3.预算调整当遇到重大市场变化、政策调整等不可抗力因素导致原预算无法执行时，可申请预算调整。预算调整需由申请部门提出书面报告，详细说明调整原因、调整内容及对公司财务状况的影响，经财务部门审核、公司管理层审批后执行。（二）资金管理1.资金筹集根据公司发展需要，合理确定资金筹集方式，包括股权融资、债权融资等。融资活动应严格按照法律法规要求进行，确保融资渠道合法合规，融资成本合理可控。制定资金筹集计划，明确筹集时间、金额、用途等，保障公司资金链稳定。2.资金使用建立资金审批制度，明确各类资金支出的审批流程和权限。资金支出应遵循“先预算、后支出”原则，严格控制费用开支，确保资金使用符合公司预算和业务需求。加强资金安全管理，确保资金收付准确、及时，防范资金风险。3.资金结算规范资金结算方式，根据业务性质和风险程度选择合适的结算工具，如支票、汇票、电汇等。加强银行账户管理，定期核对银行账目，确保资金余额准确无误。建立资金结算档案管理制度，妥善保管各类结算凭证和相关资料。（三）会计核算1.核算原则遵循国家统一的会计准则和会计制度，采用权责发生制进行会计核算。确保会计信息真实、准确、完整、及时，为公司财务管理和决策提供可靠支持。2.会计科目设置根据公司业务特点和财务管理要求，合理设置会计科目，确保会计核算能够清晰反映公司财务状况和经营成果。会计科目应保持相对稳定，如有调整需经公司管理层批准，并做好相应的账务处理衔接工作。3.财务报表编制按照规定的时间和格式编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应经财务负责人审核、公司管理层审批后对外报送。定期对财务报表进行分析，为公司经营决策提供数据支持和财务建议。（四）财务监督1.内部审计设立独立的内部审计部门，定期对公司财务收支、经济活动等进行审计监督。内部审计应制定详细的审计计划，明确审计范围、内容和重点，确保审计工作全面、深入。审计部门应及时出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务检查财务部门定期对公司各部门财务制度执行情况进行检查，重点检查财务收支的合规性、预算执行情况等。对检查中发现的问题及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并对整改结果进行复查。3.外部监督积极配合国家财政、税务、审计等部门的监督检查，如实提供相关资料和信息。根据外部监督意见，及时调整和完善公司财务制度和管理措施，确保公司财务工作合法合规。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求分析各部门根据业务发展需要和实际工作情况，定期对物资和服务需求进行分析。明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购计划编制采购部门依据各部门需求分析结果，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应具有前瞻性和合理性，避免盲目采购和重复采购。采购计划需经部门负责人审核、公司管理层审批后执行。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。选择若干家符合要求的供应商作为潜在合作对象，进入供应商考察环节。2.供应商考察采购部门会同相关部门对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、生产能力、质量管理体系等。考察结束后，采购部门应撰写考察报告，对供应商进行综合评价，确定合格供应商名单。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商基本信息、合作历史、评价结果等。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整合作策略，如增加或减少采购份额、暂停合作等。加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，共同促进公司采购业务的顺利开展。（三）采购实施1.采购申请各部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息。采购申请表需经部门负责人签字审批后提交采购部门。2.采购订单下达采购部门收到采购申请表后，对其进行审核，确认采购需求合理合规。根据审核结果，选择合适的供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的各项要求、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购订单需经采购部门负责人签字确认后发送给供应商。3.采购合同签订对于金额较大、采购周期较长或涉及重要物资和服务的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同需经公司法律顾问审核、公司管理层审批后签订。4.采购执行与跟踪采购部门负责跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如遇供应商交货延迟、质量问题等异常情况，采购部门应及时采取措施，如催促供应商整改、调整交货计划、追究违约责任等，保障公司采购利益不受损失。（四）验收与付款1.验收采购物资到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收部门按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行检验，填写验收报告。如验收合格，验收部门应在验收报告上签字确认；如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至问题得到妥善处理。2.付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请。付款申请需经采购部门、验收部门负责人签字，财务负责人审核，公司管理层审批后办理付款手续。严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，确保公司资金安全和供应商利益。四、附则（一）解释权本制度由公司财务