追款财务制度

PAGE追款财务制度一、总则（一）目的为规范公司追款财务行为，加强追款财务管理，保障公司资金安全，提高资金使用效率，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及追款业务的财务活动，包括但不限于应收账款、其他应收款等款项的追收。（三）基本原则1.依法合规原则：追款财务活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保公司行为合法合规。2.风险控制原则：在追款过程中，充分评估风险，采取有效措施防范和控制风险，确保追款工作的顺利进行和资金安全。3.成本效益原则：追款工作应在保证效果的前提下，合理控制成本，提高追款效益。4.责任明确原则：明确各部门和人员在追款财务活动中的职责，确保责任落实到人。二、追款财务职责分工（一）销售部门1.负责销售合同的签订与执行，确保合同条款明确、合法，为追款工作提供基础依据。2.对客户的信用状况进行评估，建立客户信用档案，及时更新客户信息。3.负责应收账款的日常管理，定期与客户核对账目，及时发现并反馈账款异常情况。4.制定销售回款计划，明确各阶段的回款目标，并跟踪执行情况。5.负责组织实施追款工作，与客户沟通协商，催收回款。（二）财务部门1.负责建立健全追款财务管理制度，规范追款财务流程。2.负责应收账款的核算与管理，准确记录账款的发生、收回等情况，定期编制应收账款账龄分析表。3.协助销售部门制定销售回款计划，并对回款计划的执行情况进行监督和分析。4.负责追款资金的管理，确保资金安全、及时到账。对追款过程中涉及的资金收付进行审核和记录。5.定期向管理层汇报追款财务情况，提供财务分析和建议，为决策提供支持。6.配合销售部门开展追款工作，提供必要的财务数据和信息。（三）法务部门1.负责审核销售合同及相关文件，确保合同条款合法有效，避免法律风险。2.为追款工作提供法律支持，协助制定追款策略，起草催款函、律师函等法律文书。3.参与重大追款案件的处理，提供法律意见和建议，必要时代表公司进行诉讼或仲裁。4.跟踪法律案件的进展情况，维护公司合法权益。（四）其他部门根据公司内部职责分工，配合销售部门、财务部门和法务部门开展追款工作，提供相关信息和支持。三、追款财务流程（一）账款登记与核对1.销售部门在销售业务发生后，应及时将销售合同及相关信息传递给财务部门。财务部门根据合同条款和实际发货情况，对应收账款进行详细登记，包括客户名称、金额、账期、合同编号等信息。2.财务部门定期与销售部门核对账目信息，确保双方记录一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。3.销售部门应定期与客户核对账款，确认账款金额、账期等信息。核对过程中如发现客户对账款有异议，应及时与客户沟通，查明原因，并将情况反馈给财务部门。（二）账龄分析与预警1.财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。账龄分析表应详细列出不同账龄区间的应收账款金额、占比等信息。2.根据账龄分析结果，对逾期账款进行重点关注。设定不同账龄区间的预警指标，如逾期1个月、3个月、6个月等的账款占比及金额上限。当实际情况超过预警指标时，及时发出预警信号。3.财务部门将账龄分析表和预警信息定期反馈给销售部门，销售部门根据预警情况及时调整追款策略，加大追款力度。（三）催款措施1.对于逾期账款，销售部门应首先采取电话、邮件、函件等方式进行催款。催款函应明确账款金额、逾期时间、催款要求等内容，并加盖公司公章。2.根据客户的信用状况和逾期情况，销售部门可安排专人上门催款。上门催款人员应做好记录，包括催款过程、客户反馈等信息，并及时向销售部门汇报。3.如客户仍未还款，销售部门可考虑采取法律手段追款。在决定采取法律手段前，应及时与法务部门沟通，提供相关证据和信息，法务部门进行法律风险评估，并提供法律支持和建议。（四）追款记录与报告1.销售部门在追款过程中，应详细记录每次催款的时间、方式、内容、客户反馈等信息，形成追款记录。追款记录应妥善保存，以备查阅。2.财务部门应定期统计追款情况，包括已收回账款金额、未收回账款金额、追款成本等信息，并编制追款报告。追款报告应分析追款工作的进展情况、存在的问题及下一步工作计划。报告应定期提交给管理层，为公司决策提供依据。（五）款项收回与核销1.当客户归还账款时，财务部门应及时核对款项金额、来源等信息，确保款项准确无误。2.款项到账后，财务部门应按照相关规定进行账务处理，核销相应的应收账款。同时，更新应收账款账龄分析表和客户信用档案。3.销售部门应及时确认款项已收回，并将收回情况反馈给财务部门。如发现款项存在差异或其他问题，应及时与财务部门沟通解决。四、追款财务风险管理（一）信用风险1.销售部门应加强对客户信用状况的评估和管理，建立完善的客户信用档案。在签订销售合同前，充分了解客户的信用状况、经营情况、财务状况等信息，合理确定信用额度和账期。2.定期对客户信用状况进行跟踪和评估，根据客户的经营变化、信用记录等情况及时调整信用额度和账期。如发现客户信用状况恶化，应及时采取措施，如减少信用额度、缩短账期、停止发货等，降低信用风险。3.对于新客户或信用状况不明的客户，可采取预收货款、银行保函、信用保险等方式，降低信用风险。（二）法律风险1.法务部门应加强对销售合同及相关文件的审核，确保合同条款合法有效，避免法律漏洞和风险。在合同签订过程中，充分考虑可能出现的法律问题，明确双方的权利义务和违约责任。2.在追款过程中，严格按照法律法规的要求采取催款措施，确保催款行为合法合规。如需采取法律手段追款，应及时委托专业律师事务所，提供充分的证据和信息，确保诉讼或仲裁的顺利进行。3.定期组织公司员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识和风险防范能力，避免因员工法律知识不足导致的法律风险。（三）资金风险1.财务部门应加强对追款资金的管理，确保资金安全、及时到账。建立健全资金管理制度，规范资金收付流程，严格执行资金审批制度。2.合理安排追款资金，避免因资金不足影响追款工作的顺利进行。对于金额较大的追款项目，可提前制定资金预算，确保资金的充足供应。3.加强对资金到账情况的监控，及时发现并处理资金异常情况。如发现客户付款存在延迟、金额不符等问题，应及时与客户沟通核实，并采取相应的措施保障资金安全。五、追款财务监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对追款财务活动进行审计监督，检查追款财务制度的执行情况、账款核算的准确性、资金管理的合规性等。2.审计部门在审计过程中发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反追款财务制度的行为，应按照公司相关规定进行处理。（二）外部监督1.接受税务、工商等相关部门的监督检查，确保公司追款财务活动符合国家法律法规和相关政策要求。2.配合会计师事务所等中介机构的审计工作，提供真实、准确、完整的财务资料和信息。（三）考核机制1.建立追款财务考核机制，对销售部门、财务部门等相关部门和人员的追款工作进行考核评价。考核指标包括应收账款回收率、逾期账款占比、追款成本等。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和人员给予奖励，对未完成考核指标的部门和人员进行相应的处罚。奖励和处罚措施应明确具体，具有激励和约束作用。3