物业财务制度

PAGE物业财务制度一、总则（一）目的为加强本物业公司财务管理，规范财务行为，确保公司财务工作有序进行，提高资金使用效益，保障公司健康稳定发展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于本物业公司及其下属各部门、各项目管理处。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务数据应准确无误，确保财务报表和财务信息的可靠性。4.完整性原则：全面涵盖公司各项财务收支及资产负债情况，不得遗漏重要财务事项。5.及时性原则：及时记录、处理财务业务，按时编制财务报表，为公司决策提供及时有效的财务信息。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置公司设立独立的财务管理部门，负责公司整体财务工作的组织、协调和管理。财务管理部门应根据工作需要，合理设置岗位，明确各岗位职责。（二）财务人员配备1.配备具备专业财务知识和技能的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等岗位。2.财务人员应具备相应的从业资格证书，并定期参加专业培训，不断提升业务水平和综合素质。（三）财务人员职责1.财务经理职责全面负责公司财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全公司财务管理制度和内部控制制度，确保财务工作规范有序。组织编制公司年度预算、财务报表和财务分析报告，为公司决策提供依据。负责资金管理，合理安排资金使用，确保公司资金安全和正常运转。监督财务收支情况，审核各项费用报销和付款申请，防范财务风险。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的财务外部环境。组织财务人员培训和考核，提高财务团队整体素质。2.会计职责按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责财务数据的收集、整理和分析，为财务决策提供数据支持。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。定期核对账目，确保账账相符、账实相符，发现问题及时查明原因并进行处理。负责会计档案的整理、归档和保管工作，确保会计档案的安全完整。3.出纳职责负责公司现金收付、银行结算业务，严格按照现金管理和银行结算制度办理相关业务。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据，确保资金和票据安全。负责员工工资、奖金等款项的发放工作，确保发放准确及时。协助会计做好财务核算工作，提供相关财务数据和资料。三、财务预算管理（一）预算编制原则1.以收定支原则：根据公司预计收入情况，合理安排支出，确保收支平衡。2.全面性原则：涵盖公司各项收入、成本、费用及资金收支等方面，做到全面预算。3.准确性原则：预算编制应基于对市场情况、公司业务发展趋势等的准确预测，提高预算的可靠性。4.严肃性原则：预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。（二）预算编制方法1.收入预算：根据公司物业管理项目的收费标准、预计入住率、新增项目等因素，综合考虑市场变化和政策调整，编制年度收入预算。2.成本预算人员成本预算：根据公司人员编制、工资标准、福利政策等，计算年度人员成本。物料成本预算：根据物业管理服务所需的各类物资消耗情况，结合历史数据和业务发展需求，编制物料成本预算。能耗成本预算：考虑水、电、气等能源消耗情况及价格变动因素，编制能耗成本预算。其他成本预算：包括办公费用、差旅费、业务招待费等其他各项成本费用，根据实际业务需求和相关标准进行编制。3.费用预算：按照公司管理要求和费用控制标准，对管理费用、财务费用等进行预算编制。（三）预算编制流程1.每年末，各部门根据本部门下一年度工作计划和业务需求，编制本部门预算草案，提交至财务管理部门。2.财务管理部门对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体战略目标和财务状况，提出调整意见，形成公司年度预算草案。3.公司年度预算草案经公司管理层审议通过后，报董事会批准。4.董事会批准后的年度预算下达至各部门执行，并作为公司年度考核的重要依据。（四）预算执行与监控1.各部门应严格按照预算执行，确保各项收入、成本、费用控制在预算范围内。2.财务管理部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行偏差，并向公司管理层报告。3.对于预算执行过程中出现的重大偏差或不可抗力因素导致的预算调整事项，需按照规定的程序进行审批。（五）预算调整1.在预算执行过程中，如因市场环境变化、公司业务调整等原因，导致原预算无法执行或需要调整时，各部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容及对公司财务状况和经营成果的影响。3.财务管理部门对预算调整申请进行审核，并提出审核意见，报公司管理层审批。4.经公司管理层批准后的预算调整事项，应及时下达至各部门执行，并对相关预算指标进行调整。四、收入管理（一）物业管理费收入1.按照与业主签订的物业服务合同约定的收费标准和收费方式，及时足额收取物业管理费。2.建立物业管理费收费台账，详细记录每户业主的缴费情况，包括缴费金额、缴费时间、欠费金额等信息。3.定期对物业管理费欠费情况进行清理和催缴，对于长期欠费的业主，按照合同约定采取相应的催缴措施，如发送催款通知、暂停物业服务等。（二）其他收入1.停车费收入：规范停车收费管理，按照规定的收费标准收取停车费，并做好停车记录和收费台账。2.特约服务费收入：对于业主或使用人提出的特约服务需求，按照双方约定的收费标准收取费用，并及时开具发票。3.场地租赁收入：如有场地出租业务，应签订租赁合同，明确租赁期限、租金标准、支付方式等条款，按时收取租金收入。（三）收入核算与管理1.各项收入应按照权责发生制原则进行核算，确保收入及时、准确入账。2.财务部门应定期核对收入数据，与相关业务部门进行沟通协调，确保收入数据的一致性和准确性。3.加强对收入票据的管理，严格按照发票管理规定开具发票，确保发票开具真实、准确、完整。五、成本费用管理（一）成本费用分类1.人员成本：包括员工工资、奖金、福利、社会保险、住房公积金等。2.物料成本：物业管理服务所需的各类物资采购成本，如办公用品、清洁用品、维修材料等。3.能耗成本：水、电、气、燃油等能源消耗费用。4.维修成本：物业设施设备的日常维修、保养和更新改造费用。5.管理费用：公司行政管理部门发生的各项费用，如办公费、差旅费、业务招待费、折旧费等。6.财务费用：公司为筹集资金而发生的各项费用，如利息支出、手续费等。（二）成本费用控制原则1.合法性原则：成本费用支出应符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.合理性原则：根据公司业务实际需要，合理控制成本费用支出，避免浪费和不合理开支。3.效益性原则：在保证服务质量的前提下，努力降低成本费用，提高公司经济效益。（三）成本费用核算方法1.人员成本按照实际发生额进行核算，根据员工考勤记录和工资发放情况，准确计算各项人员费用。2.物料成本采用加权平均法或个别计价法进行核算，按照采购成本加上运输费、装卸费等相关费用确定物料成本。3.能耗成本根据实际计量数据进行核算，按照不同能源的单价计算能耗费用。4.维修成本按照实际发生的维修费用进行核算，对于金额较大的维修项目，应进行专项核算。5.管理费用和财务费用按照规定的会计科目进行核算，按照权责发生制原则进行分摊和计提。（四）成本费用审批流程1.费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的事由、金额、报销日期等信息，并附上相关原始凭证。2.部门负责人对费用报销事项进行审核，确认费用支出的真实性、合理性和必要性，并签字审批。3.财务部门对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用是否符合公司财务制度规定、报销手续是否齐全、金额计算是否准确等，审核通过后签字。4.公司管理层根据审批权限对费用报销进行最终审批，对于重大费用支出事项，需经董事会批准。5.费用报销经审批通过后，出纳按照规定办理付款手续。（五）成本费用分析与控制1.定期对成本费用进行分析，对比预算执行情况，找出成本费用变动的原因和存在的问题。2.根据成本费用分析结果，制定相应的控制措施，如优化人员配置、加强物料采购管理、降低能耗等，不断降低成本费用水平。3.将成本费用控制指标分解到各部门，作为部门绩效考核的重要内容，激励各部门积极采取措施控制成本费用。六、资金管理（一）资金筹集1.根据公司发展战略和业务需求，合理确定资金筹集规模和方式。2.积极拓展融资渠道，如银行贷款、发行债券、股权融资等，确保公司资金需求得到满足。3.编制资金筹集计划，明确资金筹集的时间、金额、来源等，合理安排资金筹集工作。（二）资金使用1.资金支付审批流程业务部门根据业务需要填写付款申请单，详细注明付款事由、金额、收款单位等信息，并附上相关合同、发票等原始凭证。部门负责人对付款申请进行审核，确认业务真实性和必要性，并签字审批。财务部门对付款申请单及原始凭证进行审核，重点审核付款是否符合公司财务制度规定、资金是否充足、手续是否齐全等，审核通过后签字。公司管理层根据审批权限对付款申请进行最终审批，对于重大资金支出事项，需经董事会批准。付款申请经审批通过后，出纳按照规定办理付款手续。2.资金使用原则按照预算安排使用资金，确保资金使用的合理性和合规性。优先保障公司正常运营所需资金，合理安排投资性资金使用。严格控制资金支付风险，加强对资金使用的监督和管理。（三）资金结算1.加强现金管理，严格按照现金使用范围和库存现金限额管理规定办理现金收付业务。2.规范银行结算业务，按照银行结算制度的规定，选择合适的结算方式进行资金收付，确保资金结算安全、快捷。3.定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项，确保银行存款账实相符。（四）资金监控与风险管理1.建立资金监控机制，实时监控公司资金流向和余额，及时发现资金异常情况并采取措施进行处理。2.加强资金风险管理，对可能出现的资金风险进行评估和预警，制定相应的风险应对措施，如优化资金结构、拓宽融资渠道、加强资金回笼等，确保公司资金安全。七、固定资产管理（一）固定资产定义与分类1.固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。2.固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备、办公家具及其他设备等类别。（二）固定资产购置1.各部门根据业务需要提出固定资产购置申请，详细说明购置理由、规格型号、数量、预算金额等信息。2.财务管理部门对固定资产购置申请进行审核，结合公司预算和资金状况，提出审核意见。3.公司管理层根据审批权限对固定资产购置申请进行审批，对于重大固定资产购置事项，需经董事会批准。4.固定资产购置申请经批准后，由采购部门按照规定的采购程序进行采购。（三）固定资产入账与折旧1.固定资产购置完成后，采购部门应及时将固定资产移交至使用部门，并办理验收手续。2.财务部门根据验收单和发票等原始凭证，按照规定的入账价值进行固定资产入账核算。3.固定资产按照规定的折旧方法和折旧年限计提折旧，折旧费用计入相关成本费用科目。（四）固定资产清查与盘点1.定期对固定资产进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查盘点。2.清查盘点工作由财务管理部门牵头，会同使用部门、采购部门等共同进行，确保固定资产账实相符。3.对于清查盘点中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理，并调整固定资产账目。（五）固定资产处置与报废1.固定资产因使用期满、技术进步、毁损等原因需要处置或报废时，由使用部门提出申请，详细说明处置或报废原因、固定资产状况等信息。2.财务管理部门对固定资产处置或报废申请进行审核，评估处置或报废的必要性和合理性，并提出审核意见。3.公司管理层根据审批权限对固定资产处置或报废申请进行审批，对于重大固定资产处置或报废事项，需经董事会批准。4.固定资产处置或报废申请经批准后，按照规定的程序进行处置或报废处理，处置收入应及时入账，处置净损益计入当期损益。八、财务报告与财务分析（一）财务报告编制1.定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表、附注等。2.财务报告应按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定进行编制，确保财务数据真实、准确、完整。3.财务报告编制完成后，经财务经理审核、公司管理层审批后对外报送。（二）财务分析1.定期进行财务分析，对公司财务状况、经营成果和现金流量等进行全面分析和评价。2.财务分析应采用科学合理的分析方法，如比率分析、趋势分析、比较分析等，结合公司实际情况，找出存在的问题和原因。3.撰写财务分析报告，提出改进建议和措施，为公司管理层决策提供参考依据。九、财务内部控制（一）内部控制目标1.保证公司财务活动合法合规，遵守国家法律法规和财务规章制度。2.确保公司财务信息真实、准确、完整，提高财务信息质量。3.防范财务风险，保障公司资金安全和正常运营。4.提高资金使用效益，促进公司经营目标的实现。（二）内部控制原则1.全面性原则：涵盖公司财务活动的全过程，包括预算管理、收入管理、成本费用管理、资金管理、资产管理等各个方面。2.制衡性原则：明确各部门和各岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。3.适应性原则：根据公司内外部环境变化和业务发展需求，及时调整和