防疫物资采购财务制度

PAGE防疫物资采购财务制度一、总则（一）目的为加强公司防疫物资采购财务管理，规范采购流程，确保防疫物资的合理采购、使用和资金安全，保障公司正常运营及员工健康安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部防疫物资采购相关的财务活动，包括但不限于口罩、防护服、消毒液、测温仪等各类防疫物资的采购、验收、存储、发放及核算等环节。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保防疫物资采购活动合法合规。2.预算管理原则：依据公司年度预算安排防疫物资采购资金，合理控制采购规模和成本。3.采购透明原则：采购过程应公开、公平、公正，确保采购信息透明，接受公司内部监督。4.资金安全原则：保障防疫物资采购资金的安全，防止资金浪费、挪用和流失。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门人员数量、工作性质及防疫需求预测下一年度防疫物资用量，并于每年[具体时间]前提交至公司财务部。2.财务部结合公司整体预算安排及各部门需求，综合考虑市场价格波动等因素，编制年度防疫物资采购预算草案，提交公司管理层审议。3.经公司管理层批准后的年度防疫物资采购预算应严格执行，不得随意调整。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照公司预算调整流程办理审批手续。（二）预算执行与监控1.采购部门应按照批准的预算组织防疫物资采购活动，严格控制采购数量和金额，确保不超预算采购。2.财务部定期对防疫物资采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向公司管理层汇报，并提出改进措施。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际防疫需求，填写《防疫物资采购申请表》，详细注明所需物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。2.采购部门对各部门提交的采购申请进行汇总整理，审核申请的合理性和必要性，对于不符合要求的申请及时与申请部门沟通并反馈修改意见。（二）供应商选择与采购合同签订1.采购部门通过多种渠道收集防疫物资供应商信息，建立供应商名录，并定期对供应商进行评估和更新。2.根据采购申请，采购部门从供应商名录中选择至少三家符合要求的供应商进行询价，比较各供应商的产品质量、价格、交货期等因素，选择最优供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、售后服务等条款。采购合同应符合《中华人民共和国民法典》等相关法律法规要求，确保合同的合法性和有效性。（三）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同要求，及时跟进供应商的生产和发货情况，确保防疫物资按时、按质、按量供应。2.物资到货前，采购部门应通知质量检验部门、仓库管理部门等相关人员做好验收准备工作。3.物资到货后，由质量检验部门按照相关质量标准对防疫物资进行检验，检验合格后方可办理入库手续。如发现物资质量不合格，应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决可按照合同约定追究供应商责任。4.仓库管理部门负责对验收合格的防疫物资进行入库登记，建立物资台账，详细记录物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。（四）付款管理1.财务部根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请及相关凭证（如发票、验收单、入库单等）。2.对于符合付款条件的，财务部按照公司资金审批流程办理付款手续。付款时应确保资金支付安全，严格遵守银行结算规定。3.如因特殊原因需要提前付款或延迟付款的，采购部门应向财务部说明原因，并经公司管理层批准后方可办理。四、物资存储与发放管理（一）物资存储1.仓库管理部门应设置专门的防疫物资存储区域，确保物资存储环境符合要求，如温度、湿度适宜，通风良好等。2.对防疫物资进行分类存放，标识清晰，便于识别和管理。同时，应建立物资库存盘点制度，定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。3.加强对防疫物资存储区域的安全管理，配备必要的消防、防盗等设施，防止物资损坏、丢失和变质。（二）物资发放1.各部门根据实际工作需要，填写《防疫物资领用申请表》，注明领用物资名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认后提交至仓库管理部门。2.仓库管理部门按照审批后的领用申请发放防疫物资，并做好发放记录，详细记录领用部门、领用时间、物资名称、规格、数量等信息。3.对于贵重或限量发放的防疫物资，如防护服、N95口罩等，应严格控制发放数量，实行专人专管，确保物资合理使用。五、财务核算与报表（一）财务核算1.财务部按照《企业会计准则》等相关规定，对防疫物资采购、存储、发放等业务进行准确的财务核算。2.防疫物资采购成本应包括物资采购价格、运输费用、装卸费用、保险费用等直接相关的支出。对于采购过程中发生的折扣、返利等，应按照规定冲减采购成本。3.物资存储过程中发生的仓储费用、保管费用等应计入当期损益；物资发放时，应按照实际成本结转成本，计入相关费用科目。（二）报表编制1.财务部定期编制防疫物资采购、存储、发放等相关财务报表，如采购支出明细表、库存物资报表、物资发放汇总表等，为公司管理层提供准确及时的财务信息。2.防疫物资采购财务报表应真实、准确、完整，数据之间逻辑关系清晰。报表编制完成后，应经财务负责人审核签字后报送公司管理层。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对防疫物资采购财务制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、预算执行是否严格、资金使用是否安全等。2.对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度规定的行为，应按照公司相关规定追究责任。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门对防疫物资采购活动的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.关注社会舆论和公众监督意见，及时回应社会关切，不断完善防疫物资采购财务管理工作。七、信息管理（一）建立防疫物资采购信息档案库1.采购部门、财务部、仓库管理部门等应分别建立防疫物资采购相关信息档案，包括采购申请、采购合同、验收报告、入库单、出库单、发票等资料。2.防疫物资采购信息档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。（二）信息共享与沟通1.建立防疫物资采购信息共享平台，采购部门、财务部、仓库管理部门等