小型企业现金财务制度

PAGE小型企业现金财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范小型企业现金财务管理，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，保证财务活动合法、合规、有序进行，为企业的稳定发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本制度适用于本小型企业内涉及现金收支及相关财务管理活动的所有部门和人员。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家有关现金管理的法律法规和财务规章制度制定。二、现金管理原则（一）钱账分管原则现金的收付、保管与账务记录应由不同人员负责，明确分工，相互牵制，防止舞弊行为。出纳人员负责现金的收付和保管，不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作；会计人员负责现金收支的账务处理和核算。（二）收付合法原则现金收付必须符合国家法律法规和财务制度的规定，严禁非法收支现金。一切现金收入应开具合法的收款凭证，并及时入账；一切现金支出要有合规的审批手续和合法的原始凭证，经审核无误后才能支付。（三）日清月结原则出纳人员应每日对现金收支进行清理结算，核对库存现金与现金日记账余额是否相符，做到日清月结。如发现账款不符，应及时查明原因，并进行相应处理。（四）收付两清原则现金收付业务完成后，应立即进行相关手续的办理，确保收款与付款清晰明确，不得拖延或遗漏。对于已完成收付的现金业务，应及时加盖收付讫章或其他确认标志。（五）确保安全原则加强现金保管措施，确保现金资产的安全。库存现金应存放在安全可靠的保险柜中，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。企业应根据实际情况合理核定库存现金限额，超过限额的现金应及时送存银行。三、现金收入管理（一）收款范围1.销售商品、提供劳务等经营活动取得的现金收入，包括现销收入、预收账款的结算等。2.收回的应收账款、其他应收款等债权性款项。3.企业取得的租金收入、利息收入、特许权使用费收入等其他业务收入中以现金形式收取的部分。4.企业收到的各种现金捐赠、补贴、退款等。（二）收款流程1.业务发生：销售部门或相关业务部门与客户达成交易，开具销售发票或收款收据等原始凭证。2.收款：出纳人员根据业务部门传递的收款通知，收取现金。收款时应仔细核对现金的真伪、金额是否与收款凭证一致，并当面点清。3.开具收款凭证：出纳人员收取现金后，应立即开具收款凭证，一式多联，分别交客户、业务部门、财务部门等相关方。收款凭证应注明收款日期、收款金额、收款事由、客户名称等详细信息，并加盖企业财务专用章或发票专用章。4.传递与记账：出纳人员将收款凭证的记账联传递给会计人员，会计人员据此进行账务处理，登记现金日记账和相关明细账。同时，业务部门应将收款情况及时反馈给销售管理等相关部门，以便进行后续的业务跟踪和管理。（三）收款控制1.建立严格的收款岗位责任制，明确出纳人员及其他相关人员在收款过程中的职责和权限，确保收款工作有序进行。2.加强对收款人员的培训，提高其业务素质和风险防范意识，使其熟悉收款流程和相关法律法规，能够准确识别假币，避免收款差错。3.定期对收款业务进行核对和检查，确保收款记录的准确性和完整性。财务部门应定期与业务部门核对收款情况，检查收款凭证的开具、传递和记账是否及时、准确，发现问题及时查明原因并进行处理。4.对于大额现金收款，应实行双人收款制度，确保收款安全。同时，应加强对大额现金收款的监控，必要时可要求客户通过银行转账等方式支付款项，以降低现金收款风险。四、现金支出管理（一）支出范围1.企业日常经营活动中的各项费用支出，如购买原材料、支付工资、办公费用、差旅费、业务招待费等。2.企业购置固定资产、无形资产等长期资产的支出。3.企业偿还债务、分配利润等资本性支出。4.经企业管理层批准的其他现金支出。（二）支出审批流程1.申请：费用发生部门或相关业务部门根据业务需要填写费用报销单或付款申请单，详细注明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关的原始凭证。2.审批：部门负责人对本部门的费用支出申请进行审核，确认支出的必要性和合理性，签署审批意见。财务部门对费用报销单或付款申请单及原始凭证进行审核，重点审核支出是否符合财务制度和相关法律法规的规定，金额计算是否准确，原始凭证是否真实、合法、有效等。审核无误后，财务负责人签署审批意见。企业管理层根据审批权限对重大支出或特殊事项进行审批，如涉及金额较大的固定资产购置、对外投资等，需经总经理或董事会批准。3.支付：出纳人员根据经过审批的费用报销单或付款申请单，办理现金支付手续。支付现金时，应严格按照审批金额支付，不得擅自更改支付金额。同时，应要求收款人在付款凭证上签字确认，确保支付记录的真实性和完整性。（三）支出控制1.严格执行现金支出审批制度，未经授权审批的支出不得支付。任何现金支出都必须有合法、合规的审批手续，杜绝无审批的随意支出。2.加强对现金支出原始凭证的审核，确保原始凭证真实、合法、有效。原始凭证应具备发票、收据、报销单等法定形式，内容完整，包括日期、金额、事由、供应商名称等信息，并加盖发票专用章、财务专用章或收款单位公章等。对于不符合规定的原始凭证，财务部门有权拒绝报销。3.合理控制现金支出规模，优化资金使用结构。对于可以通过银行转账等非现金方式支付的款项，应尽量采用转账支付，减少现金使用量，降低现金管理风险。同时，应根据企业的经营状况和资金状况，合理安排现金支出计划，确保资金的合理使用和流动性充足。4.定期对现金支出情况进行分析和检查，及时发现和纠正不合理支出。财务部门应定期编制现金支出分析报告，对各项费用支出的合理性、必要性进行评估，分析支出变动趋势及其对企业财务状况的影响。对于发现的异常支出或违规行为，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并追究相关人员的责任。五、库存现金管理（一）库存现金限额核定企业应根据日常现金收支情况，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照企业35天的日常零星开支所需现金量确定。边远地区和交通不便地区的企业库存现金限额可适当放宽，但最多不得超过15天的日常零星开支。企业应将核定后的库存现金限额报开户银行备案，并严格按照限额控制库存现金。（二）库存现金保管1.出纳人员应将库存现金存放在专用保险柜中，并确保保险柜存放地点安全可靠，具备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.库存现金应按照币种、票面金额等分类存放，保持整齐有序，便于清点和核对。3.企业应定期对库存现金进行清查盘点，确保账实相符。清查盘点工作应由财务部门负责人或其他指定人员监盘，出纳人员必须在场。清查盘点的内容包括核对现金日记账余额与库存现金实际金额是否一致，检查现金的票面真伪、完整性等。如发现账款不符，应及时查明原因，并按照规定进行处理。清查盘点结束后，应编制库存现金盘点报告表，记录清查情况和结果。（三）库存现金安全防范1.加强对出纳人员的安全教育，提高其安全意识，使其了解现金保管的重要性和安全防范措施。2.安装必要的安全监控设备，对现金存放区域进行实时监控，确保现金保管安全。监控资料应妥善保存一定期限，以备查阅。3.制定库存现金被盗、丢失等突发事件的应急预案，明确应急处理流程和责任分工。一旦发生突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，尽量减少损失，并及时向上级主管部门和相关部门报告。六、现金日记账管理（一）记账要求1.出纳人员应按照经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔登记现金日记账。登记时应做到内容完整、数字准确、摘要清晰、字迹工整，不得漏记、重记、错记。2.现金日记账应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。3.每一笔现金收支业务登记完毕后，应在记账凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”章，并在记账凭证的编号栏注明该笔业务所登记的现金日记账的页码，以便核对账目。（二）账目核对1.出纳人员应每日终了结算现金收支、财产清查等并核对账目，做到账实相符、账款相符。如发现账款不符，应及时查明原因，并进行相应处理。2.会计人员应定期（至少每月一次）对现金日记账进行核对，检查日记账的记录是否与记账凭证一致，总账与明细账是否相符。核对过程中如发现问题，应及时与出纳人员沟通，共同查找原因并进行更正。3.企业应定期接受外部审计机构的审计监督，审计人员在审计过程中会对现金日记账进行检查。企业应积极配合审计工作，提供真实、完整的现金日记账资料，确保审计工作顺利进行。（三）账目保管1.现金日记账应作为重要的会计档案妥善保管，不得随意销毁或丢失。保管期限应按照国家有关会计档案管理的规定执行。2.现金日记账应存放在安全、干燥、通风的地方，防止受潮、发霉、虫蛀等损坏。同时，应注意防火、防盗，确保档案的安全完整。3.在保管期限届满后，如需销毁现金日记账，应按照规定的程序进行审批和销毁。销毁时应进行登记，并由专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。七、现金盘点与监督（一）现金盘点1.企业应定期组织现金盘点工作，确保库存现金账实相符。现金盘点工作应由财务部门负责人或其他指定人员监盘，出纳人员必须在场。2.现金盘点应至少每月进行一次，在月末结账前完成。盘点时，应核对现金日记账余额与库存现金实际金额是否一致，检查现金的票面真伪、完整性等。3.如发现账款不符，应及时查明原因，并按照规定进行处理。属于记账错误的，应及时更正；属于现金短缺或溢余的，应通过“待处理财产损溢”科目核算。待查明原因后，根据不同情况分别进行处理：如为现金短缺，属于应由责任人赔偿的部分，计入其他应收款；属于无法查明原因的部分，计入管理费用；如为现金溢余，属于应支付给有关人员或单位的，计入其他应付款；属于无法查明原因的部分，计入营业外收入。（二）内部监督1.企业应建立健全内部监督机制，加强对现金财务活动的日常监督。财务部门应定期对现金收支业务进行自查，检查收款、付款手续是否齐全，审批程序是否合规，账务处理是否正确等。2.审计部门应定期对现金财务制度的执行情况进行审计监督，检查库存现金管理、现金日记账登记、现金盘点等工作是否符合规定要求，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.企业内部各部门应相互配合，共同做好现金财务监督工作。业务部门在办理现金收支业务时，应严格按照规定程序操作，并及时将相关信息传递给财务部门；财务部门应加强对业务部门的指导和监督，确保现金财务活动规范有序进行。（三）外部监督1.企业应依法接受外部审计机构的审计监督，定期提供财务报表和相关资料，配合审计机构对现金财务制度执行情况进行审计检查。2.税务机关有权对企业的现金收支情况进行检查，企业应积极配合税务机关的工作，如实提供现金收支资料，确保纳税申报的真实性和准确性。3.其他相关监管部门根据各自职责，对企业现金财务活动进行监督管理时，企业