小企业财务制度借款流程

PAGE小企业财务制度借款流程一、总则1.目的本借款流程旨在规范小企业内部的借款行为，加强财务管理，确保资金的合理使用与安全回收，维护公司正常的财务秩序，保障公司及员工的合法权益。2.适用范围本制度适用于本公司全体员工因公务需要的借款活动，包括但不限于差旅费借款、业务招待费借款、采购预付款借款等。3.基本原则计划性原则：借款应根据公司业务计划和资金安排，提前规划，避免随意借款。合理性原则：借款金额应与业务实际需求相符，不得虚报、多报借款金额。时效性原则：借款应在规定时间内及时归还或核销，不得无故拖欠。责任明确原则：明确借款人和审批人的责任，确保借款活动的规范执行。二、借款申请1.借款人资格公司正式员工，且具有完全民事行为能力。熟悉公司业务流程，了解借款用途及还款计划。2.借款申请流程填写申请表：借款人应填写《借款申请表》，详细注明借款日期、借款金额、借款用途、预计还款日期等信息。提交申请材料：根据借款用途，提供相关证明材料，如出差审批单、采购合同、业务招待费预算等。部门负责人审批：借款人所在部门负责人对借款申请进行审核，确认借款用途真实合理，签字批准后提交财务部门。3.借款用途说明差旅费：用于员工因公务出差的交通、住宿、餐饮等费用支出。业务招待费：用于公司与客户、合作伙伴等进行业务往来时的招待费用。采购预付款：因采购货物或服务需要，提前支付的款项。其他：明确说明其他特殊借款用途，并提供相应的证明材料。三、借款审批1.财务部门初审财务部门收到借款申请表及相关材料后，对借款金额、用途、还款计划等进行初步审核。检查申请材料是否齐全、合规，借款金额是否超出预算或规定标准。如发现问题，及时与借款人沟通，要求补充或修改申请材料。2.财务负责人审批财务部门初审通过后，将借款申请表提交财务负责人审批。财务负责人根据公司财务状况、资金安排及借款风险等因素进行综合考虑，签署审批意见。对于金额较大或风险较高的借款，财务负责人可要求借款人提供进一步的说明或担保措施。3.总经理审批经财务负责人审批后的借款申请表，提交总经理审批。总经理对借款申请进行最终决策，根据公司战略、业务需求及资金状况等因素，决定是否批准借款。总经理批准后，借款申请生效，财务部门按照审批意见办理借款手续。四、借款发放1.借款金额确定根据审批意见，确定借款金额。借款金额不得超过审批额度，如有特殊情况需调整，应重新履行审批手续。对于采购预付款借款，应根据采购合同约定的金额及付款进度确定借款金额。2.借款支付方式原则上，借款通过银行转账方式支付至借款人指定的银行账户。如因特殊情况需要现金支付，应提前向财务部门说明原因，并经财务负责人批准。3.借款发放记录财务部门在借款发放后，应及时记录借款日期、金额、借款人、用途等信息，建立借款台账。借款台账应定期核对，确保账实相符。五、借款使用1.专款专用借款人应严格按照借款申请用途使用借款，不得挪作他用。2.费用报销借款人在完成借款事项后，应及时办理费用报销手续，冲减借款。费用报销应按照公司财务制度的规定，提供真实、合法、有效的报销凭证。3.监督检查财务部门应定期对借款使用情况进行监督检查，确保借款资金的合理使用。如发现借款人未按规定使用借款，财务部门有权要求借款人立即纠正，并采取相应的措施，如停止借款、追回借款等。六、借款归还1.还款期限借款人应按照借款申请表中注明的预计还款日期及时归还借款。如因特殊情况需要延期还款，借款人应提前向财务部门申请，并经批准后方可延期。2.还款方式还款方式应与借款支付方式一致，原则上通过银行转账方式归还借款。如现金借款，应直接归还现金至财务部门，并由财务人员开具收款收据。3.还款记录财务部门在收到还款后，应及时记录还款日期、金额、借款人等信息，更新借款台账。对于已归还的借款，应在借款申请表上注明还款情况，并加盖“已结清”章。七、逾期借款处理1.逾期通知如借款人未能在规定的还款期限内归还借款，财务部门应及时向借款人发出逾期通知，提醒其尽快还款。逾期通知应明确逾期金额、逾期天数及可能产生的后果。2.加收利息对于逾期借款，自逾期之日起，按照一定比例加收利息。加收利息的比例由公司根据实际情况确定，但不得违反法律法规的规定。加收的利息应计入借款人的财务费用，不得在税前扣除。3.催收措施财务部门可采取多种催收措施，如电话催收、邮件催收、上门催收等，督促借款人尽快归还借款。如借款人仍拒不还款，公司可通过法律途径追讨借款，由此产生的一切费用由借款人承担。八、坏账处理1.坏账认定对于确实无法收回的借款，经公司管理层批准后，可认定为坏账。坏账认定应遵循谨慎性原则，充分考虑各种因素，如借款人的财务状况、经营情况、还款能力等。2.坏账核销坏账认定后，财务部门应按照公司财务制度的规定，进行坏账核销处理。坏账核销应编制坏账核销报告，详细说明坏账的原因、金额、核销过程等，并经公司管理层批准。3.后续管理已核销的坏账，如后期发现借款人有还款能力或有新的还款线索，公司应继续进行追讨，并及时恢复相关账务处理。九、财务监督与审计1.财务监督财务部门应加强对借款流程的日常监督，确保借款活动的规范执行。定期对借款台账进行核对，检查借款的发放、使用、归还等情况是否符合规定。2.内部审计公司内部审计部门应定期对借款流程进行审计，检查借款制度的执行情况、审批程序的合规性、借款资金的使用效益等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.外部审计在年度财务审计或其他专项审计中，外部审计机构将对公司的借款流程进行审计检查。公司应积极配合外部审计机构的工作，提供相关