现金支票财务制度

PAGE现金支票财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司现金支票的使用和管理，确保公司资金的安全、合理使用，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司财务管理工作的正常运行。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及现金支票使用的所有部门和人员。3.基本原则合法性原则：现金支票的使用必须符合国家法律法规以及金融监管部门的相关规定。安全性原则：确保现金支票在开具、保管、使用过程中的安全，防止遗失、被盗用等情况发生。准确性原则：支票填写的各项内容必须准确无误，避免因填写错误导致的资金损失或其他问题。审批性原则：所有现金支票的使用必须经过严格的审批流程，确保资金使用的合理性和必要性。二、现金支票的定义与用途1.定义现金支票是出票人签发的，委托银行或者其他金融机构在见票时无条件支付一定现金给收款人或者持票人的票据。2.用途支付员工工资、奖金、津贴等：确保员工按时足额获得劳动报酬，维护员工的切身利益，同时保证公司薪酬发放的及时性和准确性。支付差旅费：满足员工因公务出差的必要费用支出，包括交通、住宿、餐饮等方面的费用，保障出差工作的顺利进行。支付零星办公用品采购费用：用于购买公司日常办公所需的文具、纸张、耗材等小额物品，维持公司办公活动的正常开展。支付小额劳务报酬：如支付给临时聘请的劳务人员的费用，确保劳务工作的顺利完成。其他经公司批准的现金支出：在公司经营活动中，一些因特殊情况或业务需求而需要现金支付的费用，经公司管理层批准后，可通过现金支票支付。三、现金支票的购买与保管1.购买指定专人负责：公司财务部门应指定专人负责现金支票的购买工作，该人员应具备专业的财务知识和良好的职业道德。遵循银行规定：购买现金支票时，需按照开户银行的要求，填写相关申请表格，提供必要的证明文件，如公司营业执照副本、法人授权书等，并确保所提供信息的真实性和完整性。登记购买信息：购买完成后，应详细登记现金支票的购买日期、支票号码段、数量、起讫号码等信息，建立现金支票购买台账，以便日后查询和核对。2.保管设立专门保险柜：公司应设立专门的保险柜用于存放现金支票，保险柜应具备良好的防盗、防火性能，并放置在安全可靠的地点，如财务办公室。双人保管：现金支票应由财务部门的两名人员分别保管保险柜钥匙和密码，实行双人保管制度，确保保险柜的安全。定期盘点：定期对现金支票进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务部门负责人或指定的专人负责，每月至少进行一次，并记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。限制接触：严格限制非财务人员接触现金支票，只有经过授权的财务人员才能进行相关操作。如因工作需要，其他人员需借用现金支票时，必须经过严格的审批流程，并在规定时间内归还。四、现金支票的开具1.申请填写申请表：使用部门或个人需要开具现金支票时，应填写现金支票使用申请表，详细注明支票用途、金额、收款单位或个人等信息。附上相关证明材料：根据支票用途，附上相应的证明材料，如工资发放清单、差旅费报销单、采购发票等，确保资金使用的合理性和合规性。2.审批部门负责人审核：申请表及相关证明材料首先由使用部门负责人进行审核，确认资金使用的必要性和合理性，并签字批准。财务审核：财务部门收到申请表后，对申请内容进行财务审核，包括核对金额是否准确、资金来源是否合规、相关手续是否齐全等。审核通过后，财务负责人签字批准。高层审批：对于金额较大或特殊用途的现金支票申请，需经公司高层领导审批，确保资金使用符合公司整体战略和财务政策。3.开具由专人负责：现金支票的开具必须由经过授权的财务人员负责，确保支票填写的准确性和规范性。严格按照格式填写：支票填写应严格按照银行规定的格式进行，包括出票日期、收款人姓名或单位名称、金额大小写、用途等内容。确保字迹清晰、不得涂改，如有填写错误，应重新开具支票。加盖印章：支票上应加盖公司财务专用章和法人章，印章应清晰、完整，确保支票的有效性。五、现金支票的使用与交付1.使用当面交付：现金支票原则上应当面交付给收款人或持票人，并要求其在支票存根联上签字确认。如因特殊情况无法当面交付，应通过安全可靠的方式送达收款人，并保留相关送达记录。用途核实：收款人在收到现金支票后，应按照支票用途使用资金，不得擅自改变用途。如发现收款人有违规使用资金的情况，公司有权追回已支付的款项，并追究相关人员的责任。跟踪监督：财务部门应对现金支票的使用情况进行跟踪监督，确保资金使用符合公司规定和审批要求。如发现资金使用异常或存在问题，应及时进行调查和处理。2.交付方式直接交付：对于同城范围内的收款人，可由财务人员或授权人员直接将现金支票交付给收款人。交付过程中，应注意安全，避免支票遗失或被盗。邮寄交付：对于异地收款人，可通过挂号信、特快专递等方式邮寄现金支票。在邮寄前，应对支票进行妥善封装，并在信封上注明“现金支票，请勿折叠”等字样。同时，应保留邮寄凭证，以便查询和跟踪支票的送达情况。委托收款：如收款人同意，也可委托银行进行收款。公司应与开户银行签订委托收款协议，明确双方的权利和义务。银行在收到支票后，按照规定的程序进行审核和收款，并将款项划入公司指定的账户。六、现金支票的背书转让1.背书转让条件符合法律法规规定：现金支票的背书转让必须符合国家法律法规以及金融监管部门的相关规定，不得违反法律法规的禁止性规定。经公司批准：背书转让现金支票必须经过公司管理层的批准，未经批准不得擅自进行背书转让操作。明确转让事项：背书转让时，应在支票背面背书栏内注明被背书人名称、背书日期、背书人签章等信息，确保背书内容清晰、完整。2.背书转让流程申请：需要背书转让现金支票的部门或个人应填写背书转让申请表，详细说明转让原因、转让金额、被背书人等信息，并附上相关证明材料。审批：申请表及相关证明材料经部门负责人、财务审核和高层审批通过后，方可进行背书转让操作。背书转让：由授权的财务人员按照规定的格式在支票背面进行背书转让，并加盖公司财务专用章和法人章。背书转让完成后，应将支票交付给被背书人，并要求其签字确认。七、现金支票的挂失与止付1.挂失条件支票遗失或被盗：当发现现金支票遗失或被盗时，应立即向开户银行挂失止付，以防止支票被他人冒用。挂失时间要求：挂失止付必须在支票被盗用或遗失后及时办理，一般应在发现后的24小时内通知开户银行。如因未及时挂失导致的资金损失，由相关责任人承担。2.挂失流程填写挂失申请表：挂失申请人应填写现金支票挂失止付申请表，详细注明支票号码、出票日期、金额、收款人等信息，并提供相关证明材料，如支票存根、购买支票的凭证等。提交银行审核：将挂失申请表及相关证明材料提交给开户银行，银行对申请内容进行审核，确认挂失的真实性和有效性。审核通过后，银行将对该支票进行止付处理。公告挂失：为防止支票被他人冒用，公司还应在相关媒体或公司内部公告挂失信息，声明该支票已挂失止付，如有冒用情况，公司概不负责。3.解挂与更换支票解挂条件：如挂失的支票找回或已确定未被冒用，可向开户银行申请解挂。解挂申请应填写解挂申请表，并提供相关证明材料，经银行审核通过后，方可办理解挂手续。更换支票：如因挂失导致支票无法正常使用，公司应按照规定的流程重新购买支票，并开具新的支票用于支付相关款项。在更换支票过程中，应确保资金的连续性和支付的及时性。八、现金支票的作废与销毁1.作废条件支票填写错误：如现金支票在填写过程中出现错误，如金额、日期、收款人等信息填写错误，该支票应作废处理。支票未使用：已购买但未使用的现金支票，如因业务变更或其他原因不再需要使用时，应予以作废。支票遗失或被盗后已挂失止付：挂失止付的现金支票，在规定时间内未发生资金损失的，应将该支票作废处理。2.作废流程加盖作废章：对于作废的现金支票，应由财务人员在支票正面和背面加盖“作废”章，以明确该支票已失效。登记作废信息：详细登记作废支票的号码、日期、作废原因等信息，建立作废支票台账，以便日后查询和核对。妥善保管：作废支票应与其他会计凭证一起妥善保管，按照会计档案管理的规定进行存放，保存一定期限后，按照规定的程序进行销毁。3.销毁制定销毁计划：根据公司会计档案管理的规定，制定现金支票销毁计划，明确销毁的时间、地点、方式等内容。实施销毁：销毁现金支票时，应由财务部门负责人或指定的专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保支票信息无法恢复。记录销毁情况：对现金支票的销毁情况进行详细记录，包括销毁日期、支票号码段、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应作为会计档案的一部分进行保存。九、监督与检查1.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门应定期对现金支票的使用和管理情况进行审计，检查是否符合本制度的规定，资金使用是否合理、合规，审批流程是否执行到位等。专项审计：针对重大现金支票使用事项或存在疑问的情况，内部审计部门可开展专项审计，深入调查资金使用的真实性、合法性和效益性，及时发现和纠正存在的问题。2.财务部门自查日常自查：财务部门应建立日常自查制度，对现金支票的开具、保管、使用等环节进行定期自查，确保各项操作符合规定要求。自查工作应由财务负责人或指定的专人负责，每月至少进行一次，并形成自查报告。问题整改：对于自查中发现的问题，财务部门应及时进行整改，分析问题产生的原因，制定相应的改进措施，防止类似问题再次发生。整改情况应记录在案，并向公司管理层报告。3.违规处理责任追究：对于违反本制度规定使用现金支票的行为，公司将视情节轻重，追究相关责任人的责任。如因违规操作导致公司资金损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。纪律处分：对违反制度规定的责任人，公司将给予相应的纪律处分，包括警