2025行政财务制度

PAGE2025行政财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政财务行为，加强财务管理与行政事务管理，提高公司运营效率，确保公司各项工作的顺利开展，保障公司及员工的合法权益，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，全体员工均应遵守本制度的规定。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行政财务活动合法合规。2.规范性原则：建立健全各项行政财务管理制度，规范工作流程，明确职责权限，确保各项工作有章可循。3.效益性原则：优化资源配置，提高资金使用效益，降低行政成本，实现公司经济效益与社会效益的统一。4.公开透明原则：行政财务信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和社会监督。二、行政管理制度（一）办公设备与用品管理1.办公设备采购根据公司实际需求，由行政部门统一编制办公设备采购计划，经公司领导审批后实施采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择具有良好信誉和质量保证的供应商。办公设备到货后，行政部门应组织相关人员进行验收，确保设备符合采购要求，并及时办理入库手续。2.办公设备使用与维护各部门应指定专人负责办公设备的使用和日常维护，确保设备正常运行。员工应正确使用办公设备，不得擅自拆卸、改装设备，如发现设备故障应及时报告行政部门。行政部门应定期对办公设备进行检查和维护，制定设备维修计划，及时排除设备故障，延长设备使用寿命。3.办公用品管理办公用品由行政部门统一采购、保管和发放，各部门根据实际需求填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门应建立办公用品库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。严格控制办公用品的浪费现象，鼓励员工节约使用办公用品，对节约办公用品的部门和个人给予适当奖励。（二）会议管理1.会议分类公司会议分为董事会会议、总经理办公会、部门例会、专题会议等。董事会会议由董事长召集和主持，总经理办公会由总经理召集和主持，部门例会由各部门负责人召集和主持，专题会议根据需要由相关领导或部门召集和主持。2.会议组织会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并通知相关人员做好准备。会议前应准备好会议资料，如会议议程、汇报材料、决议草案等，并确保资料准确、完整。会议期间应做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等，会后及时整理会议纪要，经会议主持人审核后印发给参会人员。3.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，尊重他人发言，不得打断或干扰他人。（三）文件管理1.文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。行政文件包括公司规章制度、通知、通报、报告等；业务文件包括项目方案、合同协议、业务报表等；财务文件包括财务预算、财务报表、审计报告等；人事文件包括员工档案、招聘文件、培训文件等。2.文件起草与审核文件起草应符合公司实际情况和相关法律法规要求，语言表达准确、简洁、规范。文件起草完成后，应提交部门负责人审核，重要文件还需提交公司领导审批。审核通过后的文件方可印发。3.文件印发与存档文件印发应按照规定的格式和程序进行，确保文件格式统一、内容准确。文件印发后，应及时将文件副本存档，以便查阅和追溯。文件存档应按照类别和时间顺序进行整理，建立电子和纸质档案。4.文件借阅与保密公司员工因工作需要借阅文件，应填写文件借阅申请表，经部门负责人审批后到行政部门办理借阅手续。借阅文件应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、传播文件内容。如需复印文件，应经行政部门同意。涉及公司机密的文件，应严格遵守公司保密制度，未经授权不得泄露文件内容。（四）印章管理1.印章种类公司印章包括公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章等。2.印章保管公章由行政部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人保管。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得将印章随意交予他人使用。如因工作需要借用印章，应填写印章借用申请表，经相关领导审批后办理借用手续。3.印章使用印章使用应严格按照规定的程序进行，填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，由印章保管人员进行盖章。涉及重要事项的印章使用，如合同签订、对外担保等，应经公司法律顾问审核后加盖印章。印章使用后，印章保管人员应及时登记印章使用情况，并存档相关文件。（五）车辆管理1.车辆购置与报废公司车辆购置由行政部门根据实际需求编制车辆购置计划，经公司领导审批后实施采购。车辆报废应按照国家相关规定办理手续，由行政部门提出申请，经公司领导审批后，到相关部门办理报废手续。2.车辆调度与使用行政部门负责公司车辆的调度与管理，根据工作需要合理安排车辆使用。员工因工作需要使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人审批后到行政部门办理车辆使用手续。车辆使用过程中应遵守交通规则，确保行车安全，不得将车辆转借他人或用于非工作用途。3.车辆维护与保养行政部门应建立车辆维护保养制度，定期对车辆进行检查、维护和保养，确保车辆性能良好。车辆发生故障或事故时，驾驶员应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。三、财务管理制度（一）财务预算管理1.预算编制公司应根据年度经营目标和发展规划，编制年度财务预算。财务预算包括收入预算、成本预算、费用预算、利润预算等。各部门应根据公司财务预算编制要求，结合本部门实际情况，编制本部门的预算草案，并提交财务部门汇总。财务部门应在各部门预算草案的基础上，进行综合平衡和审核，编制公司年度财务预算草案，报公司领导审批后执行。2.预算执行与监控各部门应严格按照公司财务预算执行，确保预算目标的实现。财务部门应定期对公司财务预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。如因特殊情况需要调整财务预算，应按照规定的程序进行申请和审批。（二）资金管理1.资金筹集公司应根据经营需要合理筹集资金，拓宽融资渠道，降低融资成本。资金筹集应按照国家法律法规和公司相关规定进行，确保资金来源合法合规。2.资金使用公司资金使用应遵循安全性、效益性、流动性原则，严格按照预算安排使用资金。各项费用支出应按照规定的审批程序进行，确保支出真实、合法、有效。严禁挪用、挤占公司资金，严禁设立“小金库”。3.资金结算公司应建立健全资金结算制度，规范资金结算流程，确保资金结算安全、准确、及时。加强银行账户管理，严格控制银行账户的开立、变更和撤销，定期对银行账户进行清理和核对。（三）费用报销管理1.报销范围公司费用报销范围包括办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、交通费、培训费等。各项费用报销应符合国家法律法规和公司相关规定，不得报销与公司经营活动无关的费用。2.报销标准公司应制定各项费用的报销标准，明确报销额度、报销条件等。员工应严格按照报销标准进行费用报销，不得超标准报销。3.报销流程员工费用报销应填写费用报销申请表，注明报销事由、报销金额、报销凭证等信息，并提交相关证明材料。部门负责人应审核费用报销申请表及相关证明材料，签署审核意见后提交财务部门。财务部门应按照规定的审批程序对费用报销进行审核，审核通过后予以报销。（四）资产管理1.固定资产管理公司固定资产包括房屋建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等。固定资产购置应按照规定的程序进行审批，购置后应及时办理固定资产入账手续。财务部门应建立固定资产台账，定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。固定资产折旧应按照国家相关规定和公司会计政策进行计提。2.无形资产与低值易耗品管理公司无形资产包括专利权、商标权、著作权、土地使用权等。无形资产应按照规定进行评估和入账，并按照摊销期限进行摊销。公司低值易耗品包括办公用品、工具器具等。低值易耗品应按照规定进行采购、验收、入库和领用管理，并按照摊销方法进行摊销。（五）财务审计与监督1.内部审计公司应建立内部审计制度，定期对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计机构应独立开展审计工作，审计人员应具备专业的审计知识和技能。内部审计报告应及时提交公司领导，并抄送相关部门，对审计发现的问题应提出整改建议，督促相关部门及时整改。2.外部审计公司应按照国家法律法规要求，聘请具有资质的会计师事务所对公司年度财务报表进行审计。外部审计机构应独立、客观、公正地开展审计工作，出具审计报告。公司应积极配合外部审计机构的工作，提供必要的资料和信息。3.财务监督公司应加强财务监督，建立健全财务监督机制，确保公司财务活动合法合规。财