加油卡财务制度

PAGE加油卡财务制度一、总则（一）目的为加强公司加油卡的财务管理，规范加油卡的使用、充值、结算等流程，确保加油卡资金的安全、合理使用，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及加油卡使用的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保加油卡业务的合规操作。2.准确性原则：加油卡相关财务数据记录准确、完整，保证财务信息的真实性。3.安全性原则：加强加油卡资金的安全管理，防止资金被盗用、挪用等情况发生。4.效益性原则：合理安排加油卡的充值和使用，提高资金使用效率，降低运营成本。二、加油卡的管理职责（一）财务部门1.负责制定加油卡财务管理制度，并监督制度的执行情况。2.审核加油卡的充值申请、报销凭证等，确保财务数据的准确性和合规性。3.定期对加油卡的资金收支情况进行核算和分析，编制相关财务报表。4.负责加油卡账户的资金管理，确保资金安全。（二）行政部门1.负责统一办理加油卡的申请、领取、保管和发放工作。2.建立加油卡使用台账，详细记录加油卡的使用情况，包括使用时间、车辆信息、加油金额等。3.定期对加油卡的使用情况进行统计和分析，及时发现异常情况并向相关部门报告。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆加油卡的日常使用管理，严格按照规定使用加油卡。2.配合行政部门做好加油卡使用情况的统计工作，提供真实、准确的车辆加油信息。3.对加油卡的使用安全负责，如发现加油卡丢失、被盗等情况，应及时向行政部门报告。三、加油卡的申请与办理（一）申请流程1.车辆使用部门根据实际工作需要，填写《加油卡申请表》，注明申请加油卡的车辆信息、预计使用金额等。2.将申请表提交至行政部门，行政部门对申请信息进行审核，审核通过后报财务部门备案。3.财务部门根据申请情况，安排资金进行加油卡的充值，并将充值信息反馈给行政部门。（二）办理要求1.行政部门统一办理加油卡，原则上选择信誉良好、服务规范的加油站合作。2.办理加油卡时，应提供真实、准确的单位信息和车辆信息，确保加油卡的顺利使用。3.加油卡办理完成后，行政部门应及时将加油卡领取并妥善保管，按照规定发放给车辆使用部门。四、加油卡的充值管理（一）充值审批1.车辆使用部门根据加油卡的使用情况，提前预估加油卡的充值金额，并填写《加油卡充值申请表》。2.将申请表提交至行政部门，行政部门对申请充值金额进行审核，审核通过后报财务部门审批。3.财务部门根据公司资金状况和加油卡实际使用情况，对充值申请进行审批。审批通过后，安排资金进行充值。（二）充值方式1.公司统一采用银行转账方式对加油卡进行充值，确保充值资金的安全和可追溯性。2.财务部门在进行充值操作时，应准确记录充值金额、充值时间、充值银行等信息，并及时与加油站核对充值信息。（三）充值记录1.财务部门应建立加油卡充值台账，详细记录每一次加油卡的充值情况，包括充值日期、充值金额、充值方式、充值银行等。2.行政部门应定期与财务部门核对加油卡充值台账，确保充值记录的一致性和准确性。五|、加油卡的使用管理（一）使用范围加油卡仅限公司内部车辆使用，严禁转借他人或用于其他非公司车辆加油。（二）使用规定1.车辆使用部门应严格按照规定使用加油卡，在指定的加油站进行加油。2.加油时，加油人员应要求加油站工作人员提供加油明细清单，并在清单上签字确认。加油明细清单应包括加油日期、加油金额、加油升数、加油站名称等信息。3.车辆使用部门应妥善保管加油卡，不得随意丢弃或损坏。如发现加油卡丢失或损坏，应及时向行政部门报告，并办理挂失或补办手续。（三）使用记录1.行政部门应建立加油卡使用台账，详细记录每一次加油卡的使用情况，包括使用日期、车辆信息、加油金额、加油升数及加油明细清单等。2.车辆使用部门应定期与行政部门核对加油卡使用台账，确保使用记录的真实性和准确性。六、加油卡的报销管理（一）报销凭证1.车辆使用部门凭加油明细清单、发票等作为加油卡报销的凭证。加油明细清单应加盖加油站公章或发票专用章。2.发票内容应与加油明细清单一致，包括加油日期、加油金额、加油站名称等信息。发票应真实、合法、有效，不得虚开发票。（二）报销流程1.车辆使用部门将加油卡报销凭证整理齐全后，填写《加油卡报销申请表》，注明报销日期、报销金额、车辆信息等。2.将申请表及报销凭证提交至行政部门，行政部门对报销凭证的真实性、完整性进行审核，审核通过后报财务部门审批。3.财务部门按照公司财务报销制度对报销申请进行审批，审批通过后予以报销。（三）报销时间1.车辆使用部门应在加油后及时整理报销凭证，并在规定的时间内提交报销申请。2.财务部门应在收到报销申请后的规定时间内完成审批和报销手续，确保报销工作的及时性。七、加油卡的盘点与核对（一）盘点周期1.行政部门应定期对加油卡进行盘点，每月至少盘点一次。2.在特殊情况下，如加油卡丢失、被盗等，应及时进行盘点。（二）盘点内容1.核对加油卡的数量、卡号、余额等信息，确保加油卡的实物与台账记录一致。2.检查加油卡的使用情况，核实加油明细清单与台账记录是否相符。3.对盘点过程中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（三）盘点报告1.行政部门应在每次盘点结束后，编制《加油卡盘点报告》，详细记录盘点情况、发现的问题及处理结果。2.将盘点报告提交至财务部门，财务部门对盘点报告进行审核，确保盘点工作的准确性和有效性。八、加油卡的安全管理（一）密码管理1.加油卡设置密码，密码由车辆使用部门专人负责保管。2.严禁将加油卡密码告知他人，如因特殊原因需要他人代刷加油卡，应在行政部门备案，并确保代刷人员的操作安全。（二）挂失与补办1.如发现加油卡丢失或被盗，车辆使用部门应立即向行政部门报告，并办理挂失手续。2.行政部门在接到挂失报告后，应及时与加油站联系，冻结加油卡账户，防止资金被盗用。3.根据公司规定，办理加油卡补办手续，补办后的加油卡余额应与原卡一致。（三）安全培训1.公司应定期组织加油卡使用人员进行安全培训，提高安全意识，防范加油卡安全风险。2.培训内容包括加油卡的使用规定、密码管理、挂失补办流程、安全防范措施等。九、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对加油卡财务制度的执行情况进行审计，检查加油卡的申请、使用、充值、报销等环节是否符合规定。2.对审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保加油卡财务管理的规范。（二）财务检查1.财务部门定期对加油卡的资金收支情况进行检查，核对加油卡账户余额、充值记录、报销凭证等，确保财务数据的准确性和合规性。2.对检查过程中发现的问题，应及时进行处理，并向公司领导报告。（三）违规处理1.对于违反加油卡财务制度的行为，公司将