宾馆总台财务制度

PAGE宾馆总台财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范宾馆总台的财务管理工作，确保财务信息的准确、及时、完整，加强财务内部控制，防范财务风险，提高宾馆总台的经济效益和管理水平，保障宾馆的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于宾馆总台的所有财务活动，包括但不限于客房预订、入住登记、退房结算、现金及票据管理、收入与成本核算等相关业务。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。准确性原则：财务数据记录准确、计算精确、报表真实，确保财务信息的可靠性。及时性原则：及时处理各项财务业务，按时编制财务报表，为宾馆决策提供及时有效的财务信息支持。内部控制原则：建立健全财务内部控制制度，明确各岗位的职责和权限，加强对财务活动的监督和管理，防止舞弊和错误。效益性原则：合理配置资源，降低成本费用，提高资金使用效益，实现宾馆的经济效益最大化。二、岗位设置与职责1.总台收银员负责办理客房预订、入住登记、退房结算等手续，准确记录客人的相关信息和消费情况。熟练操作收银系统，及时、准确地处理客人的现金、信用卡、转账等支付方式，确保收款的安全和准确。负责保管和使用各类票据、发票，按照规定开具和核销，保证票据的真实性和完整性。每日营业结束后，核对当日的收款金额与系统记录是否一致，编制收款日报表，并及时将现金、票据等上缴财务部门。协助财务部门进行账目核对和盘点工作，提供相关财务数据和信息。2.财务审核员对总台收银员提交的各类业务单据进行审核，包括入住登记表、退房结算单、发票存根等，检查单据的真实性、完整性和准确性。审核客人的消费项目和金额，确保收费符合宾馆的价格政策和相关规定，防止错收、漏收等情况发生。监督收银系统的操作流程，检查系统数据的录入和处理是否正确，及时发现并纠正系统故障和数据错误。定期对总台的财务数据进行统计和分析，编制相关财务报表和报告，为宾馆管理层提供决策依据。协助财务经理进行财务内部控制，参与制定和完善财务管理制度和流程，对发现的问题提出改进建议和措施。3.财务经理全面负责宾馆总台的财务管理工作，制定和完善财务管理制度和流程，确保财务工作符合国家法律法规和行业标准。组织编制总台的年度预算和财务计划，监督预算的执行情况，定期进行财务分析和预测，为宾馆经营决策提供支持。负责总台财务人员的培训、考核和管理，提高财务人员的业务素质和工作效率，确保财务工作的顺利开展。加强与其他部门的沟通与协作，协调解决财务工作中出现的问题，参与宾馆的经营管理决策，提供财务专业意见和建议。负责与税务、银行等相关部门的沟通与协调，办理税务申报、缴纳、银行账户管理等相关业务，维护宾馆的良好财务形象。三、现金及票据管理1.现金管理宾馆总台应配备专用的保险柜，用于存放现金。现金应及时存入保险柜，不得随意放置在收银台或其他不安全的地方。每日营业结束后，收银员应将当日收取的现金进行清点、核对，确保现金金额与收款日报表一致。现金清点无误后，填写现金交款单，将现金上缴财务部门，并办理交接手续。财务部门应定期对现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务经理或其他指定人员负责，盘点结果应记录在案，并由盘点人员签字确认。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并进行相应的处理。严格控制现金的使用范围，除支付小额零星费用外，应尽量采用转账、支票等非现金支付方式。确需使用现金支付的，应经财务经理批准，并按照规定的审批程序进行操作。加强对现金收付业务的监督，严禁白条抵库、坐支现金等违规行为。收银员应严格按照现金收付程序办理业务，做到收款有凭、付款有据，确保现金收付的合法性和合规性。2.票据管理宾馆总台应使用税务机关统一监制的发票，并按照规定的格式和内容开具发票。发票开具应真实反映客人的消费项目和金额，不得虚开、多开或开具与实际消费不符的发票。设立票据登记簿，对发票的购买、领用、开具、核销等情况进行详细记录。票据登记簿应包括发票号码、开具日期、客户名称、消费项目、金额、收款方式等信息，确保票据的使用情况可追溯。发票存根联应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。保存期满后，经财务经理批准，方可进行销毁。销毁时，应编制发票销毁清单，由财务人员和监销人员共同签字确认。加强对票据的安全管理，防止票据丢失、被盗或损坏。如发现票据丢失，应立即报告财务部门，并采取相应的挂失、声明作废等措施，以避免造成经济损失。严禁转借、转让、代开发票等违法行为。如有违反规定的行为，将依法追究相关人员的责任。四、收入核算与管理1.客房收入核算总台应按照宾馆制定的客房价格政策，准确记录客人的入住时间、退房时间、房费标准等信息，计算客房收入。客房收入应按照实际入住天数和房费标准进行核算，确保收入的准确性。对于客人的加床、换房、续住等特殊情况，收银员应及时办理相关手续，并调整相应的收入记录。如因特殊情况需要减免房费的，应经相关部门批准，并在系统中进行相应的操作。每日营业结束后，总台应根据收银系统生成的客房收入报表，与收款日报表进行核对，确保客房收入数据的一致性。核对无误后，将客房收入报表提交财务部门进行收入核算。财务部门应按照权责发生制原则，对客房收入进行确认和核算。对于预收的客房押金，应在客人退房结算时进行冲减，并将实际收取的房费确认为收入。同时，应按照规定的会计科目进行账务处理，确保收入核算的规范和准确。2.其他收入核算宾馆总台的其他收入包括餐饮消费、商品销售、洗衣服务、电话及网络费用等。收银员应按照不同的收入项目，分别记录客人的消费情况，并及时开具相应的发票或收据。对于餐饮消费，应按照餐厅提供的消费清单进行核算，确保餐饮收入的准确性。商品销售应按照销售价格和数量计算销售收入，同时记录商品的库存情况。洗衣服务、电话及网络费用等应按照实际发生的金额进行核算。每日营业结束后，总台应将其他收入报表提交财务部门进行汇总和核算。财务部门应按照相关会计科目，对其他收入进行分类核算，并与相关部门的业务记录进行核对，确保收入数据的真实性和完整性。3.收入管理加强对收入的监控和分析，定期对客房收入、其他收入等进行统计和分析，及时发现收入异常情况，并查明原因，采取相应的措施进行调整和改进。建立收入考核制度，将收入指标分解到各岗位和个人，定期对收入完成情况进行考核和评价，激励员工积极拓展业务，提高宾馆的收入水平。严格执行收入确认原则，确保收入的真实性和准确性。对于收入的确认和计量，应符合国家会计准则和相关法律法规的规定，不得提前或推迟确认收入。加强与销售部门、客房部门等相关部门的沟通与协作，及时掌握市场动态和客户需求，共同做好宾馆的销售和经营工作，提高宾馆的市场竞争力和经济效益。五、成本费用核算与管理1.成本核算宾馆总台的成本主要包括客房用品成本、水电费、通讯费、设备折旧费等。财务部门应按照成本核算的相关规定，对各项成本进行准确核算。客房用品成本应按照实际领用数量和采购价格进行核算，定期对客房用品的库存进行盘点，确保账实相符。水电费、通讯费等应按照实际发生金额进行核算，根据相关部门提供的抄表记录或费用清单进行确认。设备折旧费应按照规定的折旧方法和折旧年限进行计提，确保设备资产的价值逐步分摊到各期成本费用中。财务部门应建立固定资产台账，详细记录设备的购置时间、原值、折旧情况等信息。加强对成本的控制和管理，定期对成本进行分析和比较，找出成本变动的原因，采取有效的措施降低成本费用。如通过优化客房用品采购渠道、合理控制水电费消耗等方式，提高宾馆的成本效益。2.费用管理宾馆总台的费用包括办公费、差旅费、业务招待费、员工薪酬等。各项费用应按照规定的标准和审批程序进行报销和管理。办公费应严格控制支出，按照实际需要购置办公用品，建立办公用品领用制度，定期对办公用品的使用情况进行盘点和分析，提高办公用品的使用效率。差旅费应按照宾馆制定的差旅费标准进行报销，严格审核出差审批手续、出差天数、交通费用等报销凭证，确保差旅费报销的真实性和合理性。业务招待费应严格按照规定的限额进行控制，遵循必要性、合理性原则，审批手续齐全后方可报销。报销时应提供详细的业务招待清单，注明招待对象、时间、地点、事由等信息。员工薪酬应按照国家法律法规和宾馆的薪酬制度进行核算和发放。财务部门应根据人力资源部门提供的考勤记录、绩效评估结果等，准确计算员工的工资、奖金、福利等薪酬项目，并按时发放到员工手中。加强对费用的预算管理，年初应编制费用预算计划，经宾馆管理层批准后执行。定期对费用预算的执行情况进行监控和分析，及时发现费用超支或节约情况，并采取相应的措施进行调整和控制。六、财务报表与分析1.财务报表编制宾馆总台应按照国家会计准则和相关财务制度的要求，定期编制财务报表。财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表和附注。每日营业结束后，收银员应及时将收款日报表提交财务部门，财务审核员对相关业务单据进行审核后，财务人员按照规定的会计科目和账务处理方法进行账务记录。每月末，财务部门应根据当月的账务记录，编制月度财务报表。月度财务报表应反映宾馆总台当月的财务状况、经营成果和现金流量情况，为管理层提供及时的财务信息。年度终了，财务部门应编制年度财务报表，并进行审计和汇算清缴工作。年度财务报表应全面、准确地反映宾馆总台全年的财务状况和经营成果，为宾馆的年度总结和决策提供重要依据。2.财务分析财务部门应定期对财务报表进行分析，为宾馆管理层提供决策支持。财务分析应包括偿债能力分析、营运能力分析、盈利能力分析等方面。通过偿债能力分析，评估宾馆总台的短期偿债能力和长期偿债能力，如流动比率、速动比率、资产负债率等指标，为宾馆的资金筹集和风险管理提供参考。通过营运能力分析，评价宾馆总台的资产运营效率，如应收账款周转率、存货周转率、总资产周转率等指标，找出影响资产运营效率的因素，提出改进措施，提高宾馆的运营效益。通过盈利能力分析，分析宾馆总台的盈利水平和盈利质量，如毛利率、净利率、净资产收益率等指标，了解宾馆的盈利能力和发展潜力，为宾馆的经营决策提供依据。除了上述常规的财务分析指标外，财务部门还应根据宾馆的实际情况，开展专项财务分析，如成本费用分析、收入结构分析、市场竞争力分析等，为宾馆管理层提供更有针对性的财务信息和决策建议。七、财务内部控制1.岗位分工与授权批准明确宾馆总台各财务岗位的职责和权限，实行不相容职务分离制度。如收银员不得兼任审核员，财务审核员不得兼任出纳等。对各项财务业务实行授权批准制度，明确审批流程和审批权限。重大财务事项应经宾馆管理层批准，一般财务业务应按照规定的审批程序进行操作。建立财务审批台账，记录各项财务业务的审批情况，包括审批时间、审批人、审批意见等信息，确保审批过程可追溯。2.业务流程控制规范宾馆总台的财务业务流程，包括客房预订、入住登记、退房结算、现金及票据管理、收入与成本核算等环节。每个环节应制定详细的操作规范和流程，确保财务业务的标准化和规范化。在业务流程中设置关键控制点，并对关键控制点进行重点监控。如在退房结算环节，应核对客人的消费项目和金额，检查发票开具情况，确保结算的准确性和合规性。加强对业务流程的内部审计和监督，定期对财务业务流程进行检查和评估，发现问题及时整改，确保财务内部控制制度的有效执行。3.财务信息系统控制建立完善的财务信息系统，确保财务数据的准确、及时、完整。财务信息系统应具备数据录入、处理、存储、查询、报表生成等功能，满足宾馆总台财务管理的需要。对财务信息系统的操作权限进行严格管理，设置不同的用户角色和