门店房租请款财务制度

PAGE门店房租请款财务制度一、总则1.目的为规范公司门店房租请款流程，加强财务管理，确保房租支付的准确性、及时性和合规性，保障公司与房东的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有租赁门店的房租请款相关财务活动。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保房租请款活动合法合规。准确及时原则：准确核算房租金额，及时办理请款手续，避免逾期支付产生不良影响。责任明确原则：明确各部门在房租请款过程中的职责，确保各项工作有序开展。二、房租核算与确认1.房租计算依据房租金额根据租赁合同约定的租金标准、租赁面积及租赁期限进行计算。租赁合同应明确租金的支付方式（如按月、季、半年或年支付）、租金递增方式及其他相关费用的承担等条款。对于租金包含物业费、水电费等其他费用的情况，应在合同中明确各项费用的分摊方式及计算标准，以便准确核算房租总额。2.房租核算流程每月[具体日期]前，门店运营部门应根据租赁合同及实际租赁情况，统计当月房租明细，并提交给财务部门。房租明细应包括门店名称、租赁面积、租金标准、本月应支付租金金额、已支付租金情况、本次请款金额等信息。财务部门收到门店运营部门提交的房租明细后，应进行认真核对。核对内容包括租金计算是否准确、费用分摊是否合理、与租赁合同约定是否一致等。如发现问题，应及时与门店运营部门沟通核实，并要求其进行更正。经财务部门核对无误后，形成当月房租核算报表，作为房租请款的依据。房租核算报表应包括各门店房租明细、当月房租总额、累计已支付房租金额、本次请款金额等信息，并由财务负责人签字确认。3.房租确认程序财务部门完成房租核算后，应将房租核算报表提交给门店负责人进行确认。门店负责人应在收到报表后的[X]个工作日内，对房租金额、支付情况等进行审核，并签字确认。如门店负责人对房租核算报表有异议，应及时与财务部门沟通，说明原因。财务部门应根据门店负责人提出的异议进行核实，并调整房租核算报表。如双方仍无法达成一致意见，应提交公司管理层进行协调解决。经门店负责人确认后的房租核算报表作为最终的房租请款依据。财务部门应按照报表中的请款金额办理房租请款手续。三、请款流程1.请款申请每月[具体日期]前，财务部门根据经确认的房租核算报表，填写房租请款申请表。房租请款申请表应包括请款门店名称、请款月份、请款金额、付款账号、收款账号、房东信息等内容，并由财务负责人签字盖章。房租请款申请表应附房租核算报表、租赁合同复印件等相关资料，作为请款的依据。2.请款审批房租请款申请表提交后，按照公司审批流程进行审批。审批流程一般包括门店负责人初审、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。门店负责人初审主要审核房租请款申请表中的信息是否准确、房租金额是否合理、与租赁合同约定是否一致等。如初审通过，门店负责人应在申请表上签字确认。财务部门审核主要审核请款金额的计算是否准确、相关资料是否齐全、付款方式是否符合公司规定等。如审核通过，财务负责人应在申请表上签字盖章。分管领导审批主要对房租请款事项进行全面审查，确保请款符合公司财务政策和业务需求。如审批通过，分管领导应在申请表上签字。总经理审批为最终审批环节。总经理根据公司整体财务状况、业务发展需求等因素，对房租请款进行审批。如审批通过，总经理应在申请表上签字。3.请款支付经总经理审批通过后的房租请款申请表，由财务部门安排资金进行支付。支付方式应根据租赁合同约定及公司财务规定进行选择，一般包括银行转账、支票支付等方式。财务部门在支付房租后，应及时登记入账，并将支付凭证复印件交门店运营部门备案。门店运营部门应跟踪房租支付情况，确保房东按时收到租金。如因特殊原因需要变更付款方式或延迟支付房租，应提前与房东沟通协商，并取得房东的书面同意。同时，财务部门应按照公司规定办理相关审批手续，并在支付记录中注明变更原因及支付时间。四、发票管理1.发票开具要求房东应按照国家税收法律法规及相关规定，在收到房租后及时开具合法有效的发票。发票内容应与租赁合同约定一致，包括租金金额、租赁期限、租赁面积等信息。如房东为小规模纳税人，可开具增值税普通发票；如房东为一般纳税人，应开具增值税专用发票。公司财务部门应根据实际情况，要求房东提供相应类型的发票。2.发票接收与审核门店运营部门在收到房东开具的发票后，应及时转交财务部门。财务部门收到发票后，应进行认真审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票内容与房租请款金额及租赁合同是否一致等。如发现发票存在问题，如发票开具不规范、发票内容错误、发票过期等，财务部门应及时与门店运营部门沟通，要求房东重新开具发票。在房东重新开具发票前，不得支付房租。财务部门审核无误后的发票，应按照公司财务档案管理规定进行妥善保管。发票保管期限应符合国家法律法规及公司相关规定要求。3.发票报销门店运营部门及相关人员应在规定时间内，将审核通过的发票及相关报销凭证提交给财务部门进行报销。报销流程应按照公司财务报销制度执行，包括填写报销单、审批签字等环节。财务部门在审核报销凭证无误后，按照公司财务规定进行报销支付。报销支付应与房租请款支付方式一致，确保资金流向清晰、合规。五、房租支付监督与检查1.内部监督财务部门应定期对房租请款及支付情况进行内部监督检查。监督检查内容包括请款流程是否合规、审批手续是否齐全、支付金额是否准确、发票管理是否规范等。财务部门应建立房租请款及支付台账，详细记录各门店房租请款时间、金额、支付时间、发票信息等内容。通过台账对房租支付情况进行跟踪管理，及时发现问题并采取措施解决。内部审计部门应定期对房租请款及支付情况进行审计检查。审计检查内容包括财务制度执行情况、资金使用效益、内部控制有效性等方面。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部沟通协调门店运营部门应加强与房东的沟通协调，及时了解房租支付情况及房东的需求。如房东对房租支付有疑问或提出其他意见，门店运营部门应及时反馈给财务部门，并协助财务部门进行沟通解决。对于因房租支付问题引发的纠纷或争议，公司应积极与房东协商解决。如协商不成，可通过法律途径维护公司合法权益。在处理纠纷过程中，财务部门应提供相关财务资料及证据支持，确保公司利益不受损失。六、特殊情况处理1.房租调整在租赁合同履行期间，如因市场行情变化、租赁房屋状况改变等原因，需要调整房租的，应按照租赁合同约定的程序进行操作。一般情况下，应由双方协商一致，并签订补充协议。房租调整后，财务部门应根据补充协议及相关资料，重新核算房租金额，并按照本制度规定的请款流程办理请款手续。2.房租减免如因不可抗力因素（如自然灾害、政府政策调整等）导致门店无法正常经营，或房东同意给予房租减免的，门店运营部门应及时收集相关证明材料，并提交给财务部门。财务部门应根据证明材料及租赁合同约定，审核房租减免的合理性和合法性。如审核通过，应按照减免后的房租金额办理请款手续，并在财务记录中注明房租减免原因及金额。3.逾期支付处理如因特殊原因导致房租逾期支付，门店运营部门应及时与房东沟通协商，争取房东的理解和支持。同时，应向财务部门说明逾期原因，并提出解决方案。财务部门应根据逾期情况，评估可能产生的逾期费用及对公司信用的影响。如房东同意支付逾期费用，财务部门应在支付房租时一并支付逾期费用，并在财务记录中注明逾期费用金额及支付情况。为避免房租逾期支付，公司应加强资金管理，合理安排资金预算，确保房租支付的及时性。同时，应建立房租逾期预警机制，对可能出现逾期支