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文档简介

医院办公室文员实习岗位职责说明医院办公室文员实习生需在带教人员指导下，协助完成行政事务处理、文书管理、沟通协调等工作，助力医院行政办公高效有序运转，同时通过实践提升职业素养与岗位胜任力。以下为具体职责说明：一、行政事务协助1.文件流转管理协助收发、登记各类行政文件（含上级通知、科室报送材料、外部函件等），按流程呈送主管领导或转办至相关科室；跟踪文件办理进度，及时反馈结果，确保文件流转规范、高效、无遗漏。2.会议支持工作协助筹备科室例会、行政会议等，包括传达会议通知、预约会议室、准备会议资料（如议程、往期纪要、汇报材料）；会议期间做好记录，会后整理会议纪要，明确决议事项与责任分工，跟进落实进度并反馈。3.后勤事务配合协助管理办公室办公用品（如耗材申领、库存登记、分发），定期盘点并补充物资；参与来访人员接待（含引导、登记、联系对接科室），协助调试会议室设备、安排公务用车等后勤保障工作。二、文书与档案管理辅助1.文书撰写与优化在指导下起草简单公文（如通知、工作简报、活动总结），确保格式规范、内容准确；协助整理医院工作动态、调研材料等，使用办公软件完成文档排版、校对，提升文书专业性与可读性。2.档案整理协作参与医院文书档案、业务档案的整理工作，按《归档文件整理规则》分类、编号、装订文件；协助建立档案检索目录，规范档案借阅登记，确保档案管理合规、查阅便捷。三、信息沟通与协调1.内部联络衔接作为科室与临床、医技科室的联络纽带，及时传递行政通知、工作要求，收集科室反馈意见并整理上报；协助跟进跨科室协作事项（如流程优化、项目推进），定期反馈进展至主管人员。2.外部沟通支持协助处理患者及家属的咨询（如就诊流程、科室位置、医保政策答疑），对无法即时答复的问题登记后转交相关部门，跟踪反馈结果；协助对接外部单位（如合作机构、上级主管部门）的来访、函件，做好沟通衔接与信息传递。四、数据整理与统计支持1.基础数据统计协助整理行政工作相关数据（如会议次数、文件流转量、办公用品消耗），按要求汇总成表；参与患者满意度调查、行政工作调研的数据收集与初步分析，为科室决策提供基础素材。2.报表与材料辅助协助制作行政工作月报、季报等报表，在指导下完成汇报材料的图表制作、数据核对，确保数据真实、逻辑清晰。五、合规与学习成长1.制度遵守与保密严格遵守医院行政管理制度、医疗行业保密规定，对接触的患者信息、医院运营数据、会议内容等严格保密；规范使用OA系统、电子档案库等办公工具，按流程操作行政事务。2.专业能力提升主动学习医院行政流程、医疗政策法规（如医保政策、医疗质量管理规范），参与科室业务培训与经验交流；在实践中提升公文写作、沟通协调、办公软件应用（如Excel函数、PPT可视化）等能力，定期向带教人员汇报工作进展与问题，总结实习经验。实习

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