族谱制作财务制度

PAGE族谱制作财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范族谱制作过程中的财务行为，加强财务管理与监督，确保族谱制作项目的资金合理使用，保障项目顺利进行，同时维护公司的经济利益，促进族谱文化事业的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有参与族谱制作项目的部门及人员，包括但不限于策划团队、采编团队、设计团队、排版印刷团队等，以及与族谱制作项目相关的各项经济活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保族谱制作过程中的财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映族谱制作项目的财务状况和经营成果，不得虚报、瞒报或伪造财务数据。3.合理性原则：各项费用支出应合理、必要，符合族谱制作项目的实际需求，杜绝浪费和不合理开支。4.预算控制原则：实行全面预算管理，加强对族谱制作项目预算的编制、执行、控制和分析，确保预算的严格执行，提高资金使用效益。5.职责分离原则：明确财务、采购、项目管理等部门在族谱制作财务活动中的职责，做到相互监督、相互制约，防止财务风险。二、财务机构与人员职责（一）财务机构设置公司设立专门的财务部门，负责族谱制作项目的财务管理工作。财务部门应配备具备专业财务知识和技能的人员，确保财务工作的顺利开展。（二）财务人员职责1.财务负责人职责全面负责族谱制作项目的财务管理工作，制定和完善财务管理制度，确保制度的有效执行。组织编制项目预算，审核各项费用支出，对项目资金的使用进行监督和控制。定期向上级领导汇报项目财务状况，提供财务分析报告，为决策提供依据。协调与其他部门的关系，保障财务工作与项目工作的顺利衔接。2.会计人员职责负责族谱制作项目的会计核算工作，按照国家统一的会计制度进行账务处理，确保财务信息的准确、及时。编制财务报表，定期进行财务分析，为项目管理提供财务数据支持。负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。协助财务负责人进行预算管理和成本控制，参与项目财务审计工作。3.出纳人员职责办理族谱制作项目的现金收付和银行结算业务，确保资金收付的安全、准确。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券和有关印章、空白票据等，确保其安全完整。协助会计人员进行账务核对和财务报表编制工作。三、预算管理（一）预算编制1.编制依据族谱制作项目的策划方案、工作计划和资源需求预测。公司历史族谱制作项目的成本数据和经验教训。市场价格信息和行业标准。2.编制内容族谱制作项目的直接成本预算，包括资料收集费用、采编费用、设计费用、排版印刷费用、装订费用等。间接成本预算，包括办公费用、差旅费、通讯费、水电费等项目管理费用。其他费用预算，如项目策划费用、审核校对费用、版权费用等。3.编制流程项目负责人组织相关部门人员根据项目需求编制初步预算草案。财务部门对初步预算草案进行审核，结合公司财务状况和历史数据提出调整意见。项目负责人根据财务部门意见对预算草案进行修改完善，提交公司管理层审批。经公司管理层审批后的预算作为项目执行的依据。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算项目和金额。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.财务部门应加强对预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.项目负责人应定期检查预算执行情况，确保各项工作按照预算进度进行，对预算执行偏差较大的项目及时采取措施进行纠正。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可以申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致族谱制作项目成本增加或收入减少。市场价格波动较大，原预算价格已无法满足项目实际需求。项目策划方案或工作计划发生重大调整影响预算执行。其他不可预见因素导致预算执行困难。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容及金额、调整后的预算执行情况预测等，并按照规定的审批程序提交。3.预算调整审批通过后，财务部门应及时调整相关预算指标，并对预算执行情况进行跟踪监控。四、收入管理（一）收入来源族谱制作项目的收入主要包括族谱制作费用、资料查询费用、广告赞助收入等。（二）收入确认1.族谱制作费用应在与客户签订合同并按照合同约定完成项目交付后，根据合同金额确认收入。2.资料查询费用应在提供资料查询服务并经客户确认后，按照实际收费金额确认收入。3.广告赞助收入应在与赞助方签订协议并收到赞助款项后，按照协议约定金额确认收入。（三）收入核算1.会计人员应按照收入确认原则及时进行账务处理，并在财务报表中准确反映各项收入情况。2.对于不同来源的收入，应分别设置明细科目进行核算，以便于统计和分析。3.定期对收入情况进行核对和分析，确保收入数据的准确性和完整性。五、成本费用管理（一）成本费用分类1.直接成本资料收集成本：包括文献资料购买、实地调研费用、采访费用等。采编成本：如编辑人员薪酬、稿件整理费用等。设计成本：设计人员薪酬、设计软件使用费用、设计素材购买费用等。排版印刷成本：排版费用、印刷费用、纸张及耗材费用等。装订成本：装订材料费用、装订人工费用等。2.间接成本办公费用：办公设备购置与折旧、办公用品消耗、水电费等。差旅费：因项目需要发生的员工出差费用。通讯费：项目相关的通讯费用支出。其他间接费用：如项目管理人员薪酬、会议费用等。（二）成本费用控制1.成本费用预算控制：严格按照预算控制各项成本费用支出，确保费用支出不超出预算范围。2.采购成本控制建立供应商评估和选择机制，通过招标、询价等方式选择优质供应商，降低采购成本。加强采购合同管理，明确采购价格、质量标准、交货时间等条款，确保采购过程的合规性和成本效益。3.费用审批控制制定严格的费用审批流程，明确各级审批权限。所有费用支出必须经过相应层级的审批，未经审批不得报销。审批人员应认真审核费用支出的合理性、真实性和必要性，对不符合规定的费用予以拒绝。4.成本核算与分析定期进行成本核算，准确计算各项成本费用，并与预算进行对比分析，找出成本差异原因。根据成本分析结果，采取有效措施进行成本控制和优化，不断降低项目成本。（三）成本费用报销1.报销凭证要求所有费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如发票、收据、合同等。原始凭证应注明费用发生的日期、内容、金额、支付方式等信息，并加盖开具单位的印章。2.报销流程费用报销人填写费用报销单，详细注明费用明细、报销金额、报销事由，并签字确认。将报销单及相关原始凭证提交给部门负责人审核，部门负责人应审核费用的真实性和合理性，签字批准后提交财务部门。财务部门会计人员对报销凭证进行审核，核对凭证的真实性、合法性和完整性，审核无误后签字，交由出纳人员办理报销支付手续。3.报销时间规定原则上应在费用发生后及时报销，不得拖延。对于跨月的费用报销，应在次月规定时间内办理。超过规定报销时间的费用，如无特殊原因，财务部门有权拒绝报销。六、资产管理（一）固定资产管理1.公司为族谱制作项目购置的固定资产，如办公设备、印刷设备等，应按照固定资产管理制度进行管理。2.财务部门负责固定资产的账务核算，建立固定资产台账，记录固定资产的购置时间、原值、折旧情况等信息。3.资产管理部门负责固定资产的实物管理，定期对固定资产进行清查盘点，确保固定资产的安全完整。4.固定资产折旧应按照规定的折旧方法和折旧年限进行计提，折旧费用计入项目成本。（二）流动资产（存货）管理1.族谱制作过程中涉及的纸张、油墨、装订材料等存货，应建立存货管理制度，加强对存货的采购、验收、保管、领用等环节的管理。2.财务部门应定期对存货进行盘点，确保存货账实相符。对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因并进行账务处理。3.存货采购应根据项目需求合理安排，避免积压和浪费。同时，应加强对存货库存的监控，及时清理过期或闲置的存货。七、财务报告与分析（一）财务报告1.财务部门应定期编制族谱制作项目财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表和附注。2.财务报告应真实、准确、完整地反映项目的财务状况和经营成果，为项目管理和决策提供依据。3.财务报告编制完成后，应及时提交给公司管理层和相关部门负责人。（二）财务分析1.定期对族谱制作项目财务状况进行分析，分析内容包括预算执行情况、成本费用控制情况、收入情况、资产负债情况等。2.通过财务分析，找出项目财务管理中存在的问题和潜在风险，提出改进措施和建议，为项目管理决策提供参考。3.财务分析报告应采用图表、数据等形式进行直观展示，便于管理层理解和决策。八、财务监督与审计（一）内部监督1.公司内部应建立健全财务监督机制，加强对族谱制作项目财务活动的日常监督。2.财务部门应定期对项目财务收支情况进行自查，发现问题及时整改。3.各部门应配合财务部门的监督工作，如实提供财务信息和相关资料。（二）内部审计1.定期开展族谱制作项目内部审计工作，对项目财务收支、预算执行、成本控制等情况进