预付账款财务制度

PAGE预付账款财务制度一、总则（一）目的为了加强公司预付账款的管理，规范预付账款的核算和监督，保障公司资金安全，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中发生的预付账款业务。（三）基本原则1.合法性原则：预付账款的发生必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保业务真实、合法、有效。2.合理性原则：预付账款的金额应根据合同约定、业务实际需要等合理确定，避免不合理的资金占用。3.风险控制原则：加强对预付账款的风险评估和控制，防范因供应商违约、市场变化等原因导致的风险。4.规范核算原则：严格按照财务会计准则进行预付账款的核算，确保财务信息准确、完整。二、预付账款的定义与范围（一）定义预付账款是指公司按照购货合同规定，预先支付给供应单位的款项。（二）范围1.购买原材料、商品、设备等物资而预先支付的款项。2.支付的工程预付款，包括建筑工程、安装工程等预付款项。3.因业务合作等原因预先支付给其他单位的款项，如定金、保证金等。三、预付账款的审批流程（一）业务部门申请1.业务部门根据合同约定或业务需要，填写《预付账款申请表》，详细说明预付账款的事由、金额、支付对象、预计支付时间等信息。2.附上相关合同、协议、报价单等资料，作为申请的依据。（二）部门负责人审核业务部门负责人对申请事项进行审核，重点审核业务的真实性、必要性、金额合理性以及相关资料的完整性。审核通过后，在申请表上签署意见。（三）财务部门审核1.财务部门收到申请表及相关资料后，对预付账款的金额、支付方式、资金来源等进行审核。2.检查是否符合公司资金预算安排，是否存在资金风险。审核通过后，在申请表上签署意见。（四）分管领导审批分管领导根据业务部门和财务部门的审核意见，对预付账款申请进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见。（五）总经理审批重大金额的预付账款申请需报总经理审批。总经理根据公司整体经营情况和资金状况，做出最终审批决定。（六）审批权限1.预付账款金额在[X]元以下的，由业务部门负责人、财务部门负责人和分管领导审批。2.预付账款金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导和总经理审批。3.预付账款金额超过[X]元的，需经总经理办公会或董事会审批。四、预付账款的账务处理（一）核算科目预付账款应通过“预付账款”科目进行核算。该科目应按供应单位设置明细账，进行明细核算。（二）账务处理流程1.公司按照审批后的《预付账款申请表》支付款项时，财务部门根据付款凭证，借记“预付账款——[供应单位名称]”科目，贷记“银行存款——[付款账户名称]”科目。2.收到所购物资或接受相关服务时，根据发票账单等凭证，借记“原材料”、“库存商品”、“固定资产”、“管理费用”等相关科目，贷记“预付账款——[供应单位名称]”科目。3.当预付账款小于采购货物所需支付的款项时，应将不足部分补付，借记“预付账款——[供应单位名称]”科目，贷记“银行存款——[付款账户名称]”科目；当预付账款大于采购货物所需支付的款项时，应将多余部分收回，借记“银行存款——[收款账户名称]”科目，贷记“预付账款——[供应单位名称]”科目。五、预付账款的跟踪与监控（一）建立台账财务部门应建立预付账款台账，详细记录每笔预付账款的发生日期、金额、支付对象、合同编号、预计到货日期、实际到货日期、发票取得情况等信息。（二）定期跟踪1.业务部门负责对预付账款业务进行跟踪，及时了解供应商的供货进度、质量情况等。2.财务部门定期与业务部门核对预付账款台账，对预付账款的执行情况进行跟踪分析。如发现预付账款超过合同约定时间仍未到货或未取得发票等异常情况，应及时与业务部门沟通，查明原因，并采取相应措施。（三）风险预警1.设定预付账款风险预警指标，如预付账款占流动资产的比例、预付账款账龄等。2.当预警指标出现异常时，发出风险预警信号，提醒相关部门关注预付账款风险，及时采取措施进行处理。六、预付账款的清理与核销（一）清理原则1.定期清理原则：公司应定期对预付账款进行清理，确保预付账款的真实性、准确性和合规性。2.及时核销原则：对于已到货、已取得发票且款项已结清的预付账款，应及时进行核销。（二）清理流程1.财务部门根据预付账款台账和相关业务资料，对预付账款进行全面梳理，确定需要清理的预付账款明细。2.向业务部门发送《预付账款清理通知书》，要求业务部门对涉及的预付账款进行核实，并提供相关证明材料。3.业务部门对预付账款的清理情况进行说明，如已到货但未取得发票的，应说明原因及预计取得发票时间；因供应商原因无法供货或合同终止的，应提供相关证明文件。（三）核销条件1.所购物资或服务已全部到货并验收合格，且已取得发票。2.因供应商原因无法供货或合同终止，已收回全部预付款项或取得相关赔偿。3.预付账款已逾期且无法收回，已按照公司规定履行了审批手续并计提坏账准备。（四）核销流程1.业务部门填写《预付账款核销申请表》，附上相关证明材料，如发票、验收报告、合同终止协议、坏账核销审批文件等。2.财务部门对申请核销的预付账款进行审核，核实相关资料的真实性、完整性和合规性。3.审核通过后，报分管领导和总经理审批。4.总经理审批通过后，财务部门进行账务处理，核销相应的预付账款。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对预付账款的管理情况进行审计，检查预付账款的审批流程是否合规、账务处理是否准确、跟踪监控是否到位、清理核销是否及时等。2.对审计中发现的问题，提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）财务检查1.财务部门定期对预付账款进行自查，检查预付账款的管理是否符合本制度规定，是否存在风险隐患。2.对自查中发现的问题，及时进行整改，确保预付账款管理规范、有效。（三）责任追究1.对于违反本制度规定，导致预付账款出现风险或损失的部门和个人，将视情节轻重追究相应的责任。2.对在预付账款管理中存在违规行为的责任人，给予批评教