财务共享与财务制度

PAGE财务共享与财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务共享服务中心的运作，确保财务信息的准确性、及时性和完整性，加强财务管理与内部控制，提高公司整体运营效率，保障公司财务活动符合相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分子公司、分支机构，涵盖公司所有涉及财务共享服务的业务流程和财务事项。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、会计准则及相关行业监管要求，确保公司财务活动合法合规。2.准确性原则：财务共享服务中心提供的财务信息应准确无误，如实反映公司财务状况和经营成果。3.及时性原则：及时处理各类财务业务，确保财务信息的及时传递和反馈，满足公司决策及管理需求。4.标准化原则：建立统一的财务共享服务流程、操作规范和数据标准，实现财务业务的标准化处理。5.内部控制原则：通过完善的内部控制体系，防范财务风险，确保财务共享服务中心的安全稳定运行。二、财务共享服务中心架构与职责（一）组织架构财务共享服务中心设主任一名，全面负责中心的管理与运营；下设财务核算部、资金管理部、费用报销部、财务报表部、数据分析部等部门，各部门设经理一名，负责本部门的日常管理工作。（二）职责分工1.财务核算部负责公司各类经济业务的会计核算，按照统一的会计政策和核算流程进行账务处理。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保会计凭证编制准确。定期核对账目，编制各类明细账簿和总账，保证账账相符、账实相符。2.资金管理部负责公司资金的集中管理和调度，合理安排资金，提高资金使用效率。办理资金收付业务，包括收款、付款、资金结算等，确保资金安全。监控资金流动情况，及时预警资金风险，制定资金风险管理措施。负责银行账户管理，定期与银行进行对账，处理银行相关业务。3.费用报销部制定和完善费用报销管理制度及流程，明确报销标准和审批权限。审核员工费用报销申请，检查报销凭证是否合规，报销金额是否符合标准。对费用报销数据进行统计分析，为公司费用控制提供数据支持。4.财务报表部按照会计准则和公司财务制度要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。对财务报表进行审核、分析和解读，为公司管理层提供财务决策依据。负责财务报表的对外报送工作，确保报表数据准确、报送及时。5.数据分析部收集、整理和分析公司财务数据及相关业务数据，建立财务数据分析模型。为公司管理层提供财务分析报告和决策建议，支持公司战略规划和经营决策。监测公司财务指标变动情况，及时发现潜在问题并提出预警。三、财务共享服务流程规范（一）费用报销流程1.员工填写费用报销单，附上相关原始凭证，提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人审核费用的合理性和必要性，签字确认后提交至财务共享服务中心费用报销部。3.费用报销部审核人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，检查报销金额是否符合标准，审批流程是否合规。如审核通过，录入系统并提交至财务经理审批；如审核不通过，退回员工并说明原因。4.财务经理对报销申请进行终审，审批通过后，系统自动生成付款指令，资金管理部进行付款处理。5.付款完成后，费用报销部对报销业务进行归档整理，保存相关凭证和资料。（二）采购付款流程1.采购部门发起采购订单，明确采购商品或服务的规格、数量、价格等信息，并提交至供应商。2.供应商发货并开具发票后，采购部门将采购发票、到货验收单等相关凭证提交至财务共享服务中心。3.财务核算部审核人员核对采购订单、发票、验收单等信息是否一致，审核发票的真实性和合法性。审核通过后，录入系统并提交至财务经理审批。4.财务经理审批通过后，资金管理部根据付款安排进行付款操作，同时财务核算部进行账务处理。5.定期对采购付款业务进行统计分析，检查采购付款的及时性和准确性，发现问题及时调整。（三）销售收款流程1.销售部门与客户签订销售合同，明确销售商品或服务的金额、付款方式、结算周期等条款。2.销售业务发生后，销售部门开具销售发票，并将发票及相关销售凭证提交至财务共享服务中心。3.财务核算部审核人员核对销售合同、发票、发货单等信息是否一致，确认销售收入的真实性和准确性。审核通过后，录入系统并提交至财务经理审批。4.财务经理审批通过后，资金管理部跟踪客户收款情况，及时催收到期款项，并进行收款账务处理。5.定期对销售收款情况进行分析，评估客户信用状况，为公司销售决策提供支持。四、财务共享服务中心数据管理（一）数据采集1.建立统一的数据采集平台，涵盖公司各类财务业务系统及相关业务部门系统，确保数据的自动采集和传输。2.明确数据采集的范围、频率和格式要求，保证采集数据的完整性和准确性。3.对采集的数据进行初步校验，及时发现并纠正数据错误，确保数据质量。（二）数据存储1.采用安全可靠的数据库管理系统存储财务共享服务中心的数据，确保数据的安全性和保密性。2.按照数据类别和用途进行分类存储，建立数据索引和目录，方便数据查询和使用。3.定期对数据进行备份，备份数据存储在异地存储介质上，以防止数据丢失。（三）数据使用与共享1.明确数据使用权限，各部门根据工作需要申请数据访问权限，经授权后方可查询和使用相关数据。2.建立数据共享机制，促进财务部门与其他业务部门之间的数据共享和协同工作，为公司运营提供全面的数据支持。3.对数据的使用情况进行记录和审计，确保数据使用的合规性和合理性。（四）数据安全与保密1.制定数据安全管理制度，加强对数据存储、传输、使用等环节的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.对涉及公司机密的财务数据进行加密处理，严格限制数据访问人员范围，设置用户登录密码和权限控制。3.定期进行数据安全检查和风险评估，及时发现并整改安全隐患，确保数据安全。五、财务共享服务中心内部控制（一）内部控制目标1.确保财务共享服务中心业务流程合法合规，防范财务风险。2.保证财务信息的真实性、准确性和完整性，提高财务报告质量。3.加强财务管理与监督，提高财务工作效率和效益。（二）内部控制措施1.岗位分离与职责分工：明确各岗位的职责和权限，实行不相容岗位相互分离，避免一人兼任多项关键职责，防止舞弊行为发生。2.授权审批制度：建立严格的授权审批流程，明确各级管理人员的审批权限，对重大财务事项实行集体决策和联签制度。3.业务流程控制：对财务共享服务中心的各项业务流程进行详细梳理，设置关键控制点，加强对业务流程的监控和管理，确保流程规范执行。4.内部审计与监督：定期开展内部审计工作，对财务共享服务中心的财务活动、内部控制制度执行情况进行审计监督，及时发现问题并提出整改建议。5.风险评估与预警：建立财务风险评估体系，对可能面临的风险进行识别、评估和预警，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。六、财务共享服务中心人员管理（一）人员招聘与培训1.根据财务共享服务中心的业务需求和岗位设置，制定合理的人员招聘计划，招聘具备专业知识和技能的财务人员。2.定期组织员工培训，包括财务法规、会计准则、业务流程、信息技术等方面的培训，提高员工的业务水平和综合素质。3.鼓励员工参加各类专业资格考试和培训课程，对取得相关专业资格证书的员工给予适当奖励。（二）绩效考核与激励1.建立科学合理的绩效考核体系，根据员工的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行综合评价。2.将绩效考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，提高工作效率和质量。3.设立优秀员工奖、创新奖等专项奖励，对表现突出的员工进行表彰和奖励，营造积极向上的工作氛围。（三）职业发展规划1.为员工制定个性化的职业发展规划，根据员工的兴趣、特长和能力，提供晋升通道和岗位轮换机会。2.鼓励员工在财务共享服务领域不断学习和创新，支持员工参与公司内部管理