医院药械货款结算财务制度范本

PAGE医院药械货款结算财务制度范本一、总则（一）目的为加强医院药械货款结算管理，规范财务操作流程，确保资金安全，提高资金使用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与药械供应商之间的货款结算业务，包括药品、医疗器械、医用耗材等的采购与结算。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保药械货款结算业务合法合规。2.准确性原则：准确记录药械采购信息和货款结算数据，保证财务核算真实、准确、完整。3.及时性原则：及时办理药械采购与货款结算手续，避免逾期付款或收款，维护医院良好信誉。4.安全性原则：加强资金管理，确保药械货款结算过程中的资金安全，防范财务风险。二、职责分工（一）采购部门1.负责药械采购合同的签订、执行与管理，确保合同条款符合医院利益和法律法规要求。2.及时向财务部门提供药械采购订单、到货验收单等相关资料，协助财务部门进行货款结算。3.跟踪药械采购进度，协调解决采购过程中的问题，确保药械按时、按质、按量供应。（二）验收部门1.按照合同要求和相关标准对采购的药械进行验收，出具验收报告。2.对验收合格的药械，在验收报告上签字确认，并及时传递给采购部门和财务部门。3.如发现药械质量问题或数量不符等情况，及时与采购部门沟通，并协助处理相关事宜。（三）财务部门1.负责药械货款结算的账务处理，审核相关结算资料，确保结算金额准确无误。2.按照合同约定和财务制度规定，及时支付药械货款，做好资金预算和资金管理工作。3.定期与采购部门、供应商核对药械采购及货款结算情况，编制相关财务报表和分析报告。4.对药械货款结算过程中的财务风险进行监控和预警，提出防范措施和建议。（四）审计部门1.对药械货款结算业务进行定期审计，检查财务制度执行情况和内部控制有效性。2.监督药械采购合同签订、执行及货款结算过程，防范违规操作和财务风险。3.对审计发现的问题提出整改意见和建议，跟踪整改落实情况。三、药械采购与合同管理（一）采购流程1.临床科室根据业务需要，提出药械采购申请，经科室负责人审核后提交给采购部门。2.采购部门对采购申请进行汇总、筛选和评估，选择合适的供应商进行询价、谈判。3.采购部门与供应商签订药械采购合同，明确采购品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。4.将签订后的采购合同副本分别送交财务部门、验收部门等相关部门备案。（二）合同管理1.采购合同签订后，采购部门应建立合同台账，详细记录合同编号、供应商名称及联系方式、采购药械明细、合同金额、付款方式、交货时间、验收标准等信息。2.定期对合同执行情况进行跟踪检查，及时掌握药械到货时间、验收情况、货款支付进度等信息，确保合同顺利履行。3.如遇合同变更（如药械品种、数量、价格调整等），采购部门应及时与供应商协商签订补充合同，并将变更情况通知财务部门等相关部门。4.合同执行完毕后，采购部门应整理合同相关资料，归档保存，以备查阅。四、药械验收管理（一）验收标准1.依据药械采购合同要求、国家相关质量标准和行业规范，对采购的药械进行验收。2.验收内容包括药械的品种、规格、数量、质量、包装、标识等方面，确保药械符合规定要求。（二）验收流程1.药械到货前，采购部门应提前通知验收部门做好验收准备工作。2.药械到货时，验收部门按照验收标准对药械进行逐一核对和检查。3.验收合格的药械，验收人员在验收报告上签字确认，并注明验收日期。验收报告应包括药械名称、规格、数量、生产厂家、供应商、验收情况等详细信息。4.如发现药械存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时填写《药械验收不合格报告》，详细说明问题情况，并通知采购部门与供应商联系处理。（三）验收记录与档案管理1.验收部门应建立药械验收记录台账，详细记录每批药械的验收情况，包括验收日期、药械名称、规格、数量、供应商、验收结果等信息。2.将验收报告、验收不合格报告等相关资料整理归档，保存期限按照医院档案管理规定执行。五、药械货款结算管理（一）结算方式1.医院与药械供应商的货款结算方式主要包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。具体结算方式由双方在采购合同中约定。2.鼓励采用银行承兑汇票等有利于资金周转和降低财务成本的结算方式。（二）结算流程1.采购部门在药械验收合格后，及时将验收报告、采购发票等相关结算资料提交给财务部门。2.财务部门收到结算资料后，认真审核资料的真实性、完整性和准确性。审核内容包括采购合同条款、验收报告、发票金额、发票内容等是否与实际采购情况相符。3.审核无误后，财务部门根据合同约定的付款方式和时间，办理药械货款支付手续。4.对于采用支票、电汇等方式支付货款的，财务部门应填写付款凭证，经相关负责人审批后，通过银行办理付款业务。5.对于采用银行承兑汇票支付货款的，财务部门应按照银行承兑汇票管理规定，办理汇票的开具、交付等手续，并做好相关记录。6.财务部门在支付药械货款后，及时登记入账，更新应付账款台账，确保账务处理准确无误。（三）结算期限与逾期处理1.医院应严格按照采购合同约定的结算期限支付药械货款，不得无故拖延。2.如因特殊原因导致无法按时支付货款，采购部门应提前与供应商沟通协商，取得供应商同意并签订延期付款协议。3.对于逾期未支付的货款，财务部门应及时跟踪催收，并按照合同约定承担相应的违约责任。同时，应将逾期付款情况报告给医院管理层，采取措施尽快解决逾期付款问题，维护医院信誉。（四）对账与函证1.财务部门定期（每月或每季度）与采购部门、供应商核对药械采购及货款结算情况，确保账账相符、账实相符。2.每年至少一次向主要供应商发送询证函，核实应付账款余额及货款结算情况，取得供应商的书面确认回复。3.对核对过程中发现的差异或问题，及时进行调查核实，并采取相应的处理措施，确保财务数据的准确性和真实性。六、财务核算与报表管理（一）财务核算1.财务部门按照国家统一的会计制度和医院财务制度，对药械采购与货款结算业务进行准确的账务核算。2.设置专门的会计科目，详细记录药械采购成本、应付账款、预付款项等相关财务信息。3.对药械采购过程中发生的运费、装卸费、保险费等相关费用，按照规定进行合理分摊和核算，计入药械采购成本。（二）报表管理1.财务部门定期编制药械采购与货款结算相关的财务报表，包括药械采购明细表、应付账款明细表、资金支出报表等。2.财务报表应真实、准确、完整地反映药械采购及货款结算情况，为医院管理层提供决策依据。3.按照医院财务报告制度要求，及时报送药械采购与货款结算相关财务报表，并进行财务分析，对药械采购成本、货款支付情况等进行分析评价，提出改进建议和措施。七、内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全药械货款结算内部控制制度，明确各部门职责权限，规范业务流程，防范财务风险。2.对药械采购合同签订、验收、货款支付等关键环节实行严格的审批制度，确保各项业务操作符合规定要求。3.加强对药械货款结算相关岗位人员的培训和考核，提高其业务素质和风险意识。（二）内部监督检查1.审计部门定期对药械货款结算业务进行内部审计，检查内部控制制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门定期对药械采购与货款结算业务进行自查自纠，对发现的问题及时进行处理和纠正。3.建立内部监督检查档案，记录监督检查情况和整改结果，为后续监督检查提供参考依据。八、信息系统管理（一）信息系统建设1.建立完善的药械采购与货款结算信息系统，实现采购、验收、结算等业务流程的信息化管理。2.信息系统应具备采购合同管理、药械验收管理记录、货款结算管理、财务核算、报表生成等功能模块，确保业务数据的实时采集、传输和共享。（二）信息系统操作与维护1.规范信息系统操作流程，明确各岗位人员的操作权限，确保信息系统安全、稳定