公司请款申请财务制度

PAGE公司请款申请财务制度一、总则（一）目的为规范公司请款申请流程，加强财务管理，确保资金安全、合理、高效使用，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在办理与公司业务相关的请款事项时的申请、审批及支付等环节。（三）基本原则1.合法性原则：请款申请必须符合国家法律法规以及公司相关规章制度的要求。2.真实性原则：请款事项应真实发生，相关凭证和资料必须真实、准确、完整。3.合理性原则：请款金额应根据业务实际需求合理确定，杜绝不合理的开支。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行请款申请，确保审批环节严谨、公正。5.及时支付原则：对于审核通过的请款申请，应及时安排支付，提高资金使用效率。二、请款申请流程（一）请款事由说明请款人应详细填写请款申请表，清晰阐述请款事由，包括但不限于业务内容、项目名称、预计金额、支付对象等信息。对于涉及采购、服务等合同的请款，需注明合同编号及相关条款约定。（二）部门负责人审批请款人所在部门负责人对请款事项的真实性、合理性进行审核。重点审查请款是否与部门业务目标相符，金额是否在预算范围内，相关业务流程是否合规等。如审核通过，部门负责人在请款申请表上签署意见并签字确认。（三）财务审核财务部门收到请款申请表后，对请款事项进行财务审核。审核内容包括：请款金额的计算准确性、资金来源的合规性、相关票据的完整性及合规性等。财务人员应核对请款是否符合公司财务制度及相关财务规定，对于不符合要求的请款申请，应及时与请款人沟通并要求补充或修正相关资料。审核通过后，财务负责人在请款申请表上签署意见并签字确认。（四）分管领导审批（根据公司组织架构确定是否需要此环节）如请款金额较大或涉及重要业务事项，需提交分管领导审批。分管领导从公司整体战略和业务发展角度出发，对请款申请进行全面审查，综合考虑资金安排、业务影响等因素，签署审批意见并签字确认。（五）总经理审批最终请款申请需提交总经理审批。总经理对请款事项拥有最终决策权，审批时应统筹考虑公司财务状况、业务发展需求等多方面因素。总经理签署同意后，方可进入请款支付环节。三、请款申请所需资料（一）通用资料1.请款申请表：按照规定格式详细填写请款事由、金额、支付对象等信息。2.相关合同或协议（如有）：提供与请款事项相关的采购合同、服务合同、租赁合同等，确保合同条款清晰，明确双方权利义务及付款约定。3.发票（预请款可不提供，但需在实际支付时提供合规发票）：对于涉及采购商品或服务的请款，应在请款时提供相应发票，发票内容应与请款事项相符，包括发票抬头、明细、金额、税率等信息，且发票必须为合法有效的税务发票。（二）特殊业务资料1.差旅费请款：需提供出差审批单，注明出差时间、地点、事由、预计费用等信息；如有乘坐飞机、高铁等交通工具的，应提供相应票据复印件。2.业务招待费请款：应填写业务招待费申请表，说明招待对象、事由、预计金额等情况；附上招待活动的相关证明材料，如餐饮发票、娱乐场所消费清单等（需符合公司规定的业务招待范围和标准）。3.项目费用请款：根据项目进度和实际发生费用情况，提供项目费用明细清单、项目进度报告、验收报告（如有）等资料，确保请款金额与项目实际支出相符。四、请款支付方式（一）银行转账对于金额较大、支付对象为企业或具备银行账户的单位，原则上采用银行转账方式支付。请款人应提供准确的收款单位名称、银行账号及开户行信息，确保转账信息无误。财务部门在完成审批手续后，按照规定流程办理银行转账业务，并及时将转账凭证复印件交请款人留存。（二）支票支付在符合相关规定且支付对象同意的情况下，可采用支票支付方式。支票开具后，应及时通知请款人领取，并要求其在支票存根及相关登记簿上签字确认。请款人应妥善保管支票，确保支票安全、及时交付给收款方，并在支票使用后及时向财务部门反馈支付情况。（三）现金支付对于符合现金支付范围的小额款项，可采用现金支付方式。现金支付应严格按照国家现金管理规定执行，确保现金来源合法、支付合规。财务部门应建立现金支付台账，详细记录现金支付的日期、金额、用途、收款人等信息，以备核查。五、请款申请时间及频率（一）请款申请时间请款人应根据业务实际进展情况，合理安排请款申请时间。原则上，应在业务发生前或业务进行过程中按照规定流程提交请款申请，避免因请款不及时影响业务正常开展。对于紧急业务需要提前请款的，应在请款申请表中注明紧急情况及预计支付时间，并确保相关审批流程能够快速完成。（二）请款申请频率公司鼓励各部门合理规划资金使用，减少不必要的请款申请频率。对于同一业务或项目，应尽量集中请款，避免多次小额请款。如因业务需要确需多次请款的，应在每次请款时详细说明前次请款的使用情况及本次请款的必要性，以便财务部门和审批领导全面了解资金使用动态。六、请款申请的变更与撤销（一）变更请款申请提交后，如因业务情况发生变化需要变更请款金额、支付对象、支付时间等关键信息的，请款人应及时提交请款申请变更申请表，说明变更原因及变更内容，并按照原请款申请流程重新进行审批。经各级审批通过后，方可按照变更后的请款申请执行。（二）撤销在请款申请尚未完成审批或支付之前，如请款事项不再发生或已通过其他方式解决，请款人可提交请款申请撤销申请表，说明撤销原因。经各级审批同意后，财务部门停止该请款申请的后续处理流程。如已完成部分审批环节或已支付部分款项的，请款人应与财务部门及相关部门协商，妥善处理已发生的费用及后续事宜。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对请款申请及支付情况进行审计检查。审计内容包括请款流程的合规性、审批手续的完整性、资金使用的合理性、相关资料的真实性等方面。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门在日常工作中应加强对请款申请的审核与监督，定期对请款情况进行统计分析，关注资金流向及使用效果。对于发现的异常请款或不符合规定的请款申请，应及时与请款人及相关部门沟通，采取措施予以纠正。（三）违规处理对于违反本制度规定的请款申请行为，如虚报请款事由、提供虚假资料、未经审批擅自请款等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于责令改正、追回已支付款项、扣减绩效奖金、给予纪律处分等。对于因违规请款给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由财务部门根据公司实际情况及相关法律法规进行解释和处理。（二