卫生局采购内部控制制度

PAGE卫生局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强卫生局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关及所属各事业单位、基层医疗卫生机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格遵守相关程序和规定。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保供应商公平参与竞争。3.公平公正原则：采购活动应当遵循公平公正的原则，对所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对采购活动中的各个环节进行风险识别、评估和控制，防范采购风险。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购计划，组织采购活动，建立供应商库，签订采购合同，协调采购过程中的相关事宜。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购活动进行财务监督和审计。3.业务部门：负责提出采购需求，参与采购评审，验收采购项目，对采购项目的质量和使用效果负责。4.监察部门：负责对采购活动进行监督检查，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应当根据本部门的工作任务和业务需求，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应当经过本部门负责人审核后，报财务部门汇总审核。财务部门应当对采购预算的合理性、合规性进行审核，并根据财政部门下达的预算控制指标进行调整。（二）预算执行1.采购活动应当严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。3.财务部门应当对采购预算的执行情况进行跟踪和监控，定期向采购管理部门通报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因政策调整、市场变化、采购项目变更等原因需要调整采购预算的，采购管理部门应当及时提出调整申请。2.调整申请应当包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。3.采购管理部门应当将调整申请报财务部门审核后，报局领导审批。经批准后，财务部门应当对采购预算进行调整。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应当根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。2.采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划应当经过采购管理部门负责人审核后，报局领导审批。经批准后，采购管理部门应当组织实施采购计划。（二）计划执行1.采购管理部门应当按照采购计划组织采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定的程序进行审批。未经批准，不得擅自变更采购计划。3.采购管理部门应当定期对采购计划的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决采购计划执行过程中存在的问题。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，因政策调整、市场变化、采购项目变更等原因需要调整采购计划的，采购管理部门应当及时提出调整申请。2.调整申请应当包括调整的原因、调整的内容、调整的时间等，并附相关证明材料。3.采购管理部门应当将调整申请报局领导审批。经批准后，采购管理部门应当对采购计划进行调整。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序确定邀请供应商的名单，编制招标文件，发布招标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人按照法定程序，通过与不少于三家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请供应商的名单，组织谈判，确定成交供应商等活动。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人按照法定程序，从单一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序成立采购小组，制定采购文件，确定供应商，签订采购合同等活动。（五）询价1.询价是指采购人按照法定程序，通过向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应当按照规定的程序成立询价小组，制定询价文件，确定邀请供应商的名单，发出询价通知书，组织询价，确定成交供应商等活动。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，提出采购申请。采购申请应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附相关证明材料。2.采购申请应当经过本部门负责人审核后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，应当对采购申请的合理性、合规性进行审核。2.采购申请经采购管理部门审核后，报局领导审批。经批准后，采购管理部门组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购方式和采购计划，组织实施采购活动。2.在采购实施过程中，采购管理部门应当按照规定的程序编制采购文件，发布采购信息，组织开标、评标、定标等活动。3.采购管理部门应当与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当报财务部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门应当组织业务部门进行验收。2.验收应当按照采购合同的要求进行，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和核对。3.验收合格后，采购管理部门应当出具验收报告。验收报告应当报财务部门备案。（五）采购付款1.财务部门应当根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.采购款项的支付申请经财务部门审核后，报局领导审批。经批准后，财务部门按照规定的程序支付采购款项。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应当建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商的准入条件应当包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。3.采购管理部门应当对申请准入的供应商进行资格审查，符合准入条件的供应商方可进入供应商库。（二）供应商评价1.采购管理部门应当建立供应商评价制度，定期对供应商的表现进行评价。2.供应商评价的内容应当包括供应商的供货质量、供货及时性、售后服务、价格水平等方面。3.采购管理部门应当根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商淘汰1.供应商有下列情形之一的，采购管理部门应当将其淘汰出供应商库：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；因产品质量问题给采购人造成重大损失的；其他严重违反法律法规和采购制度的行为。2.采购管理部门应当及时将淘汰供应商的信息通知相关部门，并在供应商库中予以标注。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当建立采购风险识别机制，对采购活动中的各个环节进行风险识别。2.采购风险识别的内容应当包括采购政策风险、采购市场风险、采购合同风险、采购验收风险、采购付款风险等方面。（二）风险评估1.采购管理部门应当建立采购风险评估机制，对识别出的采购风险进行评估。2.采购风险评估的方法应当包括定性评估和定量评估相结合的方法，对采购风险的可能性和影响程度进行评估。（三）风险控制1.采购管理部门应当根据采购风险评估结果，制定采购风险控制措施，对采购风险进行控制。2.采购风险控制措施应当包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方面。3.采购管理部门应当定期对采购风险控制措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决采购风险控制过程中存在的问题。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监察部门应当对采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正。2.监督检查的内容应当包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购程序执行情况、供应商管理情况、采购风险管理情况等方面。