卫生健康基础资料管理制度

PAGE卫生健康基础资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司卫生健康基础资料管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和保密性，为公司卫生健康工作决策提供科学依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与卫生健康基础资料管理相关的部门、岗位及人员。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家卫生健康相关法律法规及行业标准，确保资料管理合法合规。2.真实准确原则：资料应如实反映公司卫生健康工作实际情况，数据准确无误。3.规范统一原则：建立统一的资料管理规范和标准，保证资料格式、内容等的一致性。4.安全保密原则：采取有效措施确保资料安全，防止泄露，对涉及公司机密和个人隐私的资料严格保密。二、资料分类与收集（一）资料分类1.员工健康档案：包括员工基本信息、职业健康检查记录、职业病诊断与治疗情况、健康培训记录等。2.环境卫生监测资料：如工作场所空气质量、水质、噪声等监测数据及报告。3.卫生设施与用品管理资料：卫生设施清单、维护记录、卫生用品采购与使用记录等。4.疾病防控资料：传染病疫情报告、防控措施落实情况、疫苗接种记录等。5.健康教育与培训资料：培训计划、教材、课件、培训效果评估等。6.应急管理资料：应急预案、应急演练记录、事故报告与处理记录等。（二）资料收集1.明确责任部门与人员：各相关部门负责本部门职责范围内资料的收集工作，并指定专人负责资料的整理与报送。2.定期收集：按照规定的时间节点，如每月、每季度等，定期收集各类资料，确保资料的及时性。3.主动收集与被动收集相结合：主动开展环境卫生监测、员工健康检查等工作获取资料，同时及时收集来自外部机构（如疾控中心、医疗机构等）的相关资料。4.资料来源：员工自行填报的健康信息、工作经历等。公司组织的健康检查、监测活动产生的数据。相关部门日常工作记录，如卫生设施维护记录、传染病报告记录等。外部机构提供的专业报告，如职业病诊断报告、环境卫生监测报告等。三、资料整理与归档（一）资料整理1.审核资料：对收集到的资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的资料及时返回相关部门补充或修正。2.分类整理：按照资料分类标准，对审核后的资料进行分类整理，同一类资料应按照时间顺序或逻辑关系进行排列。3.数据录入与电子化处理：对于纸质资料，应及时进行数据录入，转化为电子文档，便于存储、查询和分析。同时，建立电子资料备份制度，防止数据丢失。（二）资料归档1.确定归档方式：根据资料的性质和保存期限，确定采用纸质归档或电子归档，或两者相结合的方式。2.建立归档目录：为每类资料建立详细的归档目录，注明资料名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.归档存储：将整理好的数据资料按照归档目录要求，存放在指定的档案柜或电子存储设备中，并做好标识。对于纸质档案，应按照档案管理要求进行装订、编号等处理。四、资料查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部相关部门和人员因工作需要，可按照规定的查阅流程申请查阅卫生健康基础资料。查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播资料。2.外部查阅：因法律法规要求或工作需要，外部机构如需查阅公司卫生健康基础资料，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。查阅过程中应安排专人陪同，确保资料安全。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写《卫生健康基础资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、查阅时间等信息，提交所在部门负责人审核。2.审核批准：部门负责人审核申请后，报公司分管领导审批。对于涉及重要机密或敏感信息的资料查阅申请，需经公司主要领导批准。3.查阅实施：经批准后，查阅人员凭审批后的申请表到档案管理部门查阅资料。档案管理人员应按照申请表要求提供资料，并做好查阅记录。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将资料归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）资料使用1.仅限工作用途：卫生健康基础资料的使用应严格限定在工作范围内，不得用于其他非工作目的。2.数据分析与报告：如需对资料进行数据分析或撰写报告，应确保分析结果和报告内容真实、客观，并符合相关法律法规和行业标准。分析报告应提交相关部门和领导审核后，方可对外提供或使用。五、资料更新与维护（一）定期更新1.明确更新周期：根据资料的性质和变化情况，确定各类资料的更新周期。如员工健康档案应每年更新一次，环境卫生监测资料应每半年更新一次等。2.及时更新内容：相关部门和人员应按照更新周期要求，及时收集、整理新产生的资料，对已归档的资料进行补充、修正或更新。（二）动态维护1.日常维护：档案管理人员应定期对资料进行检查，确保资料的完整性和可读性。对于纸质档案，如发现有破损、褪色等情况，应及时进行修复或更换。2.数据备份与恢复：定期对电子资料进行备份，并测试备份数据的可用性。建立数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.安全维护：加强对资料存储场所的安全管理，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保资料安全。同时，定期对资料存储设备进行维护和更新，防止因设备故障导致资料丢失。六、资料保密与安全（一）保密措施1.人员管理：对涉及卫生健康基础资料管理的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.存储安全：对于纸质资料，应存放在专门的档案柜中，设置密码锁，并安装监控设备。对于电子资料，应采用加密存储，设置访问权限，防止数据泄露。3.传输安全：在资料传输过程中，应采用加密传输方式，如使用加密邮件、VPN等，确保资料传输安全。（二）安全管理1.制定安全制度：建立健全卫生健康基础资料安全管理制度，明确安全管理职责和流程。2.应急处置：制定资料安全应急预案，定期进行演练，确保在发生资料安全事故时能够及时采取有效措施进行处置，减少损失。3.监督检查：定期对资料安全管理情况进行监督检查，发现问题及时整改，确保资料安全管理工作落实到位。七、资料销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：对于已达到保管期限且确无继续保存价值的资料，可按照规定进行销毁。2.资料失效或无用：因工作变更、政策调整等原因，导致部分资料已失去原有作用，经审核确认后可予以销毁。（二）销毁流程1.申请：相关部门或人员填写《卫生健康基础资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称数量、销毁原因等信息，提交所在部门负责人审核。2.审核批准：部门负责人审核申请后，报公司分管领导审批。对于涉及重要机密或敏感信息的资料销毁申请，需经公司主要领导批准。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门会同相关部门按照规定的销毁方