卫生院采购制度管理制度

PAGE卫生院采购制度管理制度一、总则1.目的为加强卫生院采购管理，规范采购行为，确保采购工作合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有物资、设备、药品、耗材等采购活动，包括但不限于医疗设备、办公用品、药品、试剂、医疗器械、后勤物资等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开公平公正原则：采购过程应公开透明，所有采购信息应及时公布，确保潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合医疗卫生行业标准的产品和服务。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人、临床专家等组成。职责：研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购工作的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门设置：根据卫生院实际情况，设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。职责：贯彻执行采购管理委员会制定的采购政策和制度。编制采购计划，根据卫生院业务需求和库存情况，合理确定采购品种、数量和时间。组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。负责采购项目的市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案，评估供应商资质和信誉。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题，确保采购项目按时、按质、按量完成。定期向上级领导和采购管理委员会汇报采购工作进展情况。3.需求部门职责：根据本部门业务需求，提出采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等。参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作，提供专业技术支持。负责采购物品或服务的验收工作，对采购质量进行评价，及时反馈使用过程中出现的问题。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制需求部门应根据卫生院年度工作计划、业务发展需求、库存状况等因素，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划应经部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门采购计划进行综合平衡，结合卫生院资金状况和市场供应情况，编制年度采购总计划。2.采购预算管理采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源、预算金额等。采购预算应纳入卫生院年度财务预算管理，经卫生院领导班子审议通过后执行。在采购过程中，应严格控制采购支出，确保采购费用不超过预算金额。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照卫生院财务管理制度的规定，履行相应的审批程序。四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应按照国家有关法律法规和招标程序，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，通过评标确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力且资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标采购。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。2.采购程序采购申请：需求部门填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预算金额等内容，经部门负责人审核签字后，提交采购部门。采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。对于金额较大或重大采购项目，应提交采购管理委员会审议批准。采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。邀请招标：向特定供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：向供应商发出询价通知书，收集报价，比较确定成交供应商，签订采购合同。合同签订与履行：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订后，采购部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门负责采购物品或服务的验收工作，对验收合格的，办理入库或使用手续；对验收不合格的，应及时与供应商协商解决。采购付款：采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，经相关部门审核签字后，提交财务部门办理付款手续。财务部门应严格按照合同约定和财务制度进行付款审核，确保付款合规、准确。五、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。通过市场调研、供应商推荐、招标公告、行业媒体等渠道，广泛收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与采购项目。对于新供应商，应进行实地考察和资质审核，确保其具备提供合格产品和服务的能力。2.供应商评估与考核采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。建立供应商评估指标体系，采用定量和定性相结合的方法，对供应商进行综合评价。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商档案管理采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、产品目录及价格清单、合作项目记录、评估考核结果等。定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。供应商档案应妥善保管，以备查询和审计。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购部门应在签订合同前，对合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、完整、准确。对于重大采购合同，应提交法律顾问进行审核。采购合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门，如财务部门、需求部门等，以便各部门履行相应职责。2.合同履行采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。如发现供应商存在违约行为应及时采取措施进行纠正，并按照合同约定追究其违约责任。需求部门应按照合同约定及时组织验收工作，对验收合格的采购物品或服务办理入库或使用手续；对验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定原因需要解除合同，采购部门应按照合同约定和法律法规的规定，及时通知供应商，并办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定进行结算和清理。七、采购验收管理1.验收标准采购物品或服务的验收应按照合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行。合同未约定的，应按照国家有关标准和行业规范进行验收。对于医疗设备、药品、试剂等特殊物品的验收，应严格按照医疗卫生行业相关标准和规定进行，确保其质量安全可靠。2.验收程序需求部门在收到采购物品或服务后，应及时组织验收工作。验收人员应包括需求部门相关人员、专业技术人员、质量管理人员等。验收人员应按照验收标准对采购物品或服务的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，检查其外观、性能、功能等是否符合要求。对于需要进行检测、检验的物品，应按照规定进行检测、检验。验收合格的，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收不合格的，验收人员应及时填写验收不合格报告，详细说明不合格原因，并提出处理建议。3.验收结果处理对于验收合格的采购物品或服务，需求部门应及时办理入库或使用手续。对于验收不合格的，采购部门应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。采购部门应将验收结果及时反馈给相关部门，如财务部门、采购管理委员会等。对于验收不合格的采购项目，应暂停支付相关款项，并进行调查处理。八、采购监督与审计1.内部监督卫生院应建立健全采购内部监督机制，加强对采购工作的全过程监督。采购管理委员会应定期对采购工作进行检查和指导，监督采购政策和制度的执行情况。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。纪检监察部门应加强