学校综合档案管理制度

学校综合档案管理制度第一章总则1.1制度定位学校综合档案是学校治理、教学科研、学生成长、社会服务的原始记录与法定凭证，具有唯一性、凭证性、历史性与增值性。本制度以“全生命周期管理、全要素质量控制、全场景安全共享”为核心理念，通过流程再造、标准嵌入、技术赋能、责任到人，实现档案从形成、流转、归档、保管、鉴定、利用到销毁的闭环管理，确保档案真实、完整、可用、安全，支撑学校治理体系和治理能力现代化。1.2适用范围本制度覆盖学校所有职能处室、二级学院、直属单位、科研项目组、学生社团、校企合作平台及临时机构；覆盖纸质、电子、声像、实物、数据等全部载体形态；覆盖党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、人事、学生、声像、实物、专题等十三大类档案。1.3管理原则（1）源头同步：业务系统与档案系统同步设计、同步上线、同步验收，确保“业务办结即归档”。（2）标准先行：严格执行国家标准、行业标准、地方标准及学校内控标准，无标准不立卷。（3）最小授权：按照“知所必需、用所必需、时限最小”原则分配权限，任何人员不得超越职责调取档案。（4）全程留痕：对档案每一次形成、修改、移交、借阅、复制、销毁操作实行区块链级日志固化，确保可追溯、可取证。（5）风险分级：将档案安全风险划分为“红、橙、黄、蓝”四级，实行差异化巡检、备份、演练和整改。第二章组织与职责2.1档案工作领导小组由党委书记、校长任双组长，分管校领导任副组长，成员包括党办、校办、教务处、科研处、财务处、国资处、信息中心、审计处、保卫处、档案馆等部门主要负责人。领导小组负责统筹经费、审批制度、裁定争议、督导考核，每学期至少召开一次专题会议，形成会议纪要并归档。2.2档案馆档案馆是档案工作归口管理部门，设馆长1名、副馆长2名、专职档案员不少于全校教职工编制数的1.5‰，按“收集指导部、整理编目部、保管利用部、信息技术部、安全保密部”五部制运行，职责包括：（1）制定实施细则、业务规范、操作手册；（2）组织业务培训、质量抽查、年度考核；（3）负责档案信息系统、数字档案馆、异地灾备中心运维；（4）牵头档案开放审核、编研开发、文化建设；（5）对接省市档案主管部门，接受执法检查和行政执法。2.3二级单位档案工作小组各二级单位成立由主要负责人任组长的档案工作小组，配备A、B角兼职档案员各1名，名单报档案馆备案。职责包括：（1）落实“谁形成、谁整理、谁负责”要求，确保纸质文件与电子文件同步归档；（2）每月5日前完成上月文件材料预立卷并移交档案馆；（3）配合档案馆开展质量抽检、整改、培训；（4）负责本单位档案室日常管理，确保温湿度、消防、安防达标。2.4项目负责人与学生档案责任人科研项目、教改项目、竞赛项目、社团活动实行项目负责人制，项目验收前须完成档案自检并上传“档案自检报告”，否则不予财务结账。学生档案实行辅导员、班主任、导师三级责任制，确保高中档案、入学登记表、成绩单、奖惩、党团、体检、毕业派遣等七类材料完整、真实、可追溯。第三章文件材料形成与预立卷3.1形成要求（1）公文类严格执行《党政机关公文格式》，正文、附件、签批单、发文稿纸、电子原稿齐全；（2）教学类材料须包含培养方案、教学大纲、课程教案、试卷、成绩单、质量分析报告、教学日志；（3）科研类须包含立项批复、合同、预算书、过程记录、结题报告、成果清单、财务决算、审计报告；（4）外事类须包含任务批件、护照签证、邀请函、日程、总结、成果、经费清单；（5）基建类须包含立项、可研、环评、用地、规划、施工、监理、竣工图、验收、审计、产权证明；（6）电子文件须同步捕获元数据：标题、责任者、形成时间、格式、大小、哈希值、系统标识、业务标识、保密级别、开放标识。3.2版本管理同一文件出现多版本时，以“最终审定稿+过程版本”方式保存，版本号采用“Vx.y”格式，x为主版本，y为修订次，确保任何时点可还原流程。3.3预立卷流程（1）兼职档案员在业务办结后3个工作日内，使用“档案采集客户端”完成扫描、著录、挂接；（2）系统自动比对材料清单，缺件亮红灯，补件后方可提交；（3）档案馆收集指导部在2个工作日内完成初审，不合格退回并附整改单；（4）初审通过后生成“预立卷号”，同步打印二维码标签，贴于纸质文件首页；（5）纸质文件装入无酸纸盒，盒内附“卷内目录”与“备考表”，盒脊标注年度、机构、期限、起止件号。第四章整理与编目4.1分类方案采用“年度—机构—问题—保管期限”四级分类法，机构代码按学校组织机构编码（YZB2024）执行，问题代码参照《高等教育档案实体分类规范》再细化，保管期限分永久、30年、10年三类，代码分别为Y、D30、D10。4.2编号规则档号=全宗号（4位）+年度（4位）+机构代码（3位）+问题代码（2位）+保管期限代码（2位）+盒号（4位）+件号（3位），共22位，确保全国唯一。4.3编目要素必备字段20项：档号、题名、责任者、成文时间、页数、载体、格式、密级、开放标识、关联号、主题词、摘要、原件存放位置、电子文件路径、哈希值、移交人、接收人、移交时间、质量等级、备注；选填字段8项：文号、会议届次、项目名称、合同编号、图纸图号、声像时长、人物、地点。4.4质量抽检档案馆按不低于10%比例随机抽检，抽检项包括材料齐全率、数据准确率、图像清晰度、目录完整率、装订牢固度、载体完好率。抽检结果分A（优秀）、B（合格）、C（整改）、D（不合格）四档，C档限期3个工作日整改，D档退回重办并通报。第五章移交与接收5.1移交时限党群、行政、教学、外事、出版类在次年3月底前完成移交；科研、基建、设备类在项目结束后2个月内移交；财会类在会计年度终了后由财务处暂管3年，第4年6月底前移交；学生成绩类在毕业次年9月底前移交；声像、实物类在活动结束后1个月内移交。5.2移交手续（1）移交人填写《档案移交清单》一式三份，经本单位档案工作小组负责人签字并加盖公章；（2）档案馆接收人现场清点盒数、份数、页数，核对电子目录，确认无误后双方在清单签字；（3）系统生成“移交凭证”PDF，加盖档案馆电子印章，同步发送移交人、接收人、审计处；（4）移交后纸质档案进入档案馆库房，电子档案进入数字档案馆长期保存区，实行“双套制”保管。5.3接收质检档案馆在接收后5个工作日内完成质检，发现缺件、错页、污损、数据错误等问题，启动“一次性告知”机制，移交单位须在2个工作日补正，补正后重新履行接收手续。第六章保管与保护6.1库房标准档案馆库房分纸质库区、特藏库区、声像库区、实物库区、电子库区五域，实行“三区两通道”布局：库区、缓冲区、办公区，档案通道、人员通道分离。库区温度14℃—24℃、相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%；洁净度粒径0.5μm≤3500000粒/m³；采用七氟丙烷气体灭火系统，库区与缓冲区压差5—10Pa；配置红外双鉴、振动、漏水、烟感、门禁五合一报警系统。6.2装具与封装纸质档案采用无酸纸盒、无酸纸袋、不锈钢钉装订；图纸采用φ50mm纸筒卷装；照片采用中性纸+聚酯袋+无酸纸盒三级封装；磁带、光盘采用防磁柜，相对湿度40%以下；实物奖章采用亚克力罩+樟木盒+硅胶干燥剂。6.3巡检制度库房实行“日、周、月、季、年”五级巡检：（1）每日由值班人员通过动环系统远程查看温湿度、水浸、烟感；（2）每周现场巡检一次，检查虫霉、鼠害、漏水、空调运行；（3）每月由安全保密部抽检10%架位，填写《库房月度巡检表》；（4）每季度邀请第三方消防公司检测气体灭火系统；（5）每年委托省档案科研所进行纸张酸度、光盘老化、磁带张力等专项检测，出具检测报告并归档。6.4修复与复制对出现老化、虫蛀、霉蚀、撕裂的档案，由保管利用部提出修复申请，经馆长审批后送校文献保护研究中心修复；修复过程全程摄像并保存；对利用频率高的档案，采用冷光扫描、高清拍摄方式制作复制件，提供利用，原件封存。第七章鉴定与销毁7.1鉴定周期档案馆每5年组织一次全面鉴定，必要时可提前；对保管期满的短期档案，可每年集中鉴定一次。7.2鉴定小组由档案馆牵头，成员单位包括党办、校办、审计处、法律顾问、形成部门代表、校外专家，人数不少于7人，实行票决制，三分之二以上同意方可销毁。7.3鉴定流程（1）信息系统自动筛选待鉴定档案，生成《到期档案鉴定清册》；（2）鉴定小组逐条审阅档案内容、历史价值、凭证价值、科研价值；（3）对拟销毁档案在校内网公示7个工作日，无异议后报校长办公会审批；（4）审批通过后，由两人以上押运送至保密销毁中心，采用粉碎+制浆+脱水+再生纸方式销毁，全程录像并生成销毁报告；（5）销毁报告永久保存，销毁清册加盖销毁专用章，纸质一份存档案馆，一份送审计处。第八章利用与开放8.1利用方式（1）馆内阅览：持本人校园卡或身份证，填写《档案阅览申请单》，系统自动分配阅览座位，全程视频监控；（2）远程调阅：通过VPN+双因子认证登录数字档案馆，在线浏览水印版，下载需审批；（3）出具证明：毕业生持身份证可申请成绩单、录取名册、毕业派遣证等证明，档案馆在4小时内完成，加盖“档案证明专用章”；（4）展览编研：档案馆每年举办2次以上专题展览，开发校本教材、校史读物、文创产品，收益纳入学校财务统一管理。8.2开放审核对形成满25年的档案，由档案馆牵头组织开放审核，涉及个人隐私、知识产权、国家安全、商业秘密的继续延期开放；审核结果报省教育厅备案，并在学校官网发布开放目录。8.3收费管理按照《政府信息公开信息处理费管理办法》执行，对校内教学科研利用实行免费；校外利用收取成本费，标准：纸质复制0.5元/页、彩色打印2元/页、刻录光盘10元/张、邮寄到付；所有收费纳入财政专户，开具财政非税票据。第九章信息化与数字档案9.1系统架构采用“私有云+同城双活+异地灾备”三层架构，主数据中心位于学校信息中心，同城双活距离≥15km，异地灾备距≥300km，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟。9.2数据标准执行《电子文件管理暂行办法》《版式电子文件长期保存格式》《CAD电子文件归档要求》等国家标准；元数据方案采用EAD+DC+学校自定义方案，实现跨库检索、语义关联、知识图谱。9.3四性检测系统每日自动执行真实性、完整性、可用性、安全性检测，生成四性检测报告；对异常文件自动隔离并短信通知管理员；每月形成《数字档案四性检测月报》向馆长办公会汇报。9.4长期保存采用“格式迁移+仿真+封装”混合策略：对通用格式（PDF/A、TIFF、JPEG、MPEG2、XML）实行格式迁移；对专用格式（CAD、PSD、RAW）实行仿真环境保存；对关键数据采用AU包（ArchiveUnit）封装，嵌入元数据、签名、策略，确保50年内可读。第十章安全与保密10.1密级划分档案密级分“绝密、机密、秘密、内部、公开”五级，由形成部门拟定，档案馆复核，保密办审批；密级标识在卷皮、目录、数据库同时标注，做到“标识—目录—实体”三一致。10.2权限模型采用RBAC+ABAC混合模型：RBAC基于角色，设系统管理员、档案管理员、兼职档案员、阅览用户、审计用户、开发用户六类角色；ABAC基于属性，属性包括部门、项目、年度、密级、开放标识、利用目的，实现动态细粒度授权。10.3审计与溯源系统日志采用国密SM2数字签名，每30分钟打包一次写入区块链侧链，确保不可篡改；对高密级档案的下载、打印、拍照行为实行水印+屏幕偷拍溯源，水印包含用户ID、时间、IP、用途，偷拍可追溯至帧。10.4灾备演练每季度进行一次“两地三中心”灾备演练，模拟火灾、地震、勒索病毒、人为破坏四类场景；演练完成后形成《档案安全应急演练报告》，对RPO、RTO、数据一致性、业务连续性进行量化评估，不达标立即整改。第十一章考核与奖惩11.1考核指标（1）归档及时率：党群行政类≥98%，教学科研类≥95%；（2）质检合格率：≥95%；（3）数字化率：永久档案100%，30年档案≥90%，10年档案≥80%；（4）开放率：形成满25年档案开放率≥80%；（5）安全事件：全年零事故。11