建筑单位合同管理操作流程

建筑单位合同管理操作流程在建筑行业项目实施中，合同管理贯穿全周期，直接影响合规性、成本控制与风险防范。科学规范的流程既能保障权益，又能推动项目高效落地。本文结合行业特性，从前期筹备到档案管理，系统梳理实操路径。一、合同前期管理：筑牢合作基础合同管理需前置到项目规划阶段，通过需求研判与合作方筛选降低履约风险。（一）项目调研与需求分析合规性研判：结合立项文件、土地使用证、规划许可等，确认项目政策合规性，避免手续瑕疵导致合同无效。需求具象化：技术与设计团队明确工程范围、质量标准、工期要求；商务部门核算成本，拟定计价方式（如固定总价、清单计价）。（二）合作方筛选与评估资质审查：核查施工单位、供应商的资质等级、安全生产许可证有效性，关注资质与项目规模的匹配度（如特级资质承接超高层项目）。信用背调：通过住建部四库一平台、信用中国等，排查合作方不良记录；必要时实地考察在施项目管理水平。履约能力评估：财务部门分析资产负债率、现金流，技术部门评估技术装备与人员配置，综合判断履约能力。二、合同订立阶段：把控条款细节合同文本的严谨性是风险防控关键，需多部门协同评审，确保条款合法、公平、可执行。（一）合同文本起草依据性起草：以《民法典》《建筑法》《建设工程施工合同示范文本》为基础，结合项目特性补充特殊条款（如装配式建筑构件供应、EPC设计责任划分）。风险条款嵌入：设置工期延误责任（如不可抗力、设计变更的工期顺延）、质量保修（保修金比例与返还节点）、价款调整（材料涨价超5%的调价公式）。（二）多部门联合评审法务合规性审查：核查主体资格、权利义务对等性、争议解决条款（优先选工程所在地仲裁委或法院）。财务可行性评审：评估付款节奏（预付款≤合同价30%）、发票要求（增值税专票开票时间）、资金来源合规性。技术合理性把关：工程部门审核施工工艺、验收标准可操作性，避免“无条件验收”等不合理条款。（三）谈判与签署条款协商：针对评审异议，与合作方逐项谈判（如调整“乙方承担全部安全事故责任”为“按过错比例分担”），形成书面纪要。合规签署：核对签约代表授权书（加盖公章）；采用骑缝章、防伪码防范篡改，电子合同通过CA认证确保效力。三、合同履行管理：动态监控与风险响应合同履行是价值落地核心环节，需建立全流程监控机制，确保履约与约定一致。（一）合同交底与责任分解项目启动时，组织施工、采购、财务等部门交底，明确履约责任（如工程部管工期、财务部管控付款）；编制《履约指引手册》，标注关键条款执行要点（如隐蔽工程验收时限）。（二）履约动态监控进度与质量跟踪：工程部对比实际进度与合同工期，通过监理周报、现场巡检记录偏差；质量部门按标准验收，留存影像与检测报告。变更管理：设计变更、工程洽商需7日内书面签证（明确范围、价款调整），避免“先施工后签证”纠纷。（三）款项支付与发票管理付款节点管控：严格按约定条件执行（如“验收合格后15日支付进度款”），财务核验付款申请附件（工程量确认单、合规发票）。发票合规性审查：要求提供与合同主体一致的发票，备注项目名称与地址；拒收“三流不一致”（资金、合同、发票主体不符）发票。四、合同变更与纠纷处理：柔性化解与刚性维权建筑项目复杂性易引发变更或纠纷，需建立分级响应机制，平衡效率与风险。（一）合同变更管理变更发起：因需求调整或客观变化，责任部门发起申请，附技术方案与造价测算。变更审批：法务、财务、工程联签后，签订补充协议，明确变更后权利义务（工期顺延、价款增减）。（二）纠纷处置路径协商优先：纠纷发生后，优先现场协调会协商，形成书面和解协议并盖章。争议升级处理：协商无果时，启动仲裁或诉讼前固化证据（公证施工日志、往来函件）；选择熟悉建筑行业的律师或仲裁员，提高维权效率。五、合同档案管理：合规留存与价值挖掘合同档案是风险追溯与管理优化的核心依据，需建立标准化归档与利用机制。（一）档案分类与归档纸质档案：按项目编号、合同类型（施工、采购、咨询）分类，存放于防火防潮柜；每份合同附评审记录、交底文件、履约资料（签证单、付款凭证）。电子档案：通过OA或合同管理软件建电子台账，扫描件与纸质件一一对应，设置权限管理（如财务仅查看付款档案）。（二）档案利用与审计定期复盘：每季度抽取重点合同，分析履约偏差（工期延误率、变更价款占比），优化后续条款。审计配合：内部审计或政府检查时，按要求提供档案，佐证管理合规性。结语建筑