采购管理制度及采购流程

采购管理制度及采购流程第一章总则与适用范围1.1制度定位本制度为××股份有限公司（以下简称“公司”）采购管理的唯一强制性文件，凡使用公司资金、授信、资产或信用背书取得货物、工程、服务的内外部主体，无论金额大小，均须100%遵照执行。1.2法规衔接本制度与《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法》《民法典》合同编、国务院《保障中小企业款项支付条例》、行业强制性标准及公司《合规管理办法》《财务授权审批规定》《内部审计制度》自动衔接；若外部法规更新，以“就高不就低”原则即时适用。1.3术语定义a.采购：指有偿取得所有权、使用权或管理权的一切经济行为，含购买、租赁、委托、BOT、PPP、以物易物、股权换资产等。b.供应商：指提供标的的法人、其他组织或自然人，含代理商、联合体、平台店铺。c.关键供应商：上年度交易额≥公司年度采购总额2%，或涉及公司核心知识产权、唯一许可证、国家专控的供应商。d.紧急采购：因突发事件（自然灾害、政府管制、产线停产、舆情危机）导致若按正常流程将造成≥50万元/天直接损失，且董事会授权启动应急响应的采购。第二章组织与职责2.1采购决策委员会（PDC）主任：总经理；常设委员：财务总监、法务总监、供应链总监、质量总监、内审经理；非常设委员：需求部门负责人、项目PM。职责：审批年度采购策略、单一来源论证、超预算100万元变更、供应商黑名单解禁。2.2供应链中心（SC）公司唯一归口采购执行部门，负责需求受理、供应商全生命周期、合同签署、订单下达、物流跟催、对账付款、档案管理、数据分析。2.3需求部门（RD）负责提交经部门负责人签字确认的《采购需求申请》（PR），参与技术评标、验收、后评价。2.4财务中心负责预算额度锁定、资金计划、付款审核、票据合规、资产转固。2.5法务中心负责合同模板修订、法律审查、争议解决、知识产权条款、出口管制合规。2.6内审与风控部负责采购全流程飞行检查、专项审计、举报受理、舞弊调查、出具《采购合规率报告》。第三章采购分类与策略3.1金额阈值a.零星采购：＜2万元（不含税）b.询比价：2万元≤金额＜50万元c.招标：≥50万元或目录内强制招标品类d.战略合作：关键原材料、战略新兴产业、政府特许、技术独占，不受金额限制，须PDC专项论证。3.2品类策略A类（关键）：芯片、稀土、专利原料药——建立安全库存+双源+期货对冲B类（杠杆）：钢材、塑料粒子——年度框架协议+价格公式联动C类（瓶颈）：计量校准服务——储备三家备份+联合技术攻关D类（常规）：办公用品——电商集采+员工自助下单3.3供应商布局国内：华东35%、华南25%、华北20%、西部10%、东北10%海外：东盟30%、欧盟25%、日韩20%、北美15%、其他10%原则上同一品类合格活跃供应商≥3家，≤6家，避免过度分散或垄断。第四章年度采购计划与预算4.1编制节奏每年9月1日启动，10月15日需求部门完成《年度需求预测表》→SC汇总→财务中心匹配预算→PDC评审→11月30日前董事会批复→12月15日系统锁定。4.2预算颗粒度按“部门+项目+品类+月份”四维编制，金额精确到千元，数量精确到最小计量单位。4.3预算调整a.部门内调剂：≤10%且绝对额≤50万元，由部门总监+财务总监双签即可；b.超10%或绝对额＞50万元：须PDC投票，三分之二通过；c.追加预算：必须提交《追加可行性分析报告》，说明资金来源（利润、融资、政府补贴）。第五章供应商全生命周期管理5.1准入资料收集→资格预审→现场审核→样品测试→小批量试产→综合评分≥80分→合格供应商名录。必备资质：营业执照、近三年审计报告、环评批复、特种行业许可证、社保缴纳记录、信用中国无黑名单截图。5.2绩效评分月度：交付准时率、批次合格率、整改关闭率；季度：价格竞争力、服务响应、技术改进提案；年度：总成本下降贡献、联合创新项目、ESG评级。评分权重：质量40%、交付30%、成本20%、服务与创新10%。5.3分级与激励S级（≥90分）：优先付款30天、共享需求预测、联合投资产线；A级（80–89分）：正常合作；B级（70–79分）：限期整改，减少20%订单；C级（＜70分）：暂停新订单，6个月后复评；D级（连续两次C）：列入黑名单，3年内禁止参与投标。5.4退出与黑名单触发条件：行贿、环保处罚、重大质量事故、破产、泄密、恶意诉讼。流程：SC提出→法务审核→PDC投票→总经理签批→OA公告→同步至“信用中国”及第三方征信平台。第六章采购方式与操作流程6.1零星采购步骤：①RD在ERP提交PR→②SC自动比价机器人抓取京东企业购、苏宁B2B、1688超级店三家实时价→③系统取最低价自动生成PO→④RD收货扫码→⑤财务月结付款。时效：T+0下单，T+3到货。6.2询比价①PR审批→②SC编制《询比价文件》（含技术规范、商务条款、评分标准）→③向≥3家合格供应商发邮件+系统通知→④供应商48小时内加密报价→⑤SC组织技术+商务开标→⑥评分表签字→⑦《定标报告》审批→⑧合同/PO→⑨验收→⑩付款。全程在“招采平台”留痕，报价文件自动加密，解密需双因子认证。6.3公开招标6.3.1招标准备a.招标方式：公开（中国招标投标公共服务平台、公司官网同步发布公告）或邀请（≥5家且说明理由）。b.招标文件：技术卷、商务卷、价格卷分开装订；设置最高投标限价；明确评标方法（综合评分法或经评审的最低投标价法）。c.保证金：不少于估算价的2%，上限80万元；电汇至公司保证金专户，利息按银行同期活期归还。6.3.2评标委员会由PDC随机抽取专家库，技术、经济、法律专家≥5人单数，外部专家占比≥40%，名单在中标结果公告前保密。6.3.3开标、评标、定标开标全程录像，评标时间不超过5日，打分表、澄清纪要、专家声明全部归档≥15年。6.3.4中标与合同中标通知书发出后30日内签署合同；拒签者没收保证金并列入黑名单。6.4竞争性谈判适用条件：技术复杂无法一次定价、专利限制、追加订单≤原合同金额10%。流程：成立谈判小组→制定谈判大纲→不少于两轮谈判→最终报价→形成《谈判纪要》→PDC审批→合同。6.5单一来源须同时满足：①唯一专利或独占技术；②追加订单需与原有采购一致性；③抢险救灾；④金额＜20万元的小额追加。流程：RD填写《单一来源论证表》→外部专家出具独立意见→公示5个工作日→PDC投票→董事会特批。6.6紧急采购触发→总经理短信/钉钉/微信发出“紧急采购令”→SC经理口头指定负责人→2小时内完成供应商定向邀请→24小时内完成合同→3日内补齐全部纸质资料→内审部事后专项审计。第七章合同管理7.1合同模板SC联合法务每半年更新一次，分货物、工程、服务三大类别，嵌入合规条款（FCPA、出口管制、GDPR、个人信息保护）。7.2审批权限a.＜20万元：SC总监；b.20–100万元：SC总监+法务总监；c.100–500万元：PDC主任；d.≥500万元：董事长。7.3关键条款a.价格：含13%增值税到厂价，汇率波动≥3%启动调价公式；b.交付：以公司仓库扫码时间为准，晚交按1%/日扣款，上限20%；c.质保：货物类≥24个月，工程类≥60个月，服务类按SLA；d.违约：若因供应商原因停产，需赔偿公司客户索赔的120%；e.知识产权：供应商保证无侵权，若发生诉讼，供应商承担全部费用并额外赔偿公司商誉损失50万元/次；f.保密：永久保密，违约金为合同总价的30%。7.4合同变更变更金额≤10%且对价格、质量无实质影响：SC经理+项目经理双签；变更＞10%或涉及关键技术指标：重新招标或谈判，PDC审批。第八章价格管理与成本分析8.1成本模型建立“原材料指数+加工费+能源+人工+物流+利润”六维模型，每月由采购工程师更新，偏差＞5%触发预警。8.2价格审计内审部每年抽取TOP20品类，委托第三方会计师事务所进行“横向比价+纵向趋势”审计，出具《采购价格健康度报告》。8.3降本激励以年度降本绝对值为基数，提取5%作为SC团队奖金，其中30%可分配给非采购部门提出降本提案的员工。第九章质量与交付控制9.1质量协议与所有A/B级供应商签署《质量协议》，明确缺陷分类、检验标准、不合格品处理、质量保证金（5–10%货款）。9.2来料检验执行GB/T2828.12012一次抽样Ⅱ级AQL0.65；关键尺寸、功能、理化项目100%检验；检验数据自动上传MES，合格率＜98%触发8D报告。9.3供应商质量改进月度质量例会，由质量总监主持，对TOP3问题供应商发《纠正预防措施报告》，30天内现场验证关闭。9.4交付监控采用“运输在途GPS+条码扫描+电子围栏”，晚到30分钟自动短信预警；连续两次迟到降级处理。第十章验收、入库与付款10.1验收角色RD：数量、外观、技术参数；质量部：性能、可靠性、型式试验；仓库：包装完整性、条码标签。三方在PDA签字后，系统生成《验收单》。10.2入库验收合格2小时内完成系统入库，自动生成会计凭证；不合格品拍照+贴红签→隔离库→72小时内退货或让步接收。10.3付款条件默认“验收合格+发票入账+账期60天”；关键供应商可申请“45天+现金折扣1%”；付款前由风控系统比对“合同、PO、验收单、发票”四单一致，差异＞1元自动冻结。第十一章库存与呆滞管理11.1安全库存关键A类物料：≥30天用量；B类：≥15天；C类：≥7天；低于安全库存自动触发PR。11.2呆滞定义库存≥90天无领用或市场跌价≥10%。11.3处理流程每月MRP运行后，SC出具《呆滞清单》→RD确认可用性→质量复检→折价销售、调拨、报废；因设计变更导致呆滞，责任部门承担损失100%。第十二章信息化与数据治理12.1系统架构ERP（Oracle）+SRM（供应商关系管理）+招采平台（自研）+BI（PowerBI）+RPA（机器人流程自动化）。12.2数据标准物料编码采用GTIN14，供应商编码采用统一社会信用代码+4位流水号；所有字段设定数据Owner，每月质量评分＜95分触发整改。12.3电子档案合同、报价、验收单、发票全部影像化，保存15年；使用区块链哈希存证，防篡改。第十三章监督、审计与问责13.1飞行检查内审部每月随机抽取≥5%在途订单，重点检查“先实施后补合同”“拆分金额规避招标”等行为。13.2举报机制设立独立邮箱、电话、微信通道，24小时受理；实名举报48小时内启动调查，匿名举报7日内决定是否立案；查实后按追回金额10%奖励，最高50万元。13.3问责阶梯a.轻微违规：警告+扣减当月绩效20%；b.一般违规：记过+降职+扣减年度奖金50%；c.重大违规：解除劳动合同、追偿损失、移送司法；d.涉嫌犯罪：行贿、受贿、侵占、串通投标，一律移交公安机关，永不录用。第十四章绩效指标与持续改进14.1核心KPI采购及时率≥98%；采购合规率=100%；年度降本率≥3%；供应商S级占比≥25%；呆滞库存占比≤1.5%。14.2PDCA循环每季度召开“采