黑龙江卫生监督会议制度

PAGE黑龙江卫生监督会议制度一、总则（一）目的为加强黑龙江省卫生监督工作的规范化管理，提高工作效率，确保各项卫生监督任务的顺利完成，特制定本会议制度。本制度旨在通过规范会议组织、召开、记录及后续跟进等环节，促进卫生监督系统内部的沟通协作，及时传达上级指示精神，总结工作经验，分析解决问题，推动全省卫生监督事业健康发展。（二）适用范围本制度适用于黑龙江省各级卫生监督机构及其工作人员。包括省、市（地）、县（市、区）卫生监督所（局）以及承担卫生监督执法任务的相关内设科室和派出机构。（三）会议原则1.合法性原则：会议的组织和召开必须符合国家法律法规以及卫生监督相关行业标准的要求。所有会议内容不得与法律法规相抵触，确保卫生监督工作在合法合规的轨道上运行。2.高效性原则：注重会议效率，精简会议流程，减少不必要的环节，确保会议能够及时、准确地传达信息，解决实际问题，避免形式主义，提高工作效能。3.沟通协作原则：强调会议作为沟通交流平台的作用，促进各级卫生监督机构之间、不同部门之间以及工作人员之间的信息共享和协作配合。通过充分的沟通，形成工作合力，共同推进卫生监督工作。4.务实性原则：会议内容要紧密围绕卫生监督工作实际，注重解决实际问题，总结经验教训，提出切实可行的工作措施和建议。避免空洞的理论探讨，确保会议成果能够直接应用于工作实践。二、会议分类及职责（一）全省卫生监督工作会议1.组织主体：由省卫生健康委主管，省卫生监督局负责具体组织实施。2.召开周期：原则上每年召开一次，如有特殊情况可适时调整。3.参会人员：省、市（地）、县（市、区）卫生监督机构主要负责人及相关业务骨干。4.主要职责传达部署：传达国家和省关于卫生监督工作的方针政策、法律法规以及上级领导的指示精神，部署年度全省卫生监督重点工作任务。总结交流：总结上一年度全省卫生监督工作成绩和经验，分析存在的问题，交流各地工作经验和做法，促进相互学习借鉴。研讨决策：针对卫生监督工作中的热点、难点问题进行研讨，提出解决方案和决策建议，推动全省卫生监督工作创新发展。（二）全省卫生监督业务培训会议1.组织主体：根据培训内容和需求，由省卫生监督局相关业务科室或委托专业培训机构负责组织。2.召开周期：根据业务培训需要适时召开，可定期或不定期举行。3.参会人员：全省各级卫生监督机构从事相关业务工作的人员，根据培训内容确定具体范围。4.主要职责业务培训：围绕卫生监督法律法规、执法程序、专业技术等方面开展培训，提高卫生监督人员的业务素质和执法水平。知识更新：及时传达新的卫生监督标准和规范，介绍行业最新动态和发展趋势，使卫生监督人员掌握新知识、新技能，适应不断变化的工作要求。案例分析：通过实际案例分析，讲解执法要点和技巧，增强卫生监督人员解决实际问题的能力，提高执法办案质量。（三）卫生监督机构内部工作会议1.组织主体：各级卫生监督机构自行组织。省卫生监督局内部会议由局领导班子或相关科室组织；市（地）、县（市、区）卫生监督机构内部会议由本单位负责人或内设科室组织。2.召开周期：根据工作需要灵活安排，可分为定期会议（如周会、月会、季度会等）和不定期会议。3.参会人员：各级卫生监督机构全体工作人员或相关部门、科室人员。4.主要职责工作安排：传达上级工作要求，部署本机构近期工作任务，明确各部门、各岗位的工作职责和工作目标，确保各项工作有序推进。工作汇报：各部门、各岗位人员汇报工作进展情况、存在问题及下一步工作计划，便于单位领导及时掌握工作动态，协调解决工作中出现的问题。沟通协调：加强机构内部各部门之间的沟通协调，解决工作中出现的协作问题，促进工作流程顺畅，提高工作效率。（四）专项工作会议1.组织主体：针对特定专项卫生监督工作任务，由各级卫生监督机构相关负责人或专项工作牵头部门组织。2.召开周期：根据专项工作开展情况适时召开，一般在专项工作启动阶段、推进过程中及结束阶段分别召开相关会议。3.参会人员：与专项工作相关的各级卫生监督机构工作人员，包括负责专项工作的领导、具体承办人员以及涉及的相关业务科室人员等。4.主要职责专项部署：启动专项工作时，明确专项工作的目标任务、工作重点、工作步骤和工作要求，确保专项工作有序开展。进度跟踪：在专项工作推进过程中，及时了解工作进展情况，协调解决工作中遇到的困难和问题，督促各项工作措施落实到位。总结评估：专项工作结束后，对工作成效进行总结评估，分析存在的问题，总结经验教训，为今后类似专项工作提供参考。三、会议组织与筹备（一）会议计划1.各级卫生监督机构应根据工作需要，提前制定年度会议计划，明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、会议主题及主要议程等内容。年度会议计划应报上级主管部门备案。2.对于临时召开的会议，组织部门应提前填写《临时会议申请表》，说明会议召开的必要性、会议主题、参会人员范围、会议时间及地点等信息，经本机构负责人审批后组织实施。（二）会议通知1.会议组织部门应在会议召开前适当时间向参会人员发送会议通知。通知内容应包括会议名称、会议时间、会议地点、会议主题、参会人员、会议议程、会议要求以及联系方式等信息。2.对于全省卫生监督工作会议、业务培训会议等重要会议，应采用正式公文或电子邮件等方式发送通知，并要求参会人员及时反馈是否能够参会。对于机构内部工作会议和专项工作会议，可根据实际情况采用内部通知、工作群消息等方式传达，但应确保通知内容准确、完整。（三）会议材料准备1.根据会议主题和议程，组织部门应提前准备会议所需的各类材料，如工作报告、培训教材、讨论议题、决议草案等。会议材料应内容准确、逻辑清晰、语言规范，确保能够满足会议讨论和决策的需要。2.对于重要会议的材料，应提前进行审核把关，确保材料质量。审核人员应包括相关业务负责人、文字把关人员等，重点审核材料内容的合法性、准确性、完整性以及与会议主题的关联性。（四）会议场地安排1.根据会议规模和参会人员数量，合理选择会议场地。会议场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备齐全，能够满足会议召开的需要。2.对于大型会议或有特殊要求的会议，应提前对会议场地进行布置，包括悬挂会标、摆放桌椅、设置签到台、安排茶水服务等，营造良好的会议氛围。（五）会议签到1.在会议入口处设置签到台，安排专人负责会议签到工作。参会人员应在签到表上如实填写姓名、单位、职务等信息，并签到确认。2.会议组织部门应及时统计参会人员签到情况，对于未按时参会的人员，应及时了解原因，并根据会议要求进行相应处理。四、会议召开（一）会议主持1.各类会议应明确会议主持人。全省卫生监督工作会议、业务培训会议等重要会议一般由省卫生监督局领导或相关负责人主持；各级卫生监督机构内部工作会议和专项工作会议由本机构负责人或专项工作牵头部门负责人主持。2.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关材料，掌握会议目的和重点，确保会议按照预定程序顺利进行。在会议过程中，主持人应引导会议讨论方向，控制会议节奏，及时处理会议中出现的突发情况。（二）会议议程1.会议应严格按照预定议程进行。主持人应按照议程顺序依次介绍会议议题，引导参会人员进行讨论和发言。对于重要议题，应安排足够的时间进行深入讨论，确保参会人员充分发表意见。2.在会议讨论过程中，主持人应鼓励参会人员积极发言，尊重不同意见，营造良好的会议氛围。对于偏离会议主题或讨论焦点的发言，主持人应及时引导回到正轨，确保会议讨论围绕核心问题展开。（三）会议记录1.每次会议应安排专人负责会议记录。会议记录人员应具备良好的文字记录能力和理解能力，并熟悉卫生监督业务知识。2.会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、讨论结果、决议事项等。记录内容应使用规范的文字和格式，确保能够真实反映会议全貌。3.会议记录可采用纸质记录或电子记录方式。记录完成后，记录人员应及时对记录内容进行整理和核对，确保记录准确无误。纸质记录应妥善保管，电子记录应进行备份存储，以备查阅。（四）会议发言1.参会人员应按照会议要求准时参加会议，并在会议中认真听取他人发言，积极参与讨论。发言时应围绕会议主题，观点明确，论据充分，语言简洁明了。2.参会人员如有不同意见或建议，应在尊重他人发言的基础上，以理性、客观的态度表达自己的观点。在讨论过程中，应避免出现争吵、人身攻击等不当行为，维护良好的会议秩序。（五）会议纪律1.参会人员应严格遵守会议纪律，按时到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，应提前向会议组织部门请假并说明原因。2.在会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如需离开会场，应向会议主持人请假并说明去向。3.参会人员应认真履行职责，积极参与会议讨论和决策过程，但不得擅自泄露会议机密信息。对于会议讨论的敏感问题或尚未公开的信息，应严格保密。五、会议决议与执行（一）会议决议1.对于经过充分讨论形成的会议决议，会议主持人应及时进行总结和确认，并明确决议事项的责任部门、责任人以及完成时间等要求。2.会议决议应以正式文件或会议纪要的形式进行明确，并及时印发给参会人员及相关部门。会议纪要应准确记录会议决议内容，包括决议事项、执行要求、责任分工等信息，确保决议事项能够得到有效传达和落实。（二）决议执行1.责任部门和责任人应按照会议决议要求，认真组织实施相关工作任务。在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议组织部门或上级主管部门汇报，并寻求解决方案。2.会议组织部门应加强对会议决议执行情况的跟踪和督促检查，定期了解决议事项的进展情况。对于执行不力的部门和责任人，应及时进行提醒和督促，确保决议事项按时、高质量完成。（三）反馈与调整1.在决议执行过程中，责任部门应定期向会议组织部门反馈工作进展情况和存在的问题。会议组织部门应根据反馈情况，及时调整工作措施和决策，确保决议执行符合实际工作需要。2.对于因客观情况变化需要对会议决议进行调整的，责任部门应及时提出调整建议，并按照规定程序进行审批。经批准后的调整决议应及时传达给相关部门和人员，确保工作的连续性和有效性。六、会议档案管理（一）档案收集1.各级卫生监督机构应建立完善的会议档案管理制度，指定专人负责会议档案的收集、整理、归档和保管工作。2.每次会议结束后，会议组织部门应及时将会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要、会议决议以及会议照片、视频等相关资料收集齐全，并移交档案管理人员。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案管理的相关规定，对收集到的会议档案进行分类整理。整理过程中，应确保档案资料的完整性和准确性，剔除重复、无效的资料，并按照时间顺序、会议类别等进行合理分类。2.对于纸质档案，应进行编号、装订，并编制档案目录，便于查阅。对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构进行存储，确保电子档案管理有序。（三）档案归档1.整理后的会议档案应及时进行归档存储。档案管理人员应根据档案分类情况，将档案存入相应的档案柜或电子存储设备中，并做好标识和索引。2.会议档案应长期保存，以便为后续工作提供参考和依据。对于重要会议的档案，应按照规定的保管期限进行严格管理，确保档案的安全性和完整性。（四）档案查阅1.因工作需要查阅会议档案的，查阅人员应填写《会议档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员不得