卫生局办公室管理制度

PAGE卫生局办公室管理制度一、总则（一）目的为加强卫生局办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和卫生行业相关标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，提高工作效率，加强团队协作，共同完成各项任务。3.规范透明原则：明确各项工作的规范和流程，做到公开透明，便于监督和执行。4.服务至上原则：以服务全局、服务基层、服务群众为宗旨，不断提升工作质量和服务水平。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利衔接。3.审核重要文件和文稿，组织起草综合性文件、报告、总结等。4.负责办公室人员的工作安排、考核和培训，提高团队整体素质。5.参与本局重要会议的组织和安排，做好会议记录和纪要整理。6.负责本局印章、介绍信的管理和使用，严格执行印章管理制度。7.完成局领导交办的其他工作任务。（二）文秘岗位职责1.负责文件、资料的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。2.起草一般性文件、通知、简报等文稿，协助主任做好综合性文件的起草工作。3.做好会议通知、会议材料准备等会议组织工作，负责会议记录和纪要整理。4.负责本局档案的收集、整理、归档和保管工作，建立健全档案管理制度。5.协助做好信息宣传工作，及时收集、整理和报送各类信息。6.完成领导交办的其他文秘工作任务。（三）行政事务岗位职责1.负责办公用品、设备的采购、保管和发放工作，建立办公用品台账。2.做好本局办公区域的环境卫生管理，定期组织卫生检查。3.负责车辆的调度、使用和维护管理，确保车辆安全运行。4.办理本局人员的出差、请假等手续，做好考勤记录。5.协助做好接待工作，安排好来访人员的食宿、交通等事宜。6.完成领导交办的其他行政事务工作任务。（四）财务岗位职责1.严格执行国家财务制度和本局财务管理制度，做好财务核算工作。2.负责编制办公室年度预算和决算，合理安排经费支出。3.审核各项费用报销凭证，确保报销手续完备、合规。4.做好财务报表的编制和报送工作，定期进行财务分析。5.负责办公室固定资产的登记、清查和管理工作。6.完成领导交办的其他财务工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文办公室文秘人员收到文件后，应及时进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。对文件进行初步审核，检查文件是否完整、清晰，是否符合收文要求。将文件呈送办公室主任批阅，主任根据文件内容提出拟办意见，交相关领导或部门办理。2.发文由承办部门或人员起草文件初稿，经部门负责人审核后，交办公室文秘人员核稿。文秘人员对文件的格式、内容、文字表述等进行审核，确保文件质量。审核通过的文件，送办公室主任签发。重要文件需经局领导签发。文秘人员根据领导签发意见，进行文件编号、排版、印制，并加盖印章。将印制好的文件进行登记、分发，确保文件及时送达相关部门和人员。3.文件传阅文秘人员按照领导批示和文件内容，确定传阅范围和顺序。将文件依次送相关人员传阅，并做好传阅记录，注明传阅时间、传阅人等信息。对传阅完毕的文件及时收回，检查文件是否完整，有无漏传、误传等情况。4.文件归档文件办理完毕后，文秘人员应及时将文件材料进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。将整理好的文件移交档案管理人员，办理归档手续，确保文件资料妥善保管。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题、目的和参会人员范围，确定会议时间、地点、议程等。文秘人员负责起草会议通知，明确会议的各项要求，提前发送给参会人员。准备会议材料，如会议议程、领导讲话、汇报材料等，并确保材料准确、完整。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备，保证会议正常进行。2.会议签到在会议开始前指定地点设置签到台，安排专人负责签到工作。参会人员签到时，工作人员应核对其身份信息，确保参会人员按时到会。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论情况、决议事项等。记录应准确、完整、清晰，使用规范的记录格式和语言。4.会议纪要会议结束后，文秘人员应及时整理会议纪要，经办公室主任审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等，便于跟踪落实。（三）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给行政事务人员。2.采购审批行政事务人员对各部门的需求申请表进行汇总和审核，根据库存情况提出采购建议。将采购建议报办公室主任审批，主任根据实际情况进行审批。3.采购实施经审批同意后，行政事务人员按照采购流程进行办公用品的采购。选择合格的供应商，签订采购合同或协议，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库办公用品到货后，行政事务人员应及时组织验收，检查物品的规格、数量、质量等是否符合要求。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，登记入账。5.领用发放各部门人员凭领用申请表到行政事务人员处领取办公用品，行政事务人员按照申请表发放物品，并做好领用记录。定期对办公用品的领用情况进行统计和分析，合理控制办公用品的消耗。（四）车辆管理流程1.车辆调度根据工作需要，办公室行政事务人员负责车辆的调度安排。提前了解用车需求，合理安排车辆，确保车辆及时到位。2.派车单填写用车部门填写派车单，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息。将派车单提交给行政事务人员审核。3.车辆使用行政事务人员根据派车单安排驾驶员出车，并告知驾驶员相关注意事项。驾驶员按照派车单要求准时出车，确保行车安全，做好车辆使用记录。4.车辆维护驾驶员负责车辆的日常维护和保养，定期对车辆进行检查，及时发现和排除故障。按照车辆保养计划，定期将车辆送指定维修厂进行保养和维修。行政事务人员负责监督车辆维护情况，确保车辆始终处于良好状态。5.费用报销驾驶员每月定期整理车辆的加油费、维修费等费用报销凭证，交行政事务人员审核。行政事务人员审核无误后，报办公室主任审批，然后按照财务制度进行报销。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守本局的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，经批准后方可离岗。请假审批权限按照本局相关规定执行。3.办公室负责对工作人员的考勤情况进行记录和统计，每月公布考勤结果。（二）工作纪律1.遵守国家法律法规和本局各项规章制度，自觉维护单位形象。2.严格遵守工作程序和工作规范，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、浏览无关网页等。4.保守工作秘密，不得泄露本局的工作机密和敏感信息。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁接受供应商、服务对象等的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.在公务活动中，应遵守相关规定，做到廉洁奉公、清正廉洁。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率等。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队协作等。3.业务能力：包括专业知识、工作技能、创新能力等。4.廉洁自律：遵守廉洁规定的情况。（二）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由办公室组织实施。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员进行不定期考核。3.自我评估：工作人员定期进行自我评估，总结工作表现和存在的问题。（三）奖惩措施1.奖励对工作表现优秀、成绩突出的工作人员，给予表彰和奖励，包括荣誉称号、