乡卫生院档案管理制度

PAGE乡卫生院档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本乡卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：卫生院档案由综合档案室集中统一管理，各科室指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集和整理卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、医疗秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以卫生院院长为组长，各分管副院长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调卫生院档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，指导和监督档案管理工作的开展。（二）综合档案室综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本卫生院档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁卫生院各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.按照规定向县（市、区）档案局和上级主管部门报送档案统计报表和档案移交清单。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务素质。（三）各科室兼职档案员各科室指定一名工作人员为兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交档案。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，严格按照档案管理规定开展工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。2.医疗业务类档案：包括病历档案、处方档案、检查检验报告档案、护理记录档案、医疗纠纷档案等。3.预防保健类档案：包括疫苗接种档案、传染病防治档案、健康教育档案、公共卫生服务档案等。4.教学科研类档案：包括教学计划、教案、教学总结、科研项目申报书、科研成果报告等。5.其他类档案：包括卫生院与外部单位签订的合同协议、捐赠档案、荣誉证书等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本科室在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对收集到的档案，应进行初步分类和整理，剔除重复、无用的材料，确保档案材料的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理、医疗业务、预防保健、教学科研、其他等五大类。每大类下再根据具体情况细分若干小类，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理、设备管理、基建管理等小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，对破损的档案应进行修复。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。档案盒应排列整齐，存放在档案架上。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备温湿度控制设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如卫生院的重要规章制度、重大事件记录、重要人事任免文件、财务决算报表等。2.长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如一般性的工作计划、总结、会议记录、业务档案等。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如临时性的文件材料、一般性的报表等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员和相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对到期档案进行全面、细致的鉴定。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并由档案鉴定小组成员签字确认。2.将档案销毁清册报卫生院档案管理领导小组审批，经批准后实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为卫生院各项工作提供服务。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本卫生院相关的档案，须经卫生院档案管理领导小组批准，并办理相关手续。3.涉及司法案件等特殊情况需要查阅、借阅档案的，应按照国家有关法律法规办理相关手续。（三）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、目的等，经所在科室负责人签字同意后，报综合档案室审批。2.外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、内容、目的等，经卫生院档案管理领导小组批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记。查阅、借阅人员应在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。5.查阅、借阅人员查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案数量和质量，确保档案完整无损。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的乡卫生院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，去除图像中的污点、划痕、黑边等，提高图像质量。3.对电子档案进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库，实现电子档案的规范化管理。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限、密级等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高档案借阅的工作效率和管理水平。4.档案统计功能：对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密。对系统操作进行日志记录，便于审计和追踪。（四）数据备份与