卫生监督所档案管理制度

PAGE卫生监督所档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生监督所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生监督工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生监督所各科室在工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由所综合档案室集中统一管理，各科室应指定专人负责档案的收集、整理和移交。2.真实性原则：档案应如实反映卫生监督工作的实际情况，确保内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存与卫生监督工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本所档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全所各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。7.负责向有关部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录工作。8.对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各科室档案管理人员1.负责本科室档案的收集、整理、分类和初步编目工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将本科室整理好并经科室负责人审核后的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本科室相关档案资料。4.负责本科室档案的日常保管，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄密。5.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与卫生监督工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本所制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表、业务文件、执法文书、调研报告、会议记录、简报等。3.卫生监督执法过程中形成的监督检查记录、采样记录、检验报告、行政处罚决定书、行政复议决定书、行政诉讼判决书等各类执法文书及相关材料。4.涉及卫生监督工作的各类合同、协议、招投标文件、财务凭证、审计报告等。5.本所组织或参加的各类培训、会议、学术交流活动的文件、资料、照片、录像等。6.反映本所历史沿革、机构设置、人员编制、重大事件等方面的文件、资料、实物等。7.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和特点，及时收集本科室在工作中产生的各类档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。如有破损或褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步归档，存储格式应符合长期保存要求。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容，确保目录准确、清晰、完整。5.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。对于纸张规格不一致或破损的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：主要包括上级文件、本所文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、业务文件、执法文书等。2.业务档案：按照卫生监督业务类别，分为医疗卫生监督档案、公共场所卫生监督档案、饮用水卫生监督档案、学校卫生监督档案、职业卫生监督档案、放射卫生监督档案、传染病防治监督档案等。3.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、财务合同等。4.人事档案：涵盖干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训等方面的文件材料。5.声像档案：包括照片、录音、录像等资料，用于记录卫生监督工作中的重要事件、活动、现场情况等。6.实物档案：如奖牌、证书、印章、纪念品等具有保存价值的实物。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号：按照业务类别分别编号，采用年度业务类别流水号的方式。如医疗卫生监督档案编号为：2023YLWS001，表示2023年的医疗卫生监督第1份档案。3.财务档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如2023KJ001，表示2023年的会计凭证第1份。4.人事档案编号：按照人事档案管理规定进行编号，确保编号的唯一性和系统性。5.声像档案编号：采用年度内容主题流水号的方式，如2023WSJD001，表示2023年与卫生监督相关的第1份声像档案。6.实物档案编号：根据实物的类别和入库时间进行编号，如SW2023001，表示2023年入库的第1件实物档案。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘的房间，确保档案保管环境安全适宜。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮除湿设备、防虫防鼠设备、温湿度监测设备等，保证档案的妥善保管。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和办公区，各区域之间应相对独立，互不干扰，便于档案的整理、查阅和管理。（二）档案存放1.档案应按照分类要求，整齐有序地存放在档案密集架或档案柜中，不同类别的档案应分开存放，并在明显位置标注类别标识。2.同一类别的档案应按照编号顺序排列，便于查找和利用。对于体积较大或特殊规格的档案，应单独存放，并做好标识。3.声像档案和实物档案应根据其特点，分别采用专门的存储设备或陈列方式进行保管，确保其安全和完整。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本所主要职能活动和历史面貌的，对本所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管的档案：凡是在较长时间内对本所工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本所工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护等情况。2.在检查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、消毒、杀虫等措施进行处理，确保档案的安全与完整。3.对检查情况应做好记录，发现问题应及时分析原因，并采取有效措施加以解决。检查记录应归档保存，以备查阅。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室工作人员应根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.查阅档案时，应在指定的查阅区域内进行，查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。4.涉及重要机密或敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、摘抄或传播。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅本所档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经本所分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，详细登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，并签字确认。3.综合档案室工作人员应根据审批意见，向借阅人员提供档案，并告知借阅人员档案的保管要求和保密规定。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向综合档案室提出申请，经批准后方可延长。5.借阅人员归还档案时，综合档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、内容价值等因素，确定档案是否仍具有保存价值。2.在鉴定过程中，应成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准和程序，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组应根据鉴定意见，编制档案鉴定报告，明确需要销毁的档案清单，并报本所分管领导审批。（二）销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。2.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，监销人员应在销毁记录上签字确认，销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容。3.销毁完毕后，应将销毁记录归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.逐步实现档案信息资源的共享，为卫生监督工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）数字化档案采集1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整，符合长期保存要求。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常见的无损格式，如TIFF、PDF等。2.在数字化采集过程中，应做好数据备份工作，确保数据的安全性和完整性。同时，应对数字化档案进行质量检查，发现问题及时进行处理。（三）档案信息化系统建设与应用1.选用适合本所档案管理需求的信息化管理系统，系统应具备档案录入、分类、编号、检索、借阅、统计等功能模块，方便档案的日常管理和利用。2.将数字化档案数据录入信息化管理系统，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和管理。同时，应建立完善的档案索引体系，提高档案检索的准确性和效率。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。同时，应定期对系统进行维护和升级，保障系统的稳定运行。（四）电子档案管理1.制定电子档案管理规定，明