卫生院加油卡管理制度

PAGE卫生院加油卡管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院加油卡的管理，规范加油卡的使用流程，确保加油卡使用的安全、高效、透明，保障卫生院车辆的正常运行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有配备加油卡的车辆，包括救护车、公务用车等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保加油卡的管理和使用合法合规。2.安全性原则：保障加油卡信息安全，防止加油卡被盗用、冒用等情况发生，确保资金安全。3.效率性原则：简化加油卡使用流程，提高工作效率，保证车辆加油及时、便捷。4.透明性原则：加油卡的使用情况应定期进行公示，接受全体员工监督，确保使用透明。二、加油卡的申请与审批（一）申请流程1.车辆使用部门根据车辆行驶里程、油耗等实际情况，预估每月加油费用，填写《卫生院加油卡申请表》，详细说明申请加油卡的车辆信息、预计每月加油金额等内容。2.将申请表提交至卫生院后勤管理部门。后勤管理部门对申请表进行初步审核，核实车辆信息及申请金额的合理性。3.初步审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门根据卫生院预算安排以及资金状况，对申请进行审批。如申请金额超出预算范围，需由车辆使用部门重新调整申请金额或提供详细的费用增加说明，经财务部门再次审核通过后方可进入下一步流程。（二）审批权限1.预计每月加油金额在[X]元以下的，由后勤管理部门负责人审批。2.预计每月加油金额在[X]元至[X]元之间的，由分管后勤的副院长审批。3.预计每月加油金额超过[X]元的，由卫生院院长审批。（三）加油卡办理1.经审批通过后，后勤管理部门负责统一办理加油卡。办理加油卡时，应选择信誉良好、服务优质的加油站合作单位，并确保加油卡的开户信息与卫生院相关信息一致。2.加油卡办理完成后，后勤管理部门应及时将加油卡领取，并做好登记备案工作。登记内容包括加油卡卡号、开户日期、初始密码、领取时间、领取人等信息。三、加油卡的使用与管理（一）加油卡保管1.加油卡由专人负责保管，保管人员应妥善保管加油卡，防止丢失、损坏或被盗用。如加油卡不慎丢失，保管人员应立即向后勤管理部门报告，并协助办理挂失手续。2.加油卡应存放在安全可靠的地方，不得随意放置。严禁将加油卡借给他人使用，如有特殊情况需要借用，必须经后勤管理部门负责人批准，并做好借用登记记录。3.加油卡密码由保管人员妥善保管，不得泄露给他人。如需修改密码，应按照加油站合作单位的要求进行操作，并及时告知后勤管理部门备案。（二）加油操作流程1.车辆驾驶员在加油前，应提前了解车辆的燃油情况，确认需要加油后，前往指定的加油站进行加油。2.到达加油站后，驾驶员应将加油卡交给加油站工作人员，告知加油金额或加满油。工作人员根据加油卡信息进行加油操作，并打印加油凭证。3.加油完成后，驾驶员应仔细核对加油凭证上的加油金额、加油时间、加油站名称等信息是否准确无误。如有疑问，应及时与加油站工作人员沟通解决。4.驾驶员应妥善保管加油凭证，加油凭证作为车辆加油费用报销的原始凭证，应定期交至后勤管理部门进行审核和登记。（三）加油卡充值1.后勤管理部门应根据加油卡的使用情况，定期对加油卡进行充值。充值前，后勤管理部门应统计各车辆的加油费用，填写《卫生院加油卡充值申请表》，详细说明充值金额、充值时间、涉及车辆等信息。2.将充值申请表提交至财务部门，财务部门根据卫生院资金状况以及加油卡实际使用情况进行审核。审核通过后，财务部门安排资金进行充值操作。3.充值完成后，财务部门应及时通知后勤管理部门。后勤管理部门对充值后的加油卡余额进行核对，并做好记录。（四）加油卡使用限制1.加油卡仅限在卫生院指定的加油站使用，不得用于其他非指定用途。如因特殊情况需要在非指定加油站加油，必须经后勤管理部门负责人批准，并在事后及时说明原因。2.加油卡不得用于购买其他商品或服务，严禁利用加油卡进行套现等违规行为。一经发现，将严肃追究相关人员责任，并追回违规所得。四、加油卡的费用核算与报销（一）费用核算1.财务部门应建立加油卡费用核算台账，详细记录每辆车的加油日期、加油金额、加油地点等信息。2.每月末，财务部门根据加油卡使用记录，对各车辆的加油费用进行统计和核算。核算结果应与车辆使用部门提供的加油记录进行核对，确保费用数据的准确性。（二）报销流程1.车辆驾驶员应在加油完成后及时将加油凭证整理好，并按照卫生院财务报销制度的要求填写报销单。报销单应注明车辆信息、加油日期、加油金额、加油地点等详细信息。2.将报销单及加油凭证提交至车辆使用部门负责人进行初审。车辆使用部门负责人应核实报销内容的真实性和合理性，审核通过后签字确认。3.初审通过后的报销单流转至后勤管理部门进行复审。后勤管理部门应检查加油凭证与加油卡使用记录是否一致，审核通过后签字确认。4.最后，报销单提交至财务部门进行终审。财务部门根据卫生院财务制度以及加油卡费用核算情况进行审核，审核通过后予以报销。（三）费用控制与分析1.卫生院应定期对加油卡费用进行分析，对比不同车辆、不同时间段的加油费用情况，评估加油卡使用的合理性。如发现某辆车加油费用异常偏高，应及时进行调查，查明原因。2.根据加油卡费用分析结果，卫生院可采取相应的措施进行费用控制。例如，优化车辆调度安排，减少不必要的出车次数；加强驾驶员培训，提高驾驶技能，降低油耗等。五、加油卡的监督与检查（一）内部监督1.卫生院成立加油卡管理监督小组，成员包括后勤管理部门、财务部门、纪检部门等相关人员。监督小组负责定期对加油卡的管理和使用情况进行检查和监督。2.监督小组应不定期抽查加油卡的使用记录、报销凭证等资料，核实加油卡使用的真实性、合规性。如发现问题，应及时责令相关部门进行整改，并追究相关人员责任。3.鼓励全体员工对加油卡的管理和使用情况进行监督，如发现违规行为，可向监督小组举报。监督小组应及时受理举报，并对举报内容进行调查核实。（二）外部监督1.卫生院应积极配合上级主管部门、审计部门等对加油卡管理情况的检查和审计工作。如实提供相关资料和信息，接受外部监督。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，卫生院应及时完善加油卡管理制度，改进管理措施，确保加油卡管理工作规范、有序。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用加油卡或超出规定范围使用加油卡的。2.将加油卡转借他人使用或利用加油卡进行套现等违规行为的。3.加油卡保管不善，导致加油卡丢失、被盗用，造成经济损失的。4.加油卡使用记录不真实、不完整，故意隐瞒或虚报加油费用的。5.其他违反本管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为且情节较轻的，由监督小组对相关责任人进行批评教育，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理措施。如因违规行为给卫生院造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任