学校卫生室档案管理制度

PAGE学校卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校卫生室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校卫生工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校卫生室档案的收集、整理、保管、利用等管理活动。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学校卫生室档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校卫生工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）卫生室负责人职责1.全面负责学校卫生室档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.指导和监督档案管理人员的工作，确保档案管理工作的规范进行。3.定期检查档案管理工作，解决档案管理工作中存在的问题。4.负责档案的鉴定、销毁等工作的审批。（二）档案管理人员职责1.负责学校卫生室档案的收集、整理、保管、编目、统计等具体工作。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案的安全和保密。3.积极开展档案的开发利用工作，为学校卫生工作提供信息服务。4.定期对档案进行清查核对，保证档案的准确性和完整性。三、档案收集（一）收集范围1.学校卫生工作相关的文件、通知、规定等。2.学校卫生室工作计划、总结、报告等。3.学生健康档案，包括体检表、健康卡、疾病史等。4.教职工健康档案，包括体检表、职业病防治档案等。5.学校卫生监督检查记录、整改报告等。6.学校突发公共卫生事件应急预案、处置记录等。7.学校卫生宣传教育资料、活动记录等。8.其他与学校卫生工作有关的资料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将本部门产生的与学校卫生工作相关的资料移交档案管理人员。2.档案管理人员应定期主动收集档案，确保档案的及时、完整。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容等进行分类。2.可分为综合管理类、学生健康档案类、教职工健康档案类、卫生监督类、突发公共卫生事件类、宣传教育类等。（二）整理方法1.对收集的档案进行分类、编号、编目。2.按照分类标准，将档案材料进行排列、装订。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。（二）保管期限1.学校卫生室档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括学校卫生工作的重要文件、长期有效的规章制度、学校突发公共卫生事件的重要资料等。3.长期保管的档案包括学生健康档案、教职工健康档案、学校卫生监督检查记录等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括学校卫生宣传教育资料、活动记录等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏。六、档案利用（一）查阅权限1.学校内部人员查阅档案，需填写查阅申请表，经卫生室负责人批准后，方可查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经学校领导批准后，方可查阅。（二）借阅规定1.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，需填写借阅申请表，经卫生室负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，需办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。（三）利用服务1.档案管理人员应积极为学校卫生工作提供档案信息服务，根据需要编制档案检索工具、专题资料等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为学校卫生工作决策提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由卫生室负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定小组根据档案的内容、价值、保管期限等进行综合评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核，卫生室负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应填写销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程应有专人负责监督，并在销毁清册上签字。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校卫生室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询、利用。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将档案信息录入档案管理信息系统，确保信息的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息