公共卫生科资料管理制度

PAGE公共卫生科资料管理制度一、总则（一）目的为加强公共卫生科资料管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和保密性，提高公共卫生服务质量和工作效率，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公共卫生科在开展各项公共卫生服务工作过程中所涉及的各类资料的管理，包括但不限于居民健康档案、预防接种记录、传染病报告与管理资料、慢性病管理资料、健康教育资料、卫生监督协管资料等。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和卫生行业标准，确保资料管理工作合法合规。2.真实准确原则：资料应如实记录公共卫生服务工作的开展情况和结果，保证数据的真实性和准确性。3.完整规范原则：资料应涵盖公共卫生服务的各个环节，做到内容完整、格式规范、分类清晰。4.安全保密原则：加强资料的安全管理，防止资料泄露、丢失或损坏，确保居民个人信息和公共卫生信息安全。5.便于查询利用原则：资料管理应便于工作人员查询、统计分析和利用，为公共卫生决策提供科学依据。二、资料分类与归档（一）居民健康档案1.个人健康档案：包括居民基本信息、健康体检记录、重点人群健康管理记录（如儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性病患者管理、严重精神障碍患者管理等）、就诊记录等。2.家庭健康档案：以家庭为单位，记录家庭基本信息、家庭成员健康状况、家庭主要健康问题及干预措施等。3.社区健康档案：反映社区基本情况、居民健康状况、公共卫生服务资源等信息。居民健康档案应按照统一的编码规则进行编号，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，确保两者信息一致。纸质档案应及时归档，按照档案盒编号顺序存放；电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期备份。（二）预防接种记录1.疫苗接种记录：详细记录每次疫苗接种的日期、疫苗名称、接种剂次、接种部位、接种途径、疫苗批号、接种单位等信息。2.接种异常反应记录：对接种过程中出现的异常反应进行详细记录，包括反应发生时间、症状、处理措施及转归等情况。3.冷链设备温度记录：记录冷链设备（如冰箱、冷藏箱等）的温度，确保疫苗储存和运输过程中的温度符合要求。预防接种记录应按照接种对象的姓名或编号进行分类整理，采用纸质记录与电子记录相结合的方式。纸质记录应装订成册，妥善保存；电子记录应建立数据库，便于查询和统计分析。（三）传染病报告与管理资料1.传染病报告卡：详细记录传染病患者的基本信息、发病日期、诊断日期、报告日期、病种名称、病例分类等信息。2.传染病疫情监测资料：包括传染病发病、死亡数据统计分析，传染病流行趋势分析，重点传染病防控措施落实情况等资料。3.传染病防控工作记录：如传染病培训记录、疫情处置记录、消毒隔离措施执行记录等。传染病报告与管理资料应按照传染病种类、报告时间等进行分类归档。传染病报告卡应及时审核、录入和上报，疫情监测资料应定期进行分析总结，防控工作记录应真实反映工作开展情况。（四）慢性病管理资料1.慢性病患者登记册：记录慢性病患者的基本信息、诊断日期、管理类别、随访记录等。2.慢性病患者健康体检报告：包括患者的身体状况、实验室检查结果等。3.慢性病患者随访记录：详细记录每次随访的时间、症状、体征、用药情况、生活方式干预措施等。慢性病管理资料应按照患者姓名或编号进行整理，建立专门的档案袋或文件夹存放。随访记录应及时更新，确保对慢性病患者的全程管理。（五）健康教育资料1.健康教育宣传资料：如健康教育手册、宣传折页、海报、展板等。2.健康教育活动记录：包括活动时间、地点、主题、参与人数、活动内容、效果评估等。3.健康教育讲座资料：讲座课件、讲稿、听众签到表等。健康教育资料应按照宣传内容和活动类型进行分类归档，宣传资料应定期更新，活动记录应详细完整，以便总结经验和改进工作。（六）卫生监督协管资料1.卫生监督协管巡查记录：记录对辖区内公共场所、饮用水卫生、学校卫生、医疗卫生等进行巡查的时间、地点、内容、发现问题及处理情况等。2.卫生监督协管信息报告记录：包括食品安全信息、饮用水卫生安全信息、学校卫生信息、非法行医和非法采供血信息等报告情况。3.卫生监督协管培训资料：培训课件、培训记录、考核资料等。卫生监督协管资料应按照巡查区域、信息类别等进行分类整理，巡查记录应及时填写，信息报告应准确及时，培训资料应妥善保存。三、资料收集与整理（一）资料收集1.责任分工明确：各公共卫生服务项目负责人负责本项目相关资料的收集工作，确保资料的及时、准确、完整。2.多种收集途径：通过现场调查、入户随访、医疗服务机构信息共享、网络直报等多种途径收集资料。3.定期收集与动态更新：按照规定的时间节点定期收集资料，同时对新发生的公共卫生事件或服务信息进行动态更新。（二）资料整理1.资料审核：对收集到的资料进行审核，检查资料的真实性、准确性和完整性，发现问题及时核实并纠正。2.分类编码：按照资料分类标准对审核后的资料进行分类，并赋予相应的编码，便于资料的存储和查询。3.装订成册：对于纸质资料，应按照规范的格式进行装订，确保资料整齐、牢固。4.数据录入：将纸质资料中的关键信息录入电子系统，建立电子数据库，实现资料的电子化管理。四、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储：设立专门的档案库房，配备档案柜、防潮防虫设备等，按照档案类别和编号顺序存放纸质档案。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合要求。2.电子档案存储：采用专用服务器或存储设备存储电子档案，建立备份机制，定期进行数据备份。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要做好电子档案的安全防护工作，设置防火墙、防病毒软件等，防止数据被篡改或丢失。（二）保管期限1.居民健康档案：长期保存。2.预防接种记录：至少保存5年。3.传染病报告与管理资料：传染病报告卡保存3年，其他疫情监测和防控工作记录根据实际需要确定保存期限，但至少保存2年。4.慢性病管理资料：长期保存。5.健康教育资料：根据宣传内容和活动时效性确定保存期限，一般保存13年。6.卫生监督协管资料：至少保存2年。（三）档案借阅与归还1.借阅规定：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、预计归还时间等，经科室负责人批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过1周，如需延长借阅时间，应重新办理审批手续。2.借阅登记：建立档案借阅登记台账，详细记录借阅人姓名、单位、借阅时间、归还时间、档案名称及数量等信息。3.归还检查：借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人的责任。五、资料查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公共卫生科工作人员因工作需要查阅本科室资料的，可直接查阅。涉及跨科室资料查阅的，应经相关科室负责人同意。2.外部查阅：因政府部门工作需要、司法机关办案需要等外部单位查阅资料的，应按照规定办理查阅手续。查阅单位应出具正式介绍信或查阅函，注明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，经单位领导批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）资料利用1.统计分析：定期对公共卫生资料进行统计分析，如居民健康状况分析、公共卫生服务项目实施效果评估等，为制定公共卫生政策和工作计划提供科学依据。2.信息共享：与其他医疗卫生机构、社区组织等进行信息共享，促进公共卫生服务的协同开展。3.科研教学：为公共卫生科研和教学提供数据支持，推动公共卫生学科发展。六、资料安全与保密（一）安全管理1.人员安全意识培训：定期组织公共卫生科工作人员进行资料安全意识培训，提高工作人员的安全防范意识。2.安全设施配备：档案库房应安装防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。电子档案存储系统应具备安全防护功能，防止数据泄露和网络攻击。3.应急处置预案：制定资料安全应急处置预案，明确在发生火灾、水灾、网络故障等突发事件时的应急处置措施，确保资料能够及时恢复和保护。（二）保密措施1.保密制度建立：制定严格的资料保密制度，明确保密责任和保密范围，对涉及居民个人隐私、公共卫生敏感信息等资料进行严格保密。2.人员保密教育：加强对工作人员的保密教育，签订保密承诺书，要求工作人员严格遵守保密制度，不得泄露资料内容。3.保密技术手段：采用加密存储、访问控制、数据脱敏等保密技术手段，确保电子资料的保密性。对于纸质资料，应在借阅和使用过程中采取必要的保密措施，防止资料被非法获取。七、资料清理与销毁（一）清理原则定期对超过保管期限或已失去保存价值的资料进行清理，确保档案库房和电子存储系统的存储空间合理利用，同时避免资料堆积造成管理混乱。（二）清理程序1.资料清查：由档案管理人员对拟清理的资料进行清查，确定资料的名称、数量、保管期限等信息。2.审核审批：填写资料清理申请表，注明清理原因、清理资料清单等，经科室负责人审核、单位领导批准后进行清理。3.清理实施：按照批准的清理清单，对纸质资料进行销毁处理，可采用焚烧、粉碎等方