卫生管理档案制度

PAGE卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织的卫生管理工作，规范卫生管理档案的建立、保存和使用，确保卫生管理工作的科学化、规范化、制度化，保障员工的身体健康和工作环境的卫生安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门、场所及人员的卫生管理档案工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家和地方有关卫生管理的法律法规、行业标准，确保档案工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映卫生管理工作的实际情况，数据准确可靠。3.完整系统原则：全面涵盖卫生管理工作的各个方面，形成完整、系统的档案体系。4.便于查询原则：档案的分类、编号、存储等应便于查询和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）卫生管理部门职责1.负责制定卫生管理档案的管理制度和工作流程。2.组织开展卫生管理档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对各部门的卫生管理档案工作进行指导、监督和检查。4.定期对卫生管理档案进行统计分析，为卫生管理决策提供依据。（二）各部门职责1.负责本部门卫生管理档案的收集、整理和初步归档工作，并按规定及时移交卫生管理部门。2.配合卫生管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.严格执行卫生管理档案制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和工作流程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作，确保档案的质量。3.做好档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好登记工作。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案内容及分类（一）卫生管理制度类1.公司/组织卫生管理工作的总体规定、方针政策、目标计划等文件。2.各部门卫生管理职责分工、工作标准和考核办法等制度。3.卫生检查、考核、奖惩等相关制度。（二）环境卫生档案类1.办公区域、生产车间、仓库、食堂、宿舍等场所的环境卫生状况记录，包括清洁消毒记录、通风换气记录、垃圾处理记录等。2.公共区域卫生设施配备及维护记录，如垃圾桶、清洁工具、消毒设备等的数量、使用情况和维修记录。3.环境卫生监测报告，如空气、水质、噪声等环境指标的检测报告。（三）食品卫生档案类1.食堂卫生许可证、从业人员健康证等相关证件复印件。2.食品采购索证索票记录，包括供应商资质证明、食品检验报告、进货票据等。3.食品加工过程卫生记录，如食品加工操作流程、食品添加剂使用记录、食品留样记录等。4.食堂餐具消毒记录，包括消毒方式、消毒时间、消毒效果检测记录等。（四）饮用水卫生档案类1.饮用水水源卫生状况及检测报告。2.饮用水处理设备运行记录，如消毒设备、过滤设备等的运行参数、维护记录。3.饮用水水质检测报告，包括定期抽检和日常自检报告。（五）职业卫生档案类1.职业病危害因素检测与评价报告，包括工作场所职业病危害因素种类、浓度或强度检测结果及评价结论。2.职业健康监护档案，包括员工职业健康检查表、职业病诊断证明书、职业健康培训记录等。3.职业病防治措施落实情况记录，如防护用品配备及使用记录、职业卫生宣传教育记录等。（六）突发公共卫生事件档案类1.突发公共卫生事件应急预案及演练记录。2.事件发生时的报告记录、应急处置措施记录、事件调查处理报告等。3.与突发公共卫生事件相关的其他资料，如物资储备情况、人员调配记录等。（七）卫生管理工作记录类1.卫生管理工作会议记录、培训记录、活动记录等。2.卫生管理工作的日常巡查记录、整改记录等。3.卫生管理工作的投诉处理记录、反馈记录等。四、档案建立与归档（一）档案收集1.各部门应指定专人负责收集本部门的卫生管理档案资料，确保资料的及时、准确、完整。2.卫生管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。3.对于外部获取的与卫生管理相关的文件、资料等，如政府部门的通知、行业协会的标准等，应及时收集并归档。（二）档案整理1.收集到的档案资料应按照档案分类标准进行分类整理，确保同一类档案资料集中存放。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.对档案资料进行装订、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。（三）档案归档1.整理好的档案资料应及时归档，存入专门的档案库房或档案存储设备中。2.档案库房应保持干燥、通风、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.建立档案电子数据库，将纸质档案内容进行电子化录入，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。五、档案保管与保护（一）档案保管期限1.卫生管理制度类档案应长期保存。2.环境卫生档案类、食品卫生档案类、饮用水卫生档案类、职业卫生档案类等与员工健康和工作环境密切相关的档案，保存期限不少于[X]年。3.突发公共卫生事件档案类应在事件处理结束后保存[X]年。4.卫生管理工作记录类档案保存期限根据实际情况确定，但一般不少于[X]年。（二）档案保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否与档案目录一致，发现问题及时记录并处理。3.对破损、褪色、字迹模糊等有损坏的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案保护措施1.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、防潮设备等，确保档案安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.对电子档案应采取备份存储、加密保护等措施，防止数据丢失或泄露。4.定期对档案进行数字化备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密或敏感信息的档案，查阅申请人应经公司/组织主管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请内容提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需复印或摘录部分内容，应经档案管理部门负责人同意。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上登记查阅情况。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅卫生管理档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.涉及重要机密或敏感信息的档案，原则上不允许借阅，确需借阅的，须经公司/组织主管领导批准。（四）借阅程序1.借阅申请人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员将档案资料交借阅人员，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记表》上注明归还情况。七、档案统计与分析（一）档案统计1.档案管理部门应定期对卫生管理档案进行统计，统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等。2.统计数据应准确、及时，统计报表应规范、清晰，并按时报送公司/组织相关领导和部门。（二）档案分析1.根据档案统计数据，对卫生管理工作的开展情况、存在问题等进行分析研究。2.通过档案分析，总结经验教训，提出改进措施和建议，为卫生管理决策提供参考依据。3.定期撰写档案分析报告，报告内容应包括档案统计情况、分析结果、改进建议等，并报送公司/组织相关领导和部门。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.档案内容涉及机密信息，经批准可以销毁的。3.档案因损坏、变质等原因无法继续保存的。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门组织实